AdActa – Revisionssichere Archivierung in der Cloud

Ihr digitales Gedächtnis

Die physische Aufbewahrung von Dokumenten ist heute nahezu überflüssig. Was den Menschen und die Umwelt freut, führt aber zu einer stetig steigenden Datenmenge. Damit Sie immer den Überblick behalten und die regulatorischen Auflagen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erfüllen, nutzen Sie den cloud-basierten Archivierungsservice «AdActa». Für alles was Ihnen wichtig ist: M365 und Teams, E-Mail, SAP, ERP, FileShare oder SharePoint.

Erfahren Sie ganz unverbindlich, wie «AdActa» Ihr Unternehmen in der revisionssicheren Archivierung unterstützen kann.

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Teams & M365

In Microsoft Office Applikationen werden zunehmend geschäftsrelevante Daten erzeugt und gespeichert, welche den regulatorischen Anforderungen unterliegen und revisionssicher zu archivieren sind.

• Einfache Archivierungsprozesse, welche durch die Benutzer angestossen werden oder ausführlichere Archivierungsszenarien, welche Sie von zeitaufwändigen, administrativen Tätigkeiten entlasten
• Je nach Einsatz können die aus den Office-Applikationen archivierten Dokumente, als Link in SharePoint bereitgestellt werden
• Daten aus anderen Quellen z. B. SAP-Dokumente, können als Link in SharePoint hinterlegt werden
• In MS Teams können Chats, Mailbox und Kalender über die Standardfunktionen archiviert werden

Mail

Geschäftsrelevante Informationen per E-Mail zu versenden gehört heute noch zum Alltag. Wer denkt dabei an die regulatorischen Vorgaben und den Datenschutz? AdActa archiviert ganze Postfächer und Funktionspostfächer automatisiert (z.B. Einkauf oder Vertrieb). Gesteuert über die von Ihnen im Outlook definierten Regeln, können E-Mails in vorab definierte E-Mail-Ordnern gesammelt und automatisch über die Regeln von AdActa archiviert werden.

• Alle archivierten E-Mails stehen jeder Zeit über die definierten Regeln den berechtigten Personen über ihr eigenes Postfach in der AdActa-Suche mit wenigen Klicks zur Verfügung.  E-Mails sind nicht mehr personifiziert und E-Mail-Liegezeiten somit dank Exchange-Archivierung passé!
• Cyber Security: E-Mail Archiv-Backups helfen Ihnen bei einem Ransomware-Vorfall möglichen Schaden zu mindern. Holen Sie sich Ihre einzelnen Mails, bestimmte Ordner oder das ganze Postfach bei einem Ransomware-Vorfall aus dem revisionsechten Backup wieder zurück.

SAP

AdActa bedient SAP mit der ArchiveLink-Schnittstelle sowie S/4HANA mit der neuen CMIS-Schnittstelle. Damit lassen sich Koexistenzen abbilden wie auch Cloud- und/oder OnPrem-Lösungen.

• Zusätzliches Auslesen von Metadaten aus dem Business-Objekt im SAP (OData)
• Zuordnen des archivierten Dokuments zum Aktenplan
• Dossierbildung über Metadaten
• Suchen der archivierten Dokumente über den Aktenplan und die Metadaten, unabhängig von SAP, inkl. der archivierten Dokumente aus anderen Quellen zum gleichen Aktenplan und Dossier
• Erweiterte, konsolidierte Bereitstellung der archivierten Dokumente als Link in SharePoint (DMS). Nutzen Sie diese Links für weitere Kollaborationsfunktionen, zur Anreicherung der Informationsqualität oder für weiterführende Prozessschritte

ERP

Mit der CMIS-Schnittstelle oder der REST-API binden Sie nicht nur SAP sondern auch andere ERP-Systeme an AdActa an, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Die Integrationstiefe ist abhängig vom jeweiligen ERP-System. Je mehr Metadaten aus ERP in AdActa mitgenommen werden und je besser eine Zuordnung zum Aktenplan möglich ist, desto höher ist der Zusatznutzen.

• Link auf das archivierte Dokument im ERP-System für den direkten Zugriff
• Dossierbildung über Metadaten und Aktenplan
• Suchen der archivierten Dokumente über Aktenplan und Metadaten in AdActa unabhängig vom eingesetzten ERP-Systems. Inklusive der archivierten Dokumente aus anderen Quellen zum gleichen Aktenplan und Dossier
• Erweiterte, konsolidierte Bereitstellung der archivierten Dokumente als Link in SharePoint (DMS). Nutzen Sie diese Links für weitere Kollaborationsfunktionen, zur Anreicherung der Informationsqualität oder für weiterführende Prozessschritte

SharePoint

Dokumente, ganze Ordner oder auch SharePoint-Seiten können manuell oder automatisiert archiviert oder ausgelagert werden.

• Mit einem Link auf das archivierte Dokument sparen Sie in SharePoint Speicherplatz
• Das Regelwerk dazu wird in Archivierungsrichtlinien hinterlegt und kann global bereitgestellt werden
• Über SharePoint stehen die archivierten Dokumente im Zugriff (mit dessen Berechtigungsverwaltung)
• AdActa bietet ein regelmässiges Backup von Site Collections
• Cyber Security: Backups können revisionsecht 30, 90 oder 120 Tage archiviert werden. Holen Sie Ihre Archivdaten bei einem Ransomeware-Vorfall schneller und tagesgenau zurück
• Werden Dokumente aus anderen Quellen z. B. SAP, Office, File-Share usw. über AdActa archiviert, so kann in SharePoint ein Link auf diese Dokumente hinterlegt werden. Alle Informationen zu einem Fall an einem Ort!

File-Share

Auch heute noch werden geschäftsrelevante Daten auf dem Laufwerk abgelegt. Um hier ebenfalls die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, bietet AdActa die Möglichkeit, Dokumente wie auch ganze Ordner revisionssicher zu archivieren.

• Mit einer geschickten Zuordnung von Metadaten und/oder einem Aktenplan lassen sich virtuelle Dossiers bilden, welche bei der Suche in AdActa einen Mehrwert generieren. Dabei werden auch Daten zum gleichen virtuellen Dossier angezeigt, die aus anderen Quellen wie z. B. SAP, SharePoint usw. in AdActa archiviert wurden.
• Setzen Sie MS SharePoint als Dokumentenmanagementsystem ein? Stellen Sie Links zu den archivierten Dokumenten in SharePoint konsolidiert bereit. Erhöhen Sie die Informationsqualität (alle Informationen zu einem Fall an einem Ort) stossen Sie weitere Prozessschritte an oder nutzen Sie weiterführende Kollaborationsfunktionen.

AdActa – Ein digitales Archivsystem für alles, was Ihnen wichtig ist

Die skalierbare, mandantenfähige und revisionssichere Archivierung von morgen. AdActa kann so einiges:

• Management verschiedenster Connectoren, Regeln und Archive mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, etc.
• Aktenplan mit Berechtigungsverwaltung und Aufbewahrungsfristen
• Direkte Zugriffe auf das Archiv über die eigene Berechtigungsverwaltung mit Zugriffsprotokollierung
• Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist inkl. derer Protokollierung
• Konsolidierte Bereitstellung der archivierten Dateien in Microsoft SharePoint (DMS)
• PDF/A Konvertierung als Langzeitformat für die regulatorische Aufbewahrung
• Workflow Designer für individuelle Archivierungs-Workflows
• Möglichkeit zur Anbindung an einen Signatur-Service
• Eigene Verschlüsselung aktivierbar
• uvm.

Referenzen

Kunden, die diese Archivlösung im Einsatz haben

Ein gutes Archiv lässt Sie finden statt nur suchen

Für den direkten Zugriff auf die archivierten Daten bietet AdActa eine eigene Suchfunktion.

• Definieren Sie eigene Abfragen, z. B. «nur Rechnungen»
• Abhängig von der individuellen Berechtigung können Suchvorlagen gewählt und ausgeführt werden
• In der Ansicht der Ergebnisse kann zwischen Karten, Liste und Vorschau gewechselt werden
• Je nach Dokumententyp kann die Datei direkt geöffnet und angezeigt oder heruntergeladen und angezeigt werden
• Stellen Sie relevante Dokumente zu einem Board zusammen, um eine effiziente Analyse durchzuführen oder alle Dokumente aus diesem Board zu laden
• Profitieren Sie von der eigenen Berechtigungsverwaltung in AdActa

Auf AdActa ist Verlass – vom Beginn bis zum Ende des Dokumentenlebenszyklus

Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht übernimmt AdActa das automatische Löschen der abgelaufenen Dokumente im Archiv und protokolliert diesen Vorgang gemäss regulatorischer Vorgabe. Nach Bedarf kann das automatische Löschen auch manuell, z. B. durch eine*n Records-Manager*in und einer weiteren Prüfung (4-Augen-Prinzip) vorgenommen werden.

Und was kostet das vollkommene Gedächtnis?

‍Revisionssichere Archivierung für SAP S/4HANA

AdActa SaaS Lösung für 100 User, AdActa SAP Connector für die Belegarchivierung, 1 TB revisionssicherer Speicher, ohne PDF/A Konvertierung ab CHF 1’778.-*/Mt., mit PDF/A Konvertierung (400 Dokumente/Mt.) ab CHF 1’871.-*/Mt. Jedes weitere GB revisionssicherer Speicher: CHF 0.0241 pro Monat.

Revisionssichere Archivierung für SharePoint online

AdActa SaaS Lösung für 100 User, AdActa SharePoint Connector für die Dokumentenarchivierung aus SharePoint online, 1 TB Speicher, ohne PDF/A Konvertierung ab CHF 1’647.-*/Mt., mit PDF/A Konvertierung (400 Dokumente/Mt.) ab CHF 1’740.-*/Mt. Jedes weitere GB revisionssicherer Speicher: CHF 0.0241 pro Monat. Sprechen Sie mit Marc Wiegand ganz unverbindlich über das Thema AdActa und buchen Sie direkt hier Ihren Wunschtermin.