AdActa: Cloudbasierte, revisionssichere Archivierung auf dem Vormarsch

Archivierung ist Risikoabschätzung und Versicherung: Solange kein Rechtsfall vorliegt, benötigt man archivierte Daten kaum. Sobald man Beweise erbringen muss, kann eine archivierte Originaldatei über Sieg oder Niederlage entscheiden. Schneller Zugriff mittels Berechtigungen auf die richtigen Daten und durchgängige Dokumentenlebenszyklen sind für Archivverantwortliche essenziell.

Weniger Kosten, mehr Flexibilität

Die cloudbasierte Archivierung hat im Vergleich zur herkömmlichen on-prem Archivierungsmethode einige Vorteile: Als Kunde kümmert man sich nicht mehr um die Ausfallsicherheit oder die Aktualisierung der Archivsysteme. Man bezahlt für den Service, betreibt aber weder IT-Infrastruktur noch Archivsoftware. Der benötigte Archivplatz ist schnell nach Bedarf anpassbar und wird bedürfnisorientiert verrechnet. Mittels Schnittstellen kann jedes beliebige System an AdActa angebunden werden. Standardanbindungen sind SAP und andere ERP-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme, File-Shares, UCC-Software wie Teams und M365 sowie E-Mail und Postfächer. Archivierungsprozesse und -Workflows lassen sich agil und sicher abbilden. Direkte Archivzugriffe erfolgen über eine eigene Berechtigungsverwaltung mit Protokollierung.

Das Cloud-Archiv von Aveniq in der Schweiz

Für alle, die regulatorische Vorgaben erfüllen müssen oder die aus Sicherheitsgründen ein cloudbasiertes Archiv in der Schweiz anlegen möchten, ist der CLOUD Act ein grosses Thema. Hier schafft Aveniq Abhilfe, indem wir für unsere Kunden nicht nur alle Ressourcen und den revisionssicheren Storage in der Schweiz bereitstellen, sondern eine zusätzliche Verschlüsselung anbietet. Vorteil: Der Schlüssel ist nur dem Kunden und Aveniq als Archivpartnerin bekannt. Ausländische Cloud-Provider können nicht darauf zugreifen. Nachteil: Je mehr ein Archiv verschlüsselt wird, desto spürbarer ist dies in der Performance.

King and Queen: Formate und Metadaten

Die korrekte Konvertierung der Datenformate ist der Schlüssel jeder Archivierungslösung. Jedes Original sollte als PDF/A-Datei abgelegt werden. Bei Originaldateien besteht nämlich die Gefahr, dass die Quellapplikation diese mit den Jahren nicht mehr lesen kann. Es gibt auch Dateien, die der Kunden selbst nicht in ein PDF/A-Format bringen kann. Archivverantwortliche müssen sich auch in einer Cloud-Umgebung überlegen, wie sie Spezialitäten aufbewahren wollen. Auch dafür bietet Aveniq Lösungen an.
Der Zugriff auf die archivierten Dokumente geschieht entweder mittels hinterlegter Berechtigungen in der Applikation, in der man archiviert hat. Oder man nutzt die metadatenbasierte Suche des Cloud-Archivs mit seinem eigenen Berechtigungskonzept. Es ist daher elementar, die Metadaten einer Datei immer zu archivieren. So ist das Finden der richtigen Unterlagen auch ohne die passende Applikation gewährleistet.

Attraktiver Anwendungsfall bei Austritt oder Abwesenheit: Die Postfacharchivierung

Austretende Mitarbeitende archivieren einen Ordner mit geschäftsrelevanter Korrespondenz für den Compliance Manager. Das E-Mail-Konto wird anschliessend gelöscht, es fallen keine weiteren Kosten dafür an. Über Regeln lässt sich der Zugriff im Cloud-Archiv definieren. Interessant ist diese Variante auch, wenn längere Abwesenheiten (z.B. Sabbatical oder Elternzeit) anstehen. Kurz vor Rückkehr der Person, wird das Postfach reaktiviert und gemäss Archivstand wiederhergestellt. Bei Ferienvertretungen archiviert beispielsweise jede*r Verkäufer*in den entsprechenden E-Mail-Ordner mit Kundenkorrespondenz und gibt ihn für Stellvertretungen oder das Team frei. Stellvertreter*innen fragen Inhalte über eine Suchfunktion an und Resultate aus den archivierten Postfächern werden angezeigt. Archiviert eine Person zusätzlich ihren Posteingang (temporär oder permanent), kann sich das Team so auch um eingehende Kundenanfragen in Abwesenheit kümmern.