Customer Success Story

Mit den QR-Rechnungen profitieren wir und unsere Kunden von einer vereinfachten Rechnungsverarbeitung. Für beide sinken die administrativen Aufwände und wir sind gut gerüstet für die weitere Digitalisierung des Zahlungsverkehrs.
Nicole Fehr
Leiterin Finanz & Administration, BÄR Bahnsicherung AG

Mit der QR-Rechnung in Richtung digitalisierter Zahlungsverkehr

Die Ausgangslage

Im Rahmen der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wurde im Juni 2020 die QR-Rechnung eingeführt. Sie löst Einzahlungsscheine ab. Alle Unternehmen müssen seither technisch in der Lage sein, eingehende QR-Rechnungen zu verarbeiten. Für die Rechnungsstellung besteht noch eine Übergangsfrist.

Um weiterhin in der Lage zu sein, Kreditorenrechnungen zu bezahlen, musste die BÄR Bahnsicherung AG ihre Prozesse und Systeme zur Rechnungserfassung anpassen. Gleichzeitig wollte das Unternehmen frühzeitig die Chance nutzen, auch ihre Debitorenrechnungen künftig im QR-Format zu erstellen.

Die Anforderungen

Die bisherigen Debitoren-Rechnungen wurden aus dem SAP-System der BÄR Bahnsicherung AG generiert und sollten auch künftig ein unverändertes Erscheinungsbild aufweisen.

Die Lösung

Als «SAP Enabling Partner» für QR-Rechnungen hat Aveniq die BÄR Bahnsicherung AG bei der Umstellung begleitet.

Nach einer detaillierten Bestandesaufnahme der IST- und SOLL-Situation, wurde ein Überblick über das Debitoren- und Kreditorenmanagement geschaffen. Anschliessend wurden in einem ersten Schritt die Handlungsfelder für die Verarbeitung der eingehenden QR-Rechnungen festgelegt. Gemeinsam wurde ein Implementierungsplan erarbeitet, passend auf die Bedürfnisse der BÄR Bahnsicherung AG.

Basierend auf dem Implementierungsplan wurden, wo notwendig, die Prozesse im Kreditorenmanagement so angepasst, damit BÄR Bahnsicherung AG die eingehenden QR-Rechnungen verarbeiten können. Dazu gehörten auch Anpassungen im SAP-System sowie die Prüfung des Belegscanners ob dieser QR-Codes lesen kann. Die BÄR Bahnsicherung AG kontrollierte und aktualisierte derweil die Kreditoren und Stammdaten. Zuletzt wurde auch geprüft ob die Daten korrekt an das Finanzinstitut übermittelt werden.

Nach der Einführung der QR-Kreditorenrechnung hat die BÄR Bahnsicherung AG vorausschauend auch die QR-Rechnung für ihre Debitoren eingeführt. Damit die Rechnungen auch weiterhin im unveränderten Layout erscheinen, wurde dieses in den SAP-Formularen übernommen. Berücksichtigt wurde dabei auch der generelle Style Guide von QR-Rechnungen. Auch die Debitoren-Stammdaten wurden bereinigt und strukturiert hinterlegt.

Die Vorteile

Kreditorenmanagement

  • Vereinfachte Rechnungsverarbeitung
  • Alle Zahlungsinformationen sind im Code integriert
  • Weniger Fehler beim Einlesen, da der manuelle Aufwand sinkt
  • Schnelle und einfache Bezahlung durch Scanning
  • Sowohl digital zahlbar als auch per Zahlungsauftrag

Debitorenmanagement

  • Vereinfachte Rechnungsverarbeitung, da manueller Aufwand sinkt
  • Elektronische Übermittlung aller Zahlungsinformationen
  • Rechnungsstellung in Schweizer Franken und Euro
  • Besserer Überblick über die Debitorenausstände

Seit über 30 Jahren ist die BÄR Bahnsicherung AG im Bereich der Bahnsicherungsanlagen tätig. An den Standorten Fehraltorf, Lausanne, Oensingen und Olten erbringen rund 130 motivierte Mitarbeitende Gesamtleistungen von der Entwicklung über die Planung, das Engineering und den Bau bis hin zu Inbetriebnahmen und Sicherheitsprüfungen sowie -gutachten.

BÄR Bahnsicherung AG
8320 Fehraltorf
www.bb-rail.com