Dank des erfolgreichen Proof-of-Concepts werden wir RPA als Technologie skalieren und bei weiteren, auch komplexeren Prozessautomatisierungen einsetzen.
Corina Gehring
Business Analystin, Stadtwerk Winterthur

Proof-of-Concept mit RPA als Basis für weitere Automatisierungen

Die Ausgangslage

Auch Stadtwerk Winterthur möchte die Digitalisierung nutzen und effizienter werden. Besonders manuelle Abläufe eignen sich dazu. Mit Robotic Process Automation (RPA), einem Software-Roboter, lassen sich schnell und kosteneffektiv Resultate erzielen. Stadtwerk Winterthur hat sich daher entschieden, die Machbarkeit mit einem Proof-of-Concept zu prüfen. Gemeinsam mit Aveniq sollte das Potential für die Technologie eruiert werden, um das Unternehmen auf einen grossflächigen Einsatz von Software-Robotern vorzubereiten.

Die Anforderungen

Die RPA-Lösung soll sich ohne grosse Zusatzinvestments in die vorhandene Infrastruktur einbauen lassen und die internen Sicherheitsrichtlinien berücksichtigen. Zudem soll der*die Plattformverantwortliche künftig eigene Software-Roboter erstellen und sie als produktive Elemente in die Organisation integrieren. Dazu sind Schulungen und Wissens-Transfers vorgesehen.

Die Lösung

Gemeinsam mit Stadtwerk Winterthur wurden in einer ersten Phase Prozesse identifiziert, die sich für eine Automatisierung eignen. Dabei handelt es sich um manuelle Prozesse, die regelbasiert sind und wiederholende Prozessschritte mit einer geringen Anzahl von Ausnahmen aufweisen. Aus einer Liste wurden drei Prozesse gewählt, die im Rahmen eines Proof-of-Concept umgesetzt werden, um das Unternehmen und die Organisation mit der Technologie vertraut zu machen.

Datenmigration von Kontaktbelegen des Kundendienstes

Im Zuge einer Umstellung des Produkteangebots wurden zahlreiche Rückmeldungen für einen Produktwechsel von Kund*innen in Form von Antworttalons eingereicht. Diese wurden anschliessend eingescannt und mit der Kundennummer als Dokumentenname abgelegt. Ein Software-Roboter konnte anhand des Dokumentennamens die Scans dem entsprechenden Kunden im CRM zuteilen, die Korrespondenz eintragen und den Beleg dazu ablegen.

Korrektur von Zählerminusständen im SAP

Die Kunden von Stadtwerk Winterthur melden die Zählerstände des Stromverbrauches von Liegenschaften in unregelmässigen Abständen. Stadtwerk Winterthur trifft daher für jede Verbrauchsperiode Annahmen und stellt Akontorechnungen aus. Falls der tatsächliche Stromverbrauch tiefer ausfällt, wird dieser Minusstand in einer Liste geführt. Der Software-Roboter trägt den effektiven Verbrauchswert anhand der Liste im SAP ein, löst die Verbuchung aus und druckt die Rechnung aus.

Übertragung von Mitarbeiter*innen-Kontaktdaten zwischen Systemen

Die Kontaktdaten der Mitarbeiter von Stadtwerk Winterthur werden im Outlook gepflegt. Damit diese jeweils auf dem aktuellsten Stand sind, generiert ein Software-Roboter eine Liste mit den Mutationen aus dem Active Directory und pflegt die Änderungen im Outlook ein. Nebst den Kontaktdaten werden zudem die Fotos der Mitarbeiter von einem Datenverzeichnis in die jeweilige Visitenkarte importiert, sobald es sich um einen Neueintritt oder ein aktualisiertes Foto handelt.

Mit der erfolgreichen Automatisierung der Pilotprozesse wurden die technische Machbarkeit und auch die erhofften Effizienzgewinne der Lösung durch die Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben demonstriert. Stadtwerk Winterthur hat sich daher entschlossen, längerfristig auf RPA als Lösung in der Digitalisierungsstrategie zu setzen und hat Aveniq mit dem Betrieb beauftragt. Aveniq hat einen fliessenden Übergang in den regulären Betrieb sichergestellt und stand auch bei der Infrastrukturplanung beratend zur Seite.

Die Vorteile

  • Tiefe Infrastrukturkosten durch Anbindung an Orchestrator SaaS-Service
  • Effizienzgewinne im Betrieb durch Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben
  • Erhöhung der Zufriedenheit der Belegschaft durch Fokus auf ihre Kernaufgaben
  • Höhere Datenqualität in der Prozessdurchführung aufgrund von standardisierten und klar geregelten Inputs

Stadtwerk Winterthur versorgt die Kundschaft  mit Wasser, Strom und Wärme. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Dienstleistungen wie Energie-Contracting sowie Energieberatungen an und betreibt das Winterthurer Glasfasernetz. Abwasserreinigung und Kehrichtverwertung runden das Angebot ab.

Stadtwerk Winterthur
8403 Winterthur
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