Adoption & Change Management: So gelingt der digitale Wandel bei den Mitarbeitern

Die vergangenen zwei Jahre haben die Digitalisierung in den Unternehmen vorangetrieben. Anwendungen und Tools wurden rasch und unkompliziert eingeführt und führten zu anderen Kommunikationsarten, neuen Bedürfnissen und digitalen Arbeitsweisen. Damit diese Veränderungen auch nach der Einführung von den Mitarbeitern akzeptiert und dauerhaft etabliert werden können, braucht es ein gutes Adoption- und Change-Management. Damit dieses erfolgreich umgesetzt werden kann, gilt es, drei wichtige Schritte zu beachten:

Schritt 1: Klare Governance-Leitlinien für einen sicheren Umgang

Definieren Sie verständliche Leitlinien mit klar definierten Dos und Don’ts. Diese geben den Usern Sicherheit im Umgang mit den neuen Anwendungen, verringern die Anfragen beim Service Desk und reduzieren somit die Kosten. Die Governance-Leitlinien sollten neben den technischen Aspekten auch immer einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und folgende Anspruchsgruppen berücksichtigen:

• IT: Wie werden Betrieb, Unterhalt und Support sichergestellt?
• Management: Welche Ziele sollen mit der Anwendung erreicht werden – schnellere Kommunikation, zentraler Ort für Daten, Effizienzsteigerung, etc.?
• User: Welchen Nutzen bietet die Anwendung für die User, auf welchen Devices wird sie genutzt, Für welche Prozesse und Arbeitsschritte wird die Anwendung genutzt (Use Cases)?

Erst die Einbindung aller drei Anwendergruppen stellt eine durchgängige Lösung sicher.

Schritt 2: Agiles Arbeiten zur stetigen Verbesserung

Legen Sie alte Verhaltensmuster ab. Sobald die Governance-Leitlinien eingeführt und verstanden wurden, hilft agiles Arbeiten und Lernen, um einen Mind Change in der Arbeitsweise zu erwirken. Schaffen Sie Raum für Kreativität und fördern Sie den Austausch. Mit Ausprobieren und Verbessern in kleinen Häppchen, entstehen innovative und nützliche Lösungen mit mehr Akzeptanz.

‍Adaption zum agilen Arbeiten

Schritt 3: Botschafter vermitteln Persönlichkeit

Binden Sie die Anwender aktiv ein und bilden Sie Communities. Eine Nutzer-Gruppe hat Spass daran, sich aktiv bei Entwicklungen einzubringen, neue Funktionalitäten zu testen und verleiht dem Ganzen ein Gesicht. Ein regelmässiger Austausch in der Community trägt rasch zu Verbesserungen und Quick Wins bei und fördert Innovationen wie die Services auch künftig genutzt werden könnten. Gleichzeitig können die Communities auch Anlaufstellen für User sein und somit den Service Desk bei Anwenderfragen entlasten.

Ein Universalrezept gibt es nicht

Die Massnahmen für ein erfolgreiches Adoption- und Change-Management sind für jedes Unternehmen individuell. Wichtig ist es, erfahrene Berater beizuziehen, welche die Betroffenen zu Beteiligten machen und sie eng begleiten: Ihre eigenen Mitarbeiter wissen am besten, wo der Schuh drückt und können massgeblich zur Innovation und Akzeptanz beitragen.