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Mit innovativen Technologien die Kollaboration auf das nächste Level bringen

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Microsoft Teams ist eine vielfältige Kollaborationslösung, die weit über eine Chat- und Telefonielösung hinausgeht. Damit Unternehmen das gesamte Lösungsspektrum auch optimal nutzen können, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein: Governance, Lifecycle-Management und Datensicherheit.

Durch die Coronapandemie ist Microsoft 365, im Speziellen Microsoft Teams, in vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen unverzichtbar geworden. Der mehrheitlich ungeplante und rasche Wechsel ins Homeoffice führte jedoch dazu, dass sich die IT-Abteilungen nicht ausreichend auf die Einführung der Lösung vorbereiten konnten. Die Planung und Umsetzung einer Governance und eines konsequenten Lifecycle-Managements blieben aussen vor. Dabei sind diese Aspekte essenziell, um Problemen frühzeitig vorbeugen und das Potenzial von Microsoft Teams voll ausnutzen zu können. Denn die Lösung bietet weit mehr als ihre Out-of-the-Box-Funktionalitäten, um das moderne Zusammenarbeiten zu fördern. Umso wichtiger ist es, dass sich Unternehmen diesen Herausforderungen stellen. Denn mittlerweile ist klar, dass hybrides Arbeiten keine Übergangslösung mehr ist.

Wildwuchs im Cyberspace

Aufgrund der notgedrungen schnellen Einführung von Microsoft Teams bestehen wenig bis keine Regeln für den Umgang mit der Lösung. Mitarbeitende nutzen sie zwar täglich, wissen aber beispielsweise nicht, dass sie eröffnete projektbezogene Kanäle nach Projektabschluss wieder schliessen sollten. Oder sie teilen geschäftskritische Dokumente in einem Teams-Raum mit externen, unautorisierten Gästen. Die Konsequenz: Die Datenflut nimmt zu. Und damit auch das Potenzial für mögliche Sicherheitslücken. Unternehmen müssen deshalb eine Governance mit klaren Regeln sowie ein Lifecycle-Management etablieren. So verhindern sie Wildwuchs, stellen die Datenhoheit auch in der Cloud sicher und ermöglichen eine effiziente Nutzung von Microsoft Teams.

Um diese Herausforderungen zu meistern, stellt Microsoft 365 viele systemeigene Tools und Dienste zur Verfügung. So dient beispielsweise das Tool Microsoft Information Protection (MIP) zur Implementierung der Governance und zur Sicherstellung der Datenhoheit, indem es vertrauliche Informationen erkennt, klassifiziert und schützt – ganz unabhängig davon, wo diese sich befinden oder wohin sie transportiert werden.

Optimieren, Digitalisieren

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, Lösungen und Dienste von Drittanbietern einzubinden. Unternehmen können so den Funktionsumfang von Teams erweitern und auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden, bestehende Prozesse optimieren, automatisieren, oder sogar von Grund auf digitalisieren – wie etwa die Terminorganisation. Auch komplexe Geschäftsprozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender wird mit der Einbindung entsprechender Module deutlich einfacher. Beispielsweise lässt sich die gesamte Unternehmensstruktur in Teams abbilden, wodurch Approval-Prozesse automatisiert ablaufen können. Doch das sind nur einige von vielen Möglichkeiten, wie Organisationen Microsoft Teams gewinnbringend einsetzen können. Sicher ist: Richtig spannend wird die Kollaborationslösung für Unternehmen dann, wenn sie die umfassenden Möglichkeiten von Microsoft Teams auch wirklich nutzen. Und dies kann erst geschehen, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Cloud & Managed Services (Netzwoche), November 2021

Roland Pruessmann
Roland Prüssmann
Head of Digital Solutions & Professional Services