Mehr Raum für wertvolle Teamarbeit durch digitale Helferlein

Kleine Helferlein könnten uns im Arbeitsalltag noch besser entlasten, damit wir Zeit für die wirkliche Zusammenarbeit gewinnen.

Collaboration-Tools unterstützen uns dabei, besser mit unseren Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten. Sie ermöglichen es uns, schneller zu kommunizieren, einfacher Dokumente auszutauschen und gemeinsam daran zu arbeiten. Spätestens seit der Pandemie sind Softwarelösungen für Besprechungen, Chats und vieles mehr auf fast jedem PC, Tablet oder Smartphone verfügbar, und der Mehrwert der Tools wird geschätzt. Die Lösungen bieten darüber hinaus noch viel Potenzial, um uns im Arbeitsalltag noch besser zu unterstützen und zu entlasten.

Smarte Technologien nicht nur daheim, sondern auch im Büro einsetzen

Clevere digitale Lösungen für das Zuhause sind bereits zahlreich im Einsatz: Kühlschränke erkennen, dass die Milchpackung leer ist, das intelligente Smarthome-System regelt die Beleuchtung und den Stromverbrauch und «Alexa» erledigt unsere Onlinebestellungen.

Auch im Büro können digitale Lösungen repetitive und langweilige Aufgaben übernehmen und uns mehr Freiraum für Zusammenarbeit schaffen. Allerdings zögern viele Unternehmen noch, die Automatisierungsmöglichkeiten auszuschöpfen, welche die Plattformen bieten. Solche Lösungen können jedoch rasch und kostengünstig umgesetzt werden.

Aufgabenflut einfach bewältigen

Aufwändige koordinative Aufgaben finden sich in jedem Unternehmen. Je nach Bedürfnis gibt es jedoch speziell entwickelte Module, die unabhängig voneinander zusammengestellt werden können und über eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche verfügen. Sie lassen sich schnell einsetzen und sind nicht nur smart, sondern auch intuitiv. Einige beliebte Anwendungsbeispiele:

• Onboarding von neuen Mitarbeitenden: Eine Neueinstellung löst in der Personalabteilung viele administrative Aufgaben aus, die mit dem Onboarding-Modul automatisch verteilt werden. Das HR-Team hat dabei stets den Gesamtüberblick über den Aufgabenstand und mehr Zeit für die Mitarbeitenden.
• Raumreservationen: Wer im Büro einen Raum buchen möchte, um ein ungestörtes Telefonat zu führen, um in Ruhe zu arbeiten oder für Meetings oder einen dedizierten Arbeitsplatz, kann auf ein smartes Buchungstool zurückgreifen. Einfach Zeitraum eingeben, passenden Vorschlag auswählen und fertig.
• Personalplanung: Fällt in einer Schicht kurzfristig eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus, beginnt die mühsame Suche nach Ersatz. Hier kann eine App unterstützen: Mit wenigen Klicks wird die verwaiste Schicht allen Teammitgliedern zeitgleich kommuniziert. Bestätigt ein Teammitglied die Übernahme der Schicht mit einem Klick, wird dies allen anderen Mitgliedern als erledigt angezeigt. Damit reduziert sich der Koordinationsaufwand solcher Ausfälle auf ein Minimum.

Fazit

Um einen echten Mehrwert zu schaffen und Unternehmen voranzubringen, braucht es keine hoch komplexen Lösungen. Mit der passenden Idee und einem Blick für Optimierungspotenzial können mit wenig Aufwand clevere Lösungen entwickelt werden. Diese lassen den Mitarbeitenden mehr Zeit für spannendere und produktivere Arbeiten, aber vor allem mehr Raum für wertvollere Zusammenarbeit.

Netzwoche, 10/2022