Ein neuer Kollege im Team: der Software-Roboter

Niemanden direkt zu einem Produkt oder einer Dienstleistung befragen zu können oder nur unzureichende Antworten zu bekommen, gehört für Kunden zu den grössten No-Gos. Verständlich, doch was können Unternehmen tun, welche bislang ohne festen Customer-Service ausgekommen sind, fortan jedoch vermehrt für ihre Klienten da sein möchten? Eine ganz neue Abteilung mit spezialisierten Mitarbeitenden ins Leben rufen? Sowohl aus finanzieller Sicht wie auch aus Ressourcensicht nicht ganz einfach.

Monotones Arbeiten als grösste Stärke

Die Lösung könnte sein, Aufgabenbereiche im Unternehmen so umzustrukturieren, dass Mitarbeitende mehr Zeit für Kundenanfragen haben, indem Routineaufgaben automatisiert erledigt werden. Wie das geht? Mit Robotic Process Automation, kurz RPA. Wer nun denkt, Roboter sind lediglich in der Lage, an industriellen Maschinen Fliessbandarbeit zu verrichten, wird überrascht sein. Denn Roboter können auch Software bedienen und Bildschirmarbeiten ausführen.

‍Bei dem Software-Roboter von Aveniq handelt es sich um ein intelligentes Softwarewerkzeug, das manuell Abläufe digitalisiert, ohne bestehende Software zu ersetzen oder zu modifizieren – und zwar kosteneffektiv, schnell und nicht-invasiv. «Der Software-Roboter eignet sich insbesondere dazu, wiederholbare und vorhersagbare Aufgaben mit grossen Datenmengen zu bewältigen, die bisher von Menschen erledigt wurden», erläutert Ales Kupsky, Head of Application Services des IT-Services-Anbieters Aveniq. Beispielhaft hierfür sind Abfragen, Berechnungen oder auch Aufzeichnungen und Transaktionen. Software-Roboter imitieren dazu Mitarbeitende, die in verschiedenen Anwendungen Daten eingeben, Aufgaben berechnen und letztlich erledigen. «Besonders rasche Erfolge erzielt man mit der Automatisierung von Routineaufgaben, die eine hohe Anzahl an Repetitionen, eine geringere Variabilität und strukturierte Daten aufweisen», so Ales Kupsky.

Branchenübergreifende Einsatzbereiche

Das Gute: Software-Roboter lassen sich branchenunabhängig in jedes Unternehmen einbinden, so beispielsweise in den Abteilungen Buchhaltung und Controlling, sei es im automatisierten Rechnungsversand, beim Prüfen und Tätigen von Transaktionen oder im Mahnwesen. Ein weiteres klassisches Anwendungsfeld liegt in der Logistikbranche, im sogenannten Supply Chain Management. Hier laufen mithilfe von RPA die Beschaffung, die Automatisierung der Auftragsabwicklung, genauso wie die Überwachung der Lagerbestände und Sendungsverfolgung noch schneller und effizienter. Gleiches gilt für das Gesundheitswesen, welches heute ohne digitalisierte Abläufe zusammenbrechen würde.

Benefit auf allen Ebenen

Kommen Software-Roboter zum Einsatz, werden die Bearbeitung von Patientenakten, genauso wie Abrechnung, Auswertungen und Analysen zum Kinderspiel und führen zu einer erheblichen Effizienzsteigerung. Zusätzlich zum langfristigen Einsparen von Kosten lohnt sich eine Investition in RPA, da die Arbeitsabläufe flexibler und skalierbarer (7×24) werden – ganz abgesehen von einer Steigerung der Qualität, welche zwangläufig durch fehlerfreie Eingaben und Einhaltung von Vorschriften bei Prozessen entsteht.

Einfache und schnelle Umsetzung

Doch was braucht es nun, um den ersten Schritt in die Welt der Robotik zu machen? Laut Ales Kupsky ist RPA alles andere als ein zeitintensives und kostspieliges Grossprojekt: «Die Einführung erster effizienzsteigernder Roboter erfolgt bereits nach wenigen Wochen und ein stufenweiser Ausbau kann direkt im Anschluss stattfinden.» Zentral ist, einen kompetenten Partner zu wählen, der die Prozesse und Systeme kennt. Gut zu wissen: Arbeitslos muss durch die Software-Roboter auch niemand werden. RPA nimmt nur die Arbeit ab, welche vom Fachpersonal sowieso nicht gern gemacht wird. «So können sich Fachkräfte auf wertigere Aufgaben, wie etwa den Kundenservice konzentrieren. Denn sind die Kunden zufrieden, verbessert sich automatisch  das Image, was in der Regel mit steigendem Unternehmenserfolg einhergeht.»

Finanz & Wirtschaft, August 2021