Das Potenzial von Teams voll ausschöpfen

Worauf es in so einer Situation ankommt und wie man noch mehr Potenzial aus Teams schöpft, erklärt Roland Prüssmann, Head of Digital Solutions & Professional Services bei Aveniq.

Wo müssen Unternehmen konkret ansetzen, die sich in den letzten zwei Jahren nicht um ihr MS Teams gekümmert haben?

Roland Prüssmann: So einfach es klingt: Zurück auf Feld eins und sich Gedanken machen, wofür das Produkt eingesetzt werden soll, welche Probleme damit gelöst werden können und welche Strategie insgesamt damit verfolgt wird. Ob in Form eines Konzepts oder einer Governance-Richtlinie ist weniger relevant als sich zu überlegen und zu wissen, inwiefern der Einsatz solch einer Lösungen das Unternehmen ganzheitlich tangiert und verändert. Um Datenfriedhöfe zu vermeiden und einen sicheren Einsatz zu gewähren, setzen wir zum Beispiel bei unseren Kunden den «Teams Organizer» aus unserer Ninja365-Suite ein. Damit lassen sich Governance-Anforderungen und Geschäftsfallszenarien einfach vorgeben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Art und Weise, wie der Einsatz moderner Technologien – in diesem Zusammenhang Teams – die Zusammenarbeit verändert und damit verbundene Risiken durch begleitende Massnahmen ausgeschlossen oder minimiert werden können. Digitale Transformation beinhaltet auch den Veränderungsprozess, der durch digitale Technologien und darauf beruhenden Erwartungen ausgelöst wird. Zur Akzeptanz der neuen Technologie gehört neben der Bedienung des Tools auch notwendige Kultur-, Verhaltens- und Wahrnehmungsveränderungen als Teil des Adoption- und Change-Management-Prozesses. Als Beispiel: Ein Linienmanager muss darauf vorbereitet sein, wie er in einer neuen modernen Zusammenarbeitswelt seine Mitarbeitenden führt und welches Sensorium er dafür benötigt.

‍“Wir sehen uns in der IT nicht nur als Berater oder Umsetzer, sondern auch als Enabler, der den Kunden den gewinn- und spassbringenden Einsatz dieser neuen Technologien aufzeigt, damit sie das Potenzial von Teams voll ausschöpfen können”, so Roland Prüssmann.

‍Wo liegen die Verantwortlichkeiten bei der Erarbeitung von Governance oder Lifecycle-Management?

Da der Einsatz moderner Kollaborationslösungen alle Mitarbeitenden eines Unternehmens tangiert, braucht es in der Regel eine breite Abstützung über alle Organisationsbereiche und fachlichen Disziplinen. Eine besondere Rolle spielen die Datenschutz- und Compliance-Verantwortlichen: Sie tauschen sich mit den Business-Stakeholdern beziehungsweise den Fachabteilungen aus, nehmen Geschäftsfälle auf und geben vor, wie diese in Teams abgebildet werden, wie Dokumente klassifiziert werden und in welcher Form welche Informationen nach aussen mit Externen geteilt werden dürfen.

Welche Rolle spielt denn die IT-Abteilung dabei?

Neue Funktionalitäten erleichtern interdisziplinäres Teamwork und stellen die schnelle sowie bedarfsgerechte Verfügbarkeit von Informationen sicher. Microsoft bietet in seinem Cloud-Universum eine Fülle an Möglichkeiten wie etwa die Power Platform an, mit der sich gezielt die Fähigkeiten von Teams erweitern lassen. Damit lassen sich nicht nur Firmenprozesse in Teams abbilden und Arbeitsschritte automatisieren, auch ganze Geschäftsfälle können in Teams zusammengeführt werden. Vor diesem Hintergrund sehen wir uns in der IT nicht nur als Berater oder Umsetzer, sondern auch als Enabler, der den Kunden den gewinn- und spassbringenden Einsatz dieser neuen Technologien aufzeigt, damit sie das Potenzial von Teams voll ausschöpfen können.

Ist die Anbindung von Umsystemen an Teams nicht ein zeitraubendes Unterfangen? Wo liegt der Vorteil?

Microsoft bietet heute bereits eine Fülle an Standardkonnektoren und Erweiterungen an. Damit lässt sich Teams oder M365 mit Lösungen innerhalb oder ausserhalb der Cloud-Umgebung ressourcenschonend anbinden. Der grosse Vorteil: Teams wird damit nicht nur zur Anlaufstelle, um kontextbezogen zu telefonieren, zu chatten oder schnell mal ein paar Dateien zu teilen, sondern hat das Potenzial, zur zentralen und zeitsparenden Informationsdrehscheibe zu werden.

Cloud & Managed Services (Netzwoche), November 2021