Mehr Zeit für das, was zählt – Dank der SAP Sales Cloud

Nach der Einführung der SAP Sales Cloud bei Villiger Söhne GmbH Deutschland sollte auch die Schweizer Gesellschaft Villiger Söhne AG (im Folgenden VILLIGER) von den Vorteilen dieser innovativen CRM-Lösung profitieren. Die für die Schweiz spezifischen Prozesse sowie die bis anhin nicht digitalisierte Zusammenarbeit mit ihrem Logistikpartner stellte VILLIGER jedoch vor einige Herausforderungen.

• Um einen integrierten und weitgehend automatisierten End-to-End Vertriebsprozess zu realisieren, sollte der Datenaustausch zwischen drei Systemen (SAP Sales Cloud, ERP von Villiger und ERP des Distributionspartners) aufgebaut werden.
• Die Preisfindung erfolgte bisher beim Distributionspartner durch jährlich manuell übermittelte Preislisten. Neu sollten die Preise durch das ERP-System von VILLIGER ermittelt und mit den Auftragsdaten an den Distributionspartner übermittelt werden.
• Zur Abbildung diverser Vertriebsszenarien sollten verschiedene Auftragsarten mit deren Eigenheiten in der SAP Sales Cloud abgebildet werden.
• Angebot- und Auftragsdokumente mussten den Kunden in der Vergangenheit manuell per E-Mail zugesendet werden. Dies sollte neu automatisch erfolgen.
• Aufträge, welche direkt über den Distributionspartner abgewickelt wurden, waren in der CRM-Lösung von VILLIGER Schweiz nicht ersichtlich.
• Es konnten ausschliesslich Notizen am Kunden erfasst werden. Zukünftig sollte es die Möglichkeit geben, darüber hinaus Besuche und besuchsspezifische Daten zu erfassen.
• Eine Datenübernahme von einem Angebot in einen Auftrag war bisher nicht möglich. Neu sollten sämtliche Daten ohne Mehrfacherfassung übernommen werden können.

Generell sollten Arbeitsabläufe digitalisiert, automatisiert und dadurch effizienter gestaltet werden.

Zu Beginn wurden die Anforderungen von VILLIGER im Rahmen diverser Workshops aufgenommen und priorisiert. Daraufhin wurde das Projektvorgehen in 3 Phasen definiert:

Phase 1: Kunden-, Aktivitäten- und Besuchsmanagement, MS Outlook Integration, Mobile (iPad)

Phase 2: Schnittstelle zum ERP des Distributionspartners, End-to-End Angebots- und Auftragsmanagement

Phase 3: Kundenspezifische Optimierungen/Erweiterungen

Für den Projektablauf wurde ein iteratives Vorgehen gewählt, um eine möglichst hohe Transparenz und Flexibilität zu erreichen. Durch kontinuierliches Testing der IT-Verantwortlichen und Key User konnten Feedbacks der Nutzer zeitnah in der Umsetzung berücksichtigt werden. Bereits umgesetzte Arbeitspakete wurden fortlaufend geschult, sodass die Anwender frühzeitig von den neuen Funktionalitäten profitieren konnten.

Die drei Systeme (SAP Sales Cloud, ERP von Villiger und ERP des Distributionspartners) wurden über Schnittstellen verbunden. Alle notwendigen Informationen werden so automatisch übermittelt, wodurch diverse, bisher manuelle Arbeitsschritte, entfallen. Dies führt zu einer Erhöhung der Datenqualität.

Mithilfe der Standardfunktionalitäten der SAP Sales Cloud konnten viele bestehende Herausforderungen ohne zusätzliche Anpassungen gelöst werden, wodurch das System nah am Standard bleibt und eine einfache Implementierung gewährleistet.

• Die Preisfindung erfolgt durch einen automatisierten Prozess, bei welchem die Preisermittlung direkt aus dem ERP-System abgerufen wird. Dies stellt sicher, dass stets aktuelle und korrekte Preisinformationen verwendet werden, was Fehler reduziert und die Effizienz im Vertriebsprozess steigert.
• Die verschiedenen Auftragsarten mit ihren Eigenheiten werden über Belegarten in der SAP Sales Cloud abgebildet.
• Angebotsdaten werden bei der Auftragserstellung automatisch in den Beleg übernommen, wodurch die Mehrfacherfassung entfällt.
• Alle Aufträge, auch solche, welche direkt über den Distributionspartner abgewickelt wurden, sind in der SAP Sales Cloud ersichtlich. Womit vollständige Transparenz und somit eine bessere Koordination erreicht werden kann.
• Besuche und dazugehörige Informationen können einfach und intuitiv in der SAP Sales Cloud erfasst werden, wobei verschiedene Felder zur detaillierten Dokumentation zur Verfügung stehen.
• Der Versand der Angebots- und Auftragsdokumente erfolgt automatisch per Knopfdruck.
• Angebote und Aufträge können direkt vor Ort über das iPad des Vertriebsmitarbeitenden unterzeichnet werden.

Zusätzlich zur Nutzung der Standardfunktionen konnten die Prozesse durch kundenspezifische Erweiterungen weiter optimiert werden.

• Die Aussendienstmitarbeitenden sehen den aktuellen Bestand ihres mobilen Lagers.
• Definierte Auftragstypen können ohne Unterschrift des Kunden nicht abgeschlossen werden.
• Bei der Schnittstelle zum Distributionspartner werden Zertifikate bei Ablauf automatisch erneuert.
• Zur Steigerung der Effizienz und Prozesssicherheit wurde die automatische Auftrags- und Rechnungsprüfung optimiert.

Die Einführung der SAP Sales Cloud hat die Effizienz und Transparenz der Vertriebsprozesse bei VILLIGER Schweiz erheblich gesteigert. Durch die Nutzung von Standardfunktionalitäten gekoppelt mit kundenspezifischen Erweiterungen konnte eine passgenaue Lösung implementiert werden, welche eine bessere Kundenbetreuung und optimale Arbeitsabläufe ermöglicht.

Dank dem Einsatz der SAP Sales Cloud verfügt VILLIGER Schweiz über ein modernes CRM-Tool, welches eine hohe Datenqualität sicherstellt und nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert ist. Es können umfangreiche Auswertungen der Vertriebsdaten erstellt werden, welche für die wirtschaftliche Weiterentwicklung des Unternehmens von grosser Bedeutung sind. Die optimierten Vertriebsprozesse und die erhöhte Transparenz ermöglichen es dem Vertriebsteam, sich stärker auf die individuellen Kundenbedürfnisse zu konzentrieren. Weiter wurde die Basis geschaffen, um zukünftig weitere Prozessoptimierungen und Effizienzsteigerungen umzusetzen.