Effizienzsteigerung dank Modernisierung des Kreditoren-Workflow

Das ePosting-Modul ist Teil der Business Process Suite (BPS) und bietet eine vollumfassende, cloud-basierte Applikation für Kreditorenzahlungen. Das neue System unterstützt derzeit etwa 4‚000 Anwender bei der Rechnungsbearbeitung. So laufen jährlich etwa 60'000 Rechnungen neu über ePosting. Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (optical character recognition) für die Weiterverarbeitung digitalisiert. Unterschiedliche Elemente eines Rechnungsscheins, wie etwa die Adresszeile, Rechnungs- oder Betragsinformationen, werden automatisch erkannt, verarbeitet und ins System eingelesen. Nach einer Prüfung der Korrektheit der Angaben wird der Freigabeprozess innerhalb des bestehenden Workflow eingeleitet. Dank eines lückenlosen Event-Logs lässt sich stets zurückverfolgen, welche Aktionen für eine bestimmte Rechnung ausgeführt wurden. So bleibt immer ersichtlich, wer eine bestimmte Rechnung bewilligt, kontiert oder weiterverarbeitet hat.

Neu ist auch die Stellvertreter- und Nachfolgerregelung im System integriert. So können Mitarbeitende Abwesenheiten erfassen und Genehmigungsberechtigungen automatisch an Stellvertreter vergeben. Avectris bietet der ZHAW nicht nur eine reine Software-Lösung an, sondern die Digitalisierung aller physischen Rechnungen von Anbieterseite. So wird die ZHAW davon entlastet, physische Rechnungen selbst verarbeiten zu müssen. Mittels Self-Scanning-Funktion ist es ZHAW-Mitarbeitenden möglich Rechnungsscheine direkt von ihren Druckern zur Verarbeitung einzuschicken.