Arbeitszeit einfach erfassen und automatisch auswerten

Für das Maschinenbauunternehmen Reishauer ist es wichtig, die An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter*innen einfach und flexibel zu erfassen. Dazu nutzte Reishauer bisher eine kundenspezifische und historisch gewachsene Lösung für die Zeiterfassung, welche mit erheblichen Administrationsaufwänden verbunden war. Gleichzeitig optimiert Reishauer ihre HR-Prozesse stetig und legt grossen Wert auf die persönliche und individuelle Betreuung ihrer Mitarbeiter. Damit soll die Administration nachhaltig verschlankt werden. Das HR-Team setzt dabei bereits auf digitale Unterstützung.

Mit einer neuen Zeiterfassungslösung sollen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und auch der Schichtbetrieb berücksichtigt werden. Zugleich stellt Reishauer damit sicher, dass unter anderem Pikett-Einsätze, Schichteinsätze, Ruhezeiten korrekt ausgewiesen werden und das Schweizer Arbeitsgesetz eingehalten wird. Die wichtigsten Anforderungen von Reishauer auf einen Blick:

• Schlankes, überschaubares System, an dem Administratoren Anpassungen in der Konfiguration selbstständig vornehmen können
• Einfach zu bedienendes grafisches Interface
• Einfache Handhabung für die Mitarbeiter und komfortable Auswertungsfunktionen für Führungskräfte und HR-Spezialisten
• Direkte Integration in das bestehende SAP-System
• Lösung, welche für Mitarbeiter mit persönlichem Computer-Arbeitsplatz, sowie für Mitarbeiter in der Produktion mit einer zentrale Erfassungsmöglichkeit funktioniert
• Automatisierte Berechnung der Zuschläge für Schichtarbeit
• Möglichkeit, Arbeitsleistungen auf Kundenaufträge und interne Kostenstellen zu buchen
• Einfache Erweiterbarkeit durch weitere Module wie Personaleinsatzplanung, um Synergien nutzen

Die cloudbasierte Plattform Business Process Suite (BPS) von Aveniq bietet verschiedene Module zur Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen und lässt sich einfach erweitern. Daher hat sich Reishauer entschieden, für die Neuorganisation der Zeiterfassung ebenfalls auf die BPS zu setzen. Die beiden BPS-Module Time and Attendance Module (TAM) und Time Reporting Module (TRM) erfüllen alle Anforderungen der Reishauer.

Im Time and Attendance Module (TAM) erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und Absenzen selbständig. Die Konditionen zur Berechnung von Zeit- und Lohnzuschlägen sind im System hinterlegt und werden dank automatischer Schichterkennung korrekt verarbeitet. Die Daten werden in Echtzeit ins SAP übertragen, damit die Auszahlung von Pikett- und Schichtzuschlägen erfolgen kann.

Für die zentrale Zeiterfassung in der Produktionsumgebung entwickelte Aveniq eine App, mit der Mitarbeiter mit ihrem Zutrittsbadge an Tablet-Terminals ein- und auschecken (Clock-in/Clock-out). Die Daten werden mittels Near-Field-Communication (NFC-Technologie) kontaktlos an die BPS übertragen.

Die TAM-Lösung von Reishauer ist in das Time Reporting Module (TRM) integriert. Dadurch werden die im TAM erfassten Arbeitsstunden nahtlos ins TRM übernommen und können einfach einzelnen Projekten zugeordnet werden.

Erfasste Überstunden oder Abwesenheitsanträge lösen, wo gewünscht, einen Genehmigungsworkflow aus. Führungskräfte werden über solche Anträge automatisch benachrichtigt und können diese direkt bearbeiten. Abwesenheiten werden in einem separaten Kalender dargestellt. Die Führungskräfte verfügen damit immer über die aktuellen Informationen ihrer Teams. Ausserdem lassen sich Berichte mit umfassenden Zeitwirtschaftsdaten flexibel bereitstellen.

Für die Mitarbeiter steht eine übersichtliche und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche zur Verfügung. Mittels dieser können sie ihre persönlichen Daten wie Arbeitszeit- und Feriensaldo jederzeit einsehen und erfasste Leistungen jeweils bis zum Monatsabschluss bearbeiten.

Die Herausforderung des Projektes lag im Change Management: die Mitarbeiter sind eigens verantwortlich für die korrekte und zeitnahe Erfassung ihrer Zeitdaten. Die Führungskräfte und das HR-Team agieren als Coaches für Schulungen sowie für rechtliche und systemische Fragestellung und stellen ein regelmässiges Zeitdaten-Controlling sicher.

Reishauer verfolgt die Digitalisierung ihrer HR-Prozesse konsequent. Neben der Zeitwirtschaftslösung ist auch bereits das ePayslip-Modul im Einsatz, in welchem die Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnungen und Lohnausweise als digitale Dokumente abrufen können. Mit der Einführung von weiteren Modulen der BPS will das Unternehmen ihre HR-Abteilung und die Führungskräfte weiter entlasten und Prozesse effizienter gestalten. Geplant sind als nächste Schritte die Abbildung des Ein- und Austrittsprozesses sowie die Einführung der Personal- und Schichtplanung.