Datenschutzerklärung für Anmeldungen zu Events und Webinaren

Worauf bezieht sich diese Datenschutzerklärung?

Aveniq Avectris AG und ihren verbundenen Unternehmen (gemäss nachfolgender Definition) ist der Schutz Ihrer persönlichen Daten ein wichtiges Anliegen. Deshalb möchten wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung darüber informieren, welche Personendaten wir von Ihnen bearbeiten, welche Datenschutzmassnahmen wir ergreifen und wann wir welche Daten speichern. Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes («DSG»), des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes («revDSG») und der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») ausgerichtet. Ob und inwieweit diese Gesetze und Verordnungen anwendbar sind, hängt vom Einzelfall ab.

Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Die Aveniq Gruppe besteht aus den Gesellschaften Aveniq AG, Aveniq Avectris AG, Aveniq Comicro AG, Aveniq ERPsourcing AG und Aveniq Logicare AG, alle mit Sitz in der Schweiz (nachfolgend gemeinsam «Aveniq», «wir» oder «uns» genannt). Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist datenschutzrechtlich die Aveniq verantwortlich (gemeinsame Verantwortlichkeit der Gruppengesellschaften), soweit im Einzelfall nichts Anderes kommuniziert wird.
Für die Abwicklung Ihrer Anmeldung zu einem Event oder Webinar mittels Online-Formular sowie zur Durchführung unserer Webinare nutzen wir die Office 365 Dienste von Microsoft, wodurch wir an das Privacy Statement von Microsoft gebunden sind (Microsoft Privacy Statement). Für die Verwaltung der Kontakte und Events nutzen wir unser Customer Relationship Management Tool (CRM). Die Datenhaltung erfolgt in unserem Microsoft 365 Tenant in der Schweiz.

Welche Daten bearbeiten wir?

Im Rahmen deiner Anmeldung bearbeiten wir verschiedene Kategorien von Daten über Sie, insbesondere die folgenden:

• Übermittlungsdaten: 
  Wenn Sie unser Formular zur Event- oder Webinar-Anmeldung nutzen, bearbeiten wir bei der Übermittlung das Datum und die Uhrzeit (Zeitstempel). Dies tun wir ebenfalls, wenn Sie Mailings von uns öffnen und auf die darin enthaltenen Inhalte klicken (z.B. auf den Webinar-Link). Diesfalls registriert unser CRM zusätzlich den geographischen Standort des Mailservers, mit welchem Sie sich verbinden.
• Registrierungsdaten: 
  Wenn Sie sich für einen Event oder ein Webinar anmelden, benötigen wir Ihre Kontaktangaben. Für die Event- oder Webinar-Registrierung benötigen wir Ihren Vornamen und Namen sowie Ihre E-Mail-Adresse. Der Name dient der Identifikation und an die E-Mail-Adresse senden wir die Teilnamebestätigung und die weiteren Details zum Event oder Webinar.
• Kontaktangaben: 
  Mit dem Einreichen des ausgefüllten Formulars wird automatisch ein Kontakt über Sie in unserem CRM angelegt, mit welchem wir den zentralisierten Versand der weiteren Event- oder Webinar-Details (z.B. Anmeldebestätigung, Teilnahmelink etc.) abwickeln. Die weiteren Angaben (Funktion, Unternehmenszugehörigkeit etc.) sind nicht funktionell erforderlich. Wenn Sie aber an unseren Events und Webinaren teilnehmen möchten, müssen Sie uns diese Informationen wahrheitsgemäss bekanntgeben. Ansonsten behalten wir uns vor, Sie von der Teilnahme am Event oder Webinar auszuschliessen.
  Sollten wir im CRM bereits einen Kontakt mit der von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse führen, wird Ihre Anmeldung automatisch diesem Kontakt zugewiesen.
• Technische Daten: 
  Informationen zu den technischen Daten, die wir beim Besuch unserer Websites bearbeiten, finden Sie auf der allgemeinen Datenschutzerklärung von Aveniq.
• Sonstige Daten: 
  Sobald Sie mit uns in Kommunikation treten, bearbeiten wir die entsprechenden Kommunikationsdaten ((je nach Inhalt der Kommunikation, z.B. Ihre Telefonnummer in Ihrem E-Mail Footer oder falls Sie uns anrufen). Diese Daten werden in aller Regel via E-Mail bearbeitet.

Den Grossteil der vorstehend erwähnten Daten geben Sie uns aktiv im Rahmen Ihrer Anmeldung und der damit einhergehenden Kommunikation bekannt. Die Angabe dieser Personendaten ist freiwillig. Wenn Sie aber an einem kostenlosen Event oder Webinar von Aveniq teilnehmen möchten, benötigen wir die im Formular angeforderten Angaben von Ihnen (insbesondere eine gültige E-Mail-Adresse).

Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Sämtliche Daten, welche Sie bei der Anmeldung sowie der Teilnahme angeben, werden ausschliesslich für die Durchführung des jeweiligen Events oder Webinars benötigt, zunächst für Ihre Teilnahme und unsererseits, um Übersicht über die Teilnehmerliste zu haben sowie um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.
Die weiteren Daten (insbesondere Übermittlungsdaten) benötigen wir, um Sie im Problemfall optimal unterstützen zu können (Support, Problemanalyse) sowie zu statistischen Zwecken.
Sie erhalten zudem von Aveniq eine E-Mail mit einem Link zum Abonnentencenter, wo Sie Ihre zukünftigen Präferenzen für Marketingmailings einstellen können.
Wir weisen Sie darauf hin, dass im Nachgang an den Event oder das Webinar sich möglicherweise einer unserer Sales-Mitarbeitenden bei Ihnen für ein Feedback und zur Vorstellung unserer Produkte und Dienstleistungen meldet.

Auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Daten?

Sämtliche Personendaten, die Sie uns bekannt geben, bearbeiten wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit erforderlich, und um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Ansonsten bearbeiten wir Ihre Daten nur, wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben, um die genannten Zwecke zu erreichen, insbesondere zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, soweit die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften vom jeweils anwendbaren Datenschutzrecht nicht ohnehin bereits als eigenständige Rechtsgrundlage anwendbar ist.

Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Die uns von Ihnen bekannt gegebenen Personendaten werden vertraulich behandelt.
Für unser CRM ziehen wir technische Unterstützung (Betriebs- und Supportleistungen) durch die folgenden Auftragsbearbeiter bei:

• Auftragsbearbeiter: BE-Terna GmbH, mit Niederlassungen in Österreich und Deutschland
• Unterauftragsbearbeiter von BE-Terna GmbH:
  Selcon-IT, Einzelunternehmung (Inhaber: Martin Haeberlin), mit Sitz in Deutschland

Soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder es zur Wahrung unserer Interessen erforderlich erscheint, geben wir Ihre Daten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weiter.

Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Die Angaben im Zusammenhang mit eine Event- oder Webinar-Anmeldung bewahren wir während 2 Jahre nach dessen Durchführung auf.

Ihre Kontaktdaten behalten wir so lange zu Marketingzwecken in unserem CRM bis Sie uns mitteilen, dass wir diese ändern, berichtigen oder löschen sollen. Im CRM speichern wir Ihren Vornamen, Namen und Ihre E-Mail-Adresse, und soweit angegeben, Telefonnummer, Funktion und Unternehmenszugehörigkeit, mit den von Ihnen im Abonnentencenter angegebenen Präferenzen zu Marketingmails. Gegebenenfalls ist diese Information beschränkt auf den Vermerk, dass Sie keine Marketingmails von Aveniq wünschen. Dies ist erforderlich, um sicherzustellen, dass dieser Wunsch auch zukünftig respektiert wird. Vorbehalten bleiben stets die erforderlichen Kontaktangaben im Rahmen einer Kundenbeziehung zur Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung etc.

Wir behalten uns das Recht vor, die von Ihnen erfassten Personalien (ohne E-Mail-Adresse, Telefonnr. und Dokumente) zu statistischen Zwecken im System zu historisieren, allenfalls in pseudonymisierter oder anonymisierter Form.

Wie schützen wir Ihre Daten?

Aveniq stellt durch geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen sicher, dass Ihre zur Verfügung gestellten Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Änderungen, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen geschützt sind. Im Falle der Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten werden die Informationen in verschlüsselter Form übertragen, um einem Missbrauch der Daten durch Dritte vorzubeugen. Unsere Sicherungsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

Welche Rechte haben Sie?

Informationen zu Ihren Rechten im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung von Aveniq.

Kontakt

Bei Problemen oder Fragen wenden Sie sich bitte an den zuständigen Marketing & Communications Kontakt oder kontaktieren Sie uns via kommunikation@marketing.aveniq.ch.
Bei Fragen zum Datenschutz oder um Ihre damit verbundenen Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an folgenden Kontakt (Datenschutzbeauftragter gemäss Art. 37 ff. DSGVO sowie Datenschutzberater gemäss Art. 10 revDSG):

Aveniq Avectris AG
Datenschutzbeauftrager
Bruggerstrasse 68
5401 Baden
datenschutz@aveniq.ch

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die ständige Entwicklung des Internets und der anwendbaren Datenschutzbestimmungen macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Letzte Aktualisierung: 31.08.2023