Datenschutzerklärung Aveniq IT Services S.R.L.

Letzte Aktualisierung: 02.06.2023

Worauf bezieht sich diese Datenschutzerklärung?
Aveniq IT Services S.R.L. und ihren verbundenen Unternehmen (gemäss nachfolgender Definition) ist der Schutz deiner persönlichen Daten im Rahmen deiner Bewerbung ein wichtiges Anliegen, das wir sehr ernst nehmen. Deshalb möchten wir dir dich mit dieser Datenschutzerklärung darüber informieren, welche Datenschutzmassnahmen wir ergreifen sowie wie wir deine Personendaten verwenden und wann wir welche Daten speichern.  

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes («DSG»), des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes («revDSG») und der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») unter Berücksichtigung von dessen lokaler Umsetzung in Rumänien ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze und Verordnungen anwendbar sind, hängt vom Einzelfall ab.

Wer ist für die Bearbeitung deiner Daten verantwortlich?
Die Aveniq Gruppe besteht aus den Gesellschaften Aveniq AG, Aveniq Avectris AG, Aveniq Comicro AG, Aveniq ERPsourcing AG, Aveniq Logicare AG, alle mit Sitz in der Schweiz und Aveniq IT Services S.R.L., mit Sitz in Rumänien (nachfolgend gemeinsam «Aveniq», «wir» oder «uns» genannt). Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist datenschutzrechtlich die Aveniq verantwortlich (gemeinsame Verantwortlichkeit), soweit im Einzelfall nichts Anderes kommuniziert wird. 

Der Start des Bewerbungsprozesses erfolgt über LinkedIn bzw. eine Website mit unserem Bewerbungsformular. Inhaltlich wickeln wir Bewerbungen ausschliesslich über unser eigenes Bewerbungsformular ab. Solltest du dich über einen anderen Weg bewerben, werden wir dir den Link mit dem Formular zur Verfügung stellen. Für das Formular nutzen wir Microsoft Office 365 Dienste (Power Pages), wodurch wir an das Privacy Statement von Microsoft gebunden sind (Microsoft Privacy Statement). Die Übermittlung der Daten erfolgt verschlüsselt und deren Haltung erfolgt in der Schweiz auf unserem Microsoft 365 Tenant. Wir erfassen deine Angaben, die du uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses machst. Der Bewerbungsprozess in Rumänien wird unterstützt von Xiting ROM SRL (nachfolgend “Xiting”).

Welche Daten bearbeiten wir?
Im Rahmen deiner Bewerbung bearbeiten wir verschiedene Kategorien von Daten über dich, insbesondere die folgenden:

Übermittlungsdaten
Wenn du unser Formular zur Übermittlung deiner Bewerbung nutzt, bearbeiten wir bei der Übermittlung das Datum und die Uhrzeit.  

Bewerbungsdaten
Wenn du dich für eine offene Stelle bewirbst, benötigen wir zur Prüfung deiner Bewerbung Angaben und Unterlagen über deine Person (Lebenslauf, Diplome, Arbeitszeugnisse etc.). Die mit einem Stern gekennzeichneten Daten benötigen wir zwingend als Mindestangaben.  

Deine im Bewerbungsformular angegebenen Bewerbungsdaten bewahren wir in einer geschützten Ablage auf. Für die übermittelten Bewerbungsunterlagen legen wir einen geschützten Ordner innerhalb der geschützten Ablage an. Für Änderungen oder Löschungen erreichst du uns via cluj@aveniq.ch.  

Technische Daten
Informationen zu den technischen Daten, die wir beim Besuch unserer Websites bearbeiten, findest du auf der allgemeinen Datenschutzerklärung von Aveniq: Datenschutzerklärung (aveniq.ch)   

Sonstige Daten
Sobald du mit uns in Kommunikation trittst, bearbeiten wir die entsprechenden Kommunikationsdaten und Unterlagen, die du uns übermittelst. Für einen Vertragsschluss bearbeiten wir die entsprechenden Vertrags- und Stammdaten. Diese Daten werden in aller Regel aber via E-Mail bearbeitet. Im Rahmen des Anstellungsverhältnisses in Rumänien unterstützt CONTZILLA SRL (nachfolgend “Contzilla”) mit der Abwicklung der lokalen Sozialversicherungen sowie weiteren Versicherungen und gesetzlichen Abgaben. 

Den Grossteil der vorstehend erwähnten Daten gibst du uns selbst im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und der Kommunikation bekannt. Mit Ausnahme einer gesetzlichen Verpflichtung im Einzelfall, bist du dazu nicht verpflichtet. Wenn du dich aber bei Aveniq bewerben willst, musst du uns die in den entsprechenden Formularen verlangten Daten wahrheitsgemäss bekanntgeben. Soweit du uns Daten über andere Personen wie z.B. Familienmitglieder, Referenzen etc. übermittelst bzw. bekannt gibst, gehen wir davon aus, dass du dazu befugt bist und dass diese Daten richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigst du dies. Bitte stelle auch sicher, dass diese Dritten über die vorliegende Datenschutzerklärung informiert wurden.

Zu welchen Zwecken bearbeiten wir deine Daten?
Sämtliche Daten, welche du bei der Benutzerregistrierung sowie deiner Bewerbung eingibst, werden ausschliesslich dazu verwendet, um deine Bewerbung für eine bestimmte Stelle zu überprüfen und zu beurteilen bzw. mit dir Kontakt aufzunehmen und letztendlich ein Arbeitsverhältnis einzugehen.

Auf welcher Grundlage bearbeiten wir deine Daten?
Sämtliche Personendaten, die du uns bekannt gibst, bearbeiten wir auf Grundlage deiner Einwilligung, soweit für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses erforderlich, d.h. die Prüfung, ob du für eine offene Stelle geeignet bist, und um mit dir Kontakt aufzunehmen. Ansonsten bearbeiten wir deine Daten nur, wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben, um die genannten Zwecke zu erreichen, insbesondere zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, soweit dies nicht vom jeweils anwendbaren Datenschutzrecht als eigenständige Rechtsgrundlage anwendbar ist.

Wem geben wir deine Daten bekannt?
Die uns von dir bekannt gegebenen Personendaten werden vertraulich behandelt. Im Rahmen einer konkreten Bewerbung haben ausschliesslich Personen, welche mit der Besetzung dieser Stelle zu tun haben, Einblick in die von dir bekannt gegebenen Daten. Es sind dies insbesondere das HR von Aveniq in der Schweiz und Rumänien sowie potentielle Führungskräfte und Teammitglieder aus einer oder mehreren Gesellschaften der Aveniq Gruppe. In Rumänien wird der Bewerbungsprozess durch Xiting unterstützt, während der Anstellung unterstützt das lokale Treuhandbüro Contzilla mit administrativen Themen wie der Abwicklung von Sozialversicherungsleistungen. Darüber hinaus geben wir keine Personendaten an Unternehmen oder Personen ausserhalb von Aveniq bekannt. 

Soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder es zur Wahrung unserer Interessen erforderlich erscheint, geben wir deine Daten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weiter.

Wie lange bearbeiten wir deine Daten?
Deine Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung über das Bewerbungsformular und allfällige Notizen des Recruiters bleiben nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens während höchstens 272 Tagen aktiv, es sei denn, du widerrufst deine Zustimmung früher, und befinden sich nach der Löschung während 93 Tagen in einem Back-up. Wir behalten uns das Recht vor, die von dir erfassten Personalien (ohne E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Dokumente) zu statistischen Zwecken im System zu historisieren, allenfalls in pseudonymisierter oder anonymisierter Form.

Wie schützen wir deine Daten?
Aveniq stellt durch geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen sicher, dass deine zur Verfügung gestellten Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Änderungen, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen geschützt sind. Im Falle der Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten werden die Informationen in verschlüsselter Form übertragen, um einem Missbrauch der Daten durch Dritte vorzubeugen. Unsere Sicherungsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

Welche Rechte hast du?
Informationen zu deinen Rechten im Zusammenhang mit der Bearbeitung deiner Personendaten findest du in der allgemeinen Datenschutzerklärung von Aveniq: Datenschutzerklärung (aveniq.ch)

Kontakt
Bei Problemen oder Fragen zum Bewerbungsprozess wende dich bitte an den zuständigen HR Manager oder kontaktiere uns via cluj@aveniq.ch. 

Bei Fragen zum Datenschutz oder um deine damit verbundenen Rechte geltend zu machen, wende dich bitte an folgenden Kontakt (Datenschutzbeauftragter gemäss Art. 37 ff. DSGVO sowie Datenschutzberater gemäss Art. 10 revDSG):
Aveniq Avectris AG
Datenschutzbeauftrager
Bruggerstrasse 68
5401 Baden
datenschutz@aveniq.ch

Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Die ständige Entwicklung des Internets und der anwendbaren Datenschutzbestimmungen macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.