Fallbasiertes Arbeiten effizient unterstützt: Rechtsdienst eines Energiewirtschaftsunternehmens setzt auf iManage

Der konzerninterne Rechtsdienst eines grossen, Schweizer Energiedienstleisters umfasst derzeit 34 erfahrene Anwältinnen und Anwälte, die an verschiedenen Standorten weltweit stationiert sind. Die Dokumentemanagementlösung der Abteilung, die Applikation «WinJur», befand sich am Ende des Produktlebenszyklus und sollte durch ein geeignetes Nachfolgeprodukt abgelöst werden. Der Kunde identifizierte die führenden Branchenlösung iManage aus verschiedenen Produkten als geeigneten Ablösekandidaten und bat Aveniq, die Implementierung zu unterstützen. 

Die Wahl des Kundenunternehmens fiel aus mehreren Gründen auf iManage Work, bereitgestellt und betrieben durch Aveniq als offizielle Schweizer iManage-Implementierungspartnerin. Zum einen wird die «de facto»-Branchenlösung für Anwaltskanzleien und Rechtsdienste fortlaufend den sich wandelnden Anforderungen der Rechtsbranche angepasst. Zum anderen entlasten Automatisierungen im Bereich Metadatenvererbung und Fallaktenablage die Benutzer*innen von Routineaufgaben.

Aus der bisherigen Lösung «WinJur» sollte eine Vielzahl von Informationen, welche bis zurück ins Jahr 2010 reichten, in iManage überführt werden. Somit handelte es sich bei diesem Vorhaben nicht nur um die Neueinführung des Produktes iManage, sondern um ein ambitioniertes Migrationsprojekt.

Um die Weiterverwendung der bestehenden Daten und die Nutzung des vollen Funktionsumfanges in der neuen Lösung sicherzustellen, führte Aveniq als erstes eine ausführliche Migrationsanalyse durch. Die Herausforderung bestand darin, die gewünschten Daten in einer migrierbaren Form aus «WinJur» zu exportieren und sie dann vollzählig und möglichst effizient in iManage wieder einzubinden. Mit diesem Vorgehen stellte Aveniq sicher, dass nach der Migration ein einfacher und schneller Datenzugriff gewährleistet ist.

Unmittelbar nach einer kurzen Konzeptphase starteten die zertifizierten iManage Engineers der Aveniq mit den Vorbereitungen zur Datenübernahme. Parallel dazu wurde das neue System bereits aufgebaut, die passenden Microsoft Office add-ons für die performante Desktop-Integration ausgerollt und iManage Work für den Rechtsdienst des Kunden vorkonfiguriert. Die neue Ablagestruktur in iManage wurde vollständig auf Basis eines Migrationsskripts automatisiert erstellt. Obwohl die Ablage der zahlreichen Dateien in iManage aufgrund der notwendigen Bereinigung von den Aveniq-Fachspezialist*innen manuell durchgeführt werden musste, konnte das Projekt in nur vier Monaten Durchlaufzeit abgeschlossen werden.