IT-Butler mit Charme schafft neuen Begegnungsort in der Stadtverwaltung

comm^IT betreibt und verantwortet unter anderem den Betrieb und den Support der ICT-Systeme von Aarau und Baden. Das eigenständige, öffentlich-rechtliche Unternehmen ging aus dem Zusammenschluss der Informatikabteilungen der beiden Städte hervor, mit dem Ziel, den Mitarbeitenden in den jeweiligen Abteilungen qualitativ gute und dennoch kosteneffiziente ICT-Dienstleistungen, Services und Geräte zur Verfügung zu stellen.

Motiviert durch diese Intention und der Suche nach einer kreativen Lösung für die Erbringung wirtschaftlicher Support-Services, entdeckte comm^IT den IT-Automaten as-a-Service von Aveniq. Dieser erlaubt eine Ausweitung der Support-Services. Ausserdem zahlt das Modell in die Nachhaltigkeitsziele von comm^IT ein, indem Synergien zwischen den beiden Standorten noch besser genutzt, die Routenplanung des Supportteams optimiert und Reisezeiten der Belegschaft reduziert werden können.

Der IT-Automat von Aveniq ist in erster Linie für klassische Hardware-Anwendungsfälle konzipiert. Dazu gehören die Bereitstellung, der Verleih oder die Rücknahme von IT-Geräten bei Neueintritten, Aus- oder Übertritten oder bei Hardware-Defekten. Mit den flexiblen, zugehörigen Prozessen sind der IT-Service-Organisation von comm^IT in der Ausprägung jedoch keine Grenzen gesetzt. So können in Zukunft die beiden charmanten Butler in Aarau und Baden beispielsweise auch bei sicheren Übergaben von Arbeitsmitteln- oder Geräten zwischen den Teilzeitmitarbeitenden zum Einsatz kommen. Ergänzend hält der IT-Automat auch eine kleine Aufmerksamkeit zu einem Projektende oder zu einem speziellen Geburtstag auf Wunsch für die Belegschaft bereit.

Die Mitarbeitenden bedienen den IT-Butler durch das integrierte, intuitiv zu bedienende Touchpanel. Der erforderliche Bezug respektive Austausch, erfolgt schnell, sicher und unkompliziert mittels Badge, PIN oder Barcode. Bei einem defekten Arbeitsgerät kann die betroffene Person umgehend weiterarbeiten. Dabei kann von der jeweiligen Organisation definiert werden, welche IT-Mittel einfach entnommen werden können und bei welchen das Personal erst über den Service-Desk ein Ticket eröffnen muss und dort einen Code erhält.

Über ein vorgelagertes Backend-System steuert und bewirtschaftet die verantwortliche Person der IT-Support-Abteilung den IT-Automaten und behält stets den Überblick über das Angebot. Dank einer offenen Schnittstelle kann das Ausgabesystem effizient in die bestehende Systemlandschaft des Kunden integriert werden. Durch Wake-On-LAN (WOL) und Anbindung an die Softwareverteilung (Beispiel SCCM) können Notebooks laufend aktualisiert und im Supportfall personalisiert werden, inklusive Softwarepakete, Profil und Einstellungen.

Die Aveniq-Expert*innen unterstützten comm^IT ergänzend in der Aufsetzung der passenden Support-Prozesse rund um den IT-Automaten mit ihren Best-Practice-Erfahrungen.

Mit den beiden intelligenten IT-Automaten erhalten die Anwender*innen von comm^IT über Mittag, an Wochenenden oder ausserhalb der Bürozeiten einen Rund-um-die-Uhr-Support-Service. comm^IT kann trotz dieser Service-Ausweitung und gleichbleibend hohen Qualitätsanforderungen die Kosten und die Reisezeiten für den IT Field Service und die Mitarbeitenden reduzieren. Somit gewinnen die Mitarbeitenden der Support-Organisation von comm^IT mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Der charmante IT-Butler ist neuer Begegnungsort der beiden Stadtverwaltungen und trägt seinen Teil zum Vorantreiben eines digitalen, modernen Arbeitsplatzes und zur optimalen Nutzung von Synergien bei den Teammitgliedern bei.