Fachartikel

Digitale Assistenten automatisieren klinische Prozesse effizient

Digitale Assistenten können viele Routinearbeiten übernehmen. Sie bringen Kosteneinsparungen und entlasten auch das Spitalpersonal.
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Wichtig für den Erfolg der digitalen Helfer ist, dass die Mitarbeitenden frühzeitig einbezogen werden, um den Mythos vom «Jobkiller» von Anfang an zu entkräften.

Das Gesundheitswesen steht vor verschiedenen Herausforderungen: hoher Kostendruck, die Notwendigkeit zur engen (digitalen) Vernetzung mit allen Leistungserbringern und die «digitale Transformation». Hohe administrative Kosten entstehen insbesondere durch manuelle Prozesse, Kommunikation über Papier und entsprechend häufige Medienbrüche. Hier können digitale Assistenten wie Softwareroboter und Chatbots helfen. Sie reduzieren operative Kosten und übernehmen Routineabläufe sowie wiederkehrende Aufgaben. Damit entlasten sie die Mitarbeitenden nachhaltig und messbar von administrativen Tätigkeiten.

‍Softwareroboter und Chatbots zur Prozessautomation

‍Softwareroboter (Robotic Process Automation – RPA) automatisieren häufig wiederkehrende Abläufe, indem sie in den Systemapplikationen dieselben Schritte wie die Mitarbeitenden ausführen. Sie können somit für vielfältige klinische Prozesse eingesetzt werden, etwa bei der optimalen Planung von Untersuchungs- und Behandlungsabläufen (Vergabe von Terminen), bei der Personaleinsatzplanung und der Bettendisposition sowie bei der Kodierung und Erstellung von Berichten im Zusammenhang mit dem EPD (Dokumentenaustausch).

Aber auch in klassischen Backoffice-Abteilungen können sie zur Effizienzsteigerung beitragen. Sie dienen in den Finanzabteilungen zur automatischen Erstellung von Controlling-Reports, zur Plausibilisierung von Geschäftszahlen und Erfassen von Rechnungspositionen; in den Personalabteilungen zur automatischen Erfassung von Ein- und Austritten und in den IT-Abteilungen zur kontinuierlichen Überwachung kritischer Applikationen oder für selbstständige Tests nach (grösseren) Updates.

Zunehmend halten auch Chatbots als digitale Assistenten für die Kommunikation mit Patienten Einzug in die Spitäler. Diese können administrative Aufgaben wie die Patientenanmeldung übernehmen und abgefragte Patientendaten entweder direkt oder mithilfe der Softwareroboter in die klinischen Informationssysteme übertragen – effizient, papierlos und bei gleichbleibender Qualität.

‍Die Einbindung der Mitarbeitenden als wesentlicher Erfolgsfaktor für Automation

‍Eine erfolgreiche Einführung und Akzeptanz digitaler Assistenten gelingt nur mit der Involvierung der Mitarbeitenden von Anfang an. Durch den Low-Code-Ansatz beider Technologien können die Mitarbeitenden ihre eigenen Softwareroboter steuern und bei Bedarf mit ihnen gemeinsam Aufgaben abarbeiten. Der Mitarbeitende trifft die Entscheidungen, der Softwareroboter führt die Routinetätigkeiten aus. Chatbots können einfach und verständlich durch Training der Mitarbeitenden zum Leben erweckt werden. Die Zusammenarbeit zwischen digitalen Assistenten und Mitarbeitenden schafft ausser der Arbeitserleichterung zudem Begeisterung und Motivation für eigene Automationsideen. Prozessautomatisation bedingt die Zusammenarbeit zwischen IT und Prozessexperten, einerseits um kreativ neue Möglichkeiten der Automatisierung zu entwickeln und die richtigen Prozesse zu automatisieren, andererseits um den Betrieb der digitalen Assistenten sicherzustellen. Ein internes Kompetenzzentrum für Prozessautomationen vereint die benötigte Expertise und ermöglicht eine zentrale Steuerung sowie eine effiziente Skalierung der Automationen.

IT for Health (Netzwoche), Mai 2021

Fakten

  • RPA übernimmt Routinearbeiten
  • Kostendruck als grosse Herausforderung
  • Der Erfolgsfaktor «Mitarbeitende»
  • Begeisterung durch eigene Ideen

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Maximilian Ullrich

Team Leader RPA/AI & Business Solutions

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