Cloudbasierte Archivierung: «Es gibt keine Abhängigkeiten vom Archivhersteller mehr»

«Die Archivierung ist dank offener Schnittstellen und der Integrationsmöglichkeit in bestehende Lifecycle-Modelle einfacher und kostengünstiger geworden.» Marcel Stache, Senior Application Consultant, Aveniq

Wie unterscheidet sich die Archivierung in der Cloud von bisherigen Archivierungsmethoden?

Marcel Stache: Es gibt keine Abhängigkeiten vom Archivhersteller mehr. Die Archivierung ist aus technischer Sicht dank offener Schnittstellen (CMIS, APIs) und der Integrationsmöglichkeit in bestehende Lifecycle-Modelle einfacher und kostengünstiger geworden. Die Beratung durch erfahrene Anbieter wie Aveniq behält jedoch ihre Wichtigkeit, um das technische Umfeld sowie die Prozesse ganzheitlich End-to-End zu analysieren und einer nachhaltigen Lösung zuzuführen.

Was ist alles archivierungspflichtig?

Geschäftsrelevante Dokumente sind, je nach regulatorischen Vorgaben, etwa GeBüV, aufzubewahren, beziehungsweise zu archivieren. In einem Rechtsfall müssen Beweise erbracht werden, dass etwa Prozesse eingehalten wurden. Als geschäftsrelevant können ausser E-Mail neu auch Chat-Verläufe, Dateiablagen oder Aufzeichnungen, z.B. aus Microsoft Teams gelten.

Gibt es in Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams eine Archivierungsfunktion?

Eine zugehörige Archivierungsmöglichkeit fehlt bei vielen Collaboration Tools im Lieferumfang. Viele Unternehmen sind sich daher nicht bewusst, dass auch hier geschäftsrelevante, archivierungspflichtige Inhalte entstehen können. Um etwa Chat-Verläufe aus MS Teams mit Metadaten als PDF/A zu archivieren, ist eine zusätzliche Funktion nötig. Und es braucht eine Bewusstseinsschärfung der Belegschaft für die Verantwortung: «Habe ich gerade geschäftsrelevante Informationen erzeugt, die als Beweismaterial aufbewahrt werden sollen oder die korrekte Prozessausführungen belegen? Also archiviere ich diesen Teams Chat.» Spannend wird es, sobald KI-Werkzeuge in gängigen Alltagsapplikationen, wie z.B. der Microsoft-Umgebung, nutzbar sind: Gilt der dort erschaffene und durch Mitarbeitende veredelte Inhalt künftig auch als geschäftsrelevante Erzeugung, die archiviert werden muss und die als Beweismaterial im Rechtsfall zugelassen ist?

Kann man in der Cloud revisionssicher archivieren?

Ja und auch nach strengen Sicherheitsvorgaben. Revisionssicher abgelegt bedeutet, der archivierte Zustand ist unveränderbar, die Integrität ist gewährleistet und die Speicherung erfolgt nachweisbar unverfälscht. Sämtliche Zugriffe, Änderungen (Versionierung) und Löschungen werden protokolliert und erfüllen damit die regulatorischen Anforderungen. Unsere Kunden im Versicherungs- und Finanzumfeld schätzen bei AdActa auch die vollumfängliche Integration in die bestehende Microsoft-365-Welt. Das macht die Nutzung für die Belegschaft in der gewohnten Software-Umgebung einfach und intuitiv.

Welche Herausforderungen treffen Sie in Archivierungsprojekten regelmässig an?

Sinnvoll ist, wenn man sich Gedanken über die Dokumentenstruktur und die Metadaten macht, bevor man mit der (cloudbasierten) Archivierung startet. Wer Dokumente ins Archiv legt, möchte eine 360-Grad-Geschäftsfallsicht darauf haben. Ein Beispiel: Ich habe Dokumente, die über mein SAP-System zu einem Kunden archiviert werden. Es gibt auch Bestellungen dazu aus einer anderen Quelle und im Dokumentenmanagementsystem liegen verwandte Projektunterlagen. Definiere ich im Vorfeld, welche Metadaten für die Suchfunktion relevant sind, finde ich im Archiv alle Dateien aus allen Quellen zu diesem Kunden. Dazu werden Attribute wie z.B. Kundennamen oder -nummer, Projektname oder -nummer oder weitere Ordnungsstrukturen mitarchiviert.

Das klingt nach viel Arbeit, bevor man mit der Archivierung in der Azure Cloud starten kann.

Nein, denn in der Regel hat sich jedes Unternehmen dazu schon erste Gedanken gemacht oder bereits wichtige Attribute auf Abteilungsstufe definiert. Im Projekt werden all diese Informationen harmonisiert, ergänzt und fliessen in eine ganzheitliche Unternehmenssicht ein. Je nach Reifegrad und Pflegestand der Metadaten dauert eine Überführung in ein cloudbasiertes Archiv zwischen zwei und fünf Arbeitstagen. Bedingt natürlich, dass die Vorarbeiten (Dokumentenstruktur, Voranalyse, Detailkonzept, Archivanbindung) bereits durchgeführt wurden. Auch hier unterstützen wir mit unserer langjährigen Erfahrung gerne, von den ersten Vorarbeiten bis zum Ende des ersten erfolgreichen Archivierungszyklus auf AdActa.