AdActa – Revisionssichere Archivierung in der Cloud

Die revisionssichere Archivierung in der Cloud bietet eine innovative und sichere Lösung für die langfristige Speicherung wichtiger Unternehmensdaten. In der heutigen digitalisierten Welt, in der Datensicherheit und Compliance eine entscheidende Rolle spielen, ist es für Unternehmen unerlässlich, auf Lösungen zu setzen, die nicht nur effizient, sondern auch rechtlich konform sind. AdActa ermöglicht es Ihnen, Ihre geschäftskritischen Daten nicht nur sicher und zentralisiert zu speichern, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Ihr Herausforderungen

Die Einführung einer revisionssicheren Dokumentenarchivierung in einem Unternehmen, insbesondere unter Berücksichtigung der Schweizer Gesetzgebung, bringt mehrere Herausforderungen mit sich:

• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
  In der Schweiz müssen Unternehmen gesetzliche Anforderungen für die revisionssichere Archivierung erfüllen, was die Herausforderung birgt, ein System zu implementieren, das alle relevanten Gesetze und Verordnungen einhält.
• Datensicherheit und Datenschutz
  Die Datensicherheit und der Schutz personenbezogener Daten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz erfordern robuste Verschlüsselungsmethoden, sichere Zugriffskontrollen und effektive Disaster-Recovery-Pläne.
• Technische Implementierung
  Die Umsetzung einer revisionssicheren Archivierung erfordert Lösungen, die mit bestehenden IT-Systemen und Geschäftsprozessen kompatibel sind und die Anforderungen an Datenunveränderlichkeit erfüllen.
  
• Organisatorische Anpassungen
  Neben technischen Anpassungen erfordert die revisionssichere Archivierung auch organisatorische Anpassungen, einschliesslich der Schulung der Mitarbeiter*innen und der Anpassung interner Richtlinien, um Standards zu erfüllen.
• Langzeitarchivierung
  Systeme müssen Daten effektiv verwalten, langfristige Integrität sicherstellen und Strategien für Datenmigration und regelmässige Updates umfassen, um mit sich ändernden Technologien Schritt zu halten.
  
• Kostenmanagement
  Die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines revisionssicheren Archivierungssystems erfordert eine Abwägung zwischen Implementierungs- und Betriebskosten sowie dem Nutzen für Compliance und Datensicherheit.
  
• Auditierung und Compliance-Überprüfungen
  Unternehmen müssen regelmässige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass ihr Archivierungssystem gesetzlichen Anforderungen entspricht, was besonders herausfordernd sein kann, vor allem bezüglich Dokumentation und Nachweisführung.
  

Insgesamt erfordert die Einführung einer revisionssicheren Dokumentenarchivierung in der Schweiz eine sorgfältige Planung, die Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben und die Implementierung effektiver technischer und organisatorischer Massnahmen.

Unser Angebot

AdActa bietet eine revisionssichere, cloudbasierte Archivierungslösung an. Sie ermöglicht die sichere Speicherung von Dokumenten aus mehreren Anwendungen, was für jede Cloud-Governance unerlässlich ist. AdActa ermöglicht es Ihnen, schnell auf archivierte Daten zuzugreifen und sie effektiv zu verwalten. Die Lösung ermöglicht Flexibilität, reduziert Kosten und eliminiert die Notwendigkeit des Betriebs von IT-Infrastruktur oder Archivsoftware. AdActa protokolliert alle Zugriffe, Änderungen und Löschungen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und unverändert gespeichert werden. AdActa hilft Ihnen, die digitale Verwaltung Ihrer Daten zu kontrollieren.

Ganzheitliche Integration

• SAP S/4HANA: AdActa bedient SAP mit der ArchiveLink-Schnittstelle sowie S/4HANA mit der neu zertifizierten SAP CMIS-Schnittstelle. Damit lassen sich Koexistenzen abbilden wie auch Cloud- und/oder OnPrem-Lösungen.
• MS SharePoint: Dokumente, ganze Ordner oder auch SharePoint-Seiten können manuell oder automatisiert archiviert oder ausgelagert werden.
• MS Exchange: AdActa archiviert ganze Postfächer und Funktionspostfächer automatisiert (z.B. Einkauf oder Vertrieb). Gesteuert über die von Ihnen im Outlook definierten Regeln, können E-Mails in vorab definierte E-Mail Ordnern gesammelt und automatisch über die Regeln von AdActa archiviert werden.
• Teams & M365: In Microsoft Office Applikationen werden zunehmend geschäftsrelevante Daten erzeugt und gespeichert, welche den regulatorischen Anforderungen unterliegen und revisionssicher zu archivieren sind.
• File-Share: Auch heute noch werden geschäftsrelevante Daten auf dem Laufwerk abgelegt. Um hier ebenfalls die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, bietet AdActa die Möglichkeit, Dokumente wie auch ganze Ordner revisionssicher zu archivieren.
• ERP: Mit CMIS oder REST-API integrieren Sie nicht nur SAP, sondern auch andere ERP-Systeme nahtlos in AdActa, um regulatorische Standards zu erfüllen. Die Integrationstiefe variiert je nach ERP-System. Je mehr Metadaten aus ERP in AdActa übernommen und dem Aktenplan zugeordnet werden, desto grösser ist der Zusatznutzen.

Unser Vorgehen

Die Implementierung eines Projektes zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten ist ein Prozess, der in mehreren Schritten erfolgen sollte. Dadurch stellen wir sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Im nachfolgenden Abschnitt sehen Sie unsere Vorgehensweise:

Ihre Vorteile

• Kosteneffizienz
  Cloudbasierte Archivierungslösungen sind kostengünstiger als lokale Systeme, da sie die Notwendigkeit für teure Hardware, Wartung und Personal reduzieren. Sie zahlen in der Regel nur für den genutzten Speicherplatz und die Ressourcen.
• Skalierbarkeit
  Cloud-Speicherlösungen bieten hohe Skalierbarkeit, indem sie den Speicherbedarf leicht an das Unternehmenswachstum anpassen, was besonders wichtig ist, wenn Datenmengen schnell zunehmen.
• Zugänglichkeit und Mobilität
  Die Cloud ermöglicht den Zugriff auf archivierte Daten von überall und zu jeder Zeit, was die Mobilität der Mitarbeiter erhöht und flexiblere Arbeitsmodelle wie Homeoffice ermöglicht.
• Datensicherheit und -integrität
  Viele Cloud-Anbieter bieten umfassende Sicherheitsmassnahmen, darunter regelmässige Updates, fortschrittliche Verschlüsselung und spezialisierte Sicherheitsteams, die oft über lokale Möglichkeiten hinausgehen.
• Automatisierte Compliance
  Cloud-Anbieter entsprechen oft strengen Compliance-Standards und bieten automatisierte Tools zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen bezüglich der Datenspeicherung.
  
• Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit
  Cloud-Dienste bieten hohe Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit, da Daten in mehreren geografisch verteilten Rechenzentren gespeichert werden, was das Risiko eines Datenverlusts minimiert.
  
• Einfachere Wartung und Updates
  Wartung und Updates der Infrastruktur werden vom Cloud-Anbieter durchgeführt. Dies entlastet die IT-Abteilung des Unternehmens und stellt sicher, dass die Systeme immer auf dem neuesten Stand sind.
• Umweltfreundlichkeit
  Cloud-Dienste können effizienter und umweltfreundlicher sein als lokale Lösungen, da Anbieter oft grosse, energieeffiziente Rechenzentren nutzen und Ressourcen optimieren können.
• IT-Lösungen in die Cloud verlagern
  Schlagworte wie „Journey tot he Cloud“ oder „Cloud readiness“ stehen vielen Roadmaps von IT-Leitern. Die Cloud-Option halten sich alle Unternehmen offen, um agil und flexibel zu werden und zu bleiben.
• Unterstützung von Multi-Archiv
  Nicht immer möchte eine Firma seine Daten in der Cloud hosten – auch wenn diese sicher verwaltet wird. Mit der Aveniq Swiss Private Cloud kann dem Kunden die Möglichkeiten angeboten werden, seine Daten in der Private Cloud abzulegen.

Referenzen

Case Studies

Zukunftssichere Archivlösung im Tandem mit SharePoint

Pax: Mit der cloudbasierten Archivierung AdActa revisionssicher in der Cloud angekommen

Die revisionssichere Archivierung in der Cloud ermöglicht Ihrem Unternehmen, Ihre Daten effizient, sicher und kostengünstig zu speichern und gleichzeitig die Compliance wie auch Zusammenarbeit zu vereinfachen.

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