Optimierter Budgetierungs- und Beschaffungsprozess mit SAP Fiori

An den Standorten des Luzerner Kantonsspitals (LUKS) werden jährlich rund 42’000 Personen stationär und rund 880’000 Personen ambulant behandelt. Die Budgetierung und Beschaffung von Investitionsgütern ist für jede Gesundheitsorganisation eine Herausforderung. Für das zuständige Einkaufs- und Logistik-Team im LUKS ist es längst nicht mit der Organisation von medizinischen Bedarfsartikeln, Pflegeutensilien oder Büromaterial getan. Die Kosten, die in Spitalgebäuden anfallen, müssen laufend geplant werden. Patienten wie Mitarbeitende zählen darauf, dass genügend Einrichtungen und Mobiliar, wie beispielsweise geeignete Betten und die passenden medizinischen Geräte, vorhanden sind. Aber auch die zuverlässige Bereitstellung und Wartung der EDV-Anlagen fällt in den Bereich von Philippe Linder und seinem Team. Die Abteilung Einkauf und Logistik arbeitet von den Patientinnen und Patienten meist unbemerkt «Backstage» und sorgt dennoch täglich dafür, dass der Spitalbetrieb an den drei Standorten Luzern, Sursee und Wolhusen reibungslos funktioniert.

Für die Sicherstellung des Versorgungsauftrages werden im LUKS jährlich ca. 600 Investitionen geplant und budgetiert. Der etablierte Investitionsgüterprozess dient bei der Planung und Beschaffung als nützliche Leitplanke. Doch dieser war über drei verschiedene Systeme abgebildet und umfasste Schnittstellen in die SAP-, Microsoft- und Lotus-Notes-Welt. Philippe Linder strebte mit seinem Team eine zukunftsgerichtete Konsolidierung und Vereinfachung des bestehenden Ablaufs an und teilte seine Ideen mit Aveniq als Implementierungspartnerin.

Das umfangreiche Wissen und die Erfahrung von Aveniq als langjährige SAP Gold Partnerin floss bereits bei der Konzeption ein: Gemeinsam mit dem LUKS wurde das Konzept mit Vertretern aller Anwendergruppen erarbeitet und die einzelnen Prozessschritte eingehend beleuchtet und wo nötig neu definiert. In weiteren Schritten wurden die Applikationen im Detail entworfen, umgesetzt, getestet und in den produktiven Betrieb überführt.