Qualitativ höhere und schnellere Prozessabläufe dank digitalisiertem Kreditoren-Workflow in BPS

Die Hochschule Luzern (HSLU) ist mit aktuell rund 8’100 Studierenden in der Ausbildung, über 12’000 Weiterbildungsteilnehmenden und 250 neuen Projekten in Forschung und Entwicklung die grösste Bildungsinstitution im Herzen der Schweiz. Die HSLU bietet ihren Studierenden und Weiterbildungsteilnehmenden an den Departementen Technik & Architektur, Wirtschaft, Informatik, Soziale Arbeit, Design Film Kunst und Musik hochwertige Ausbildungs- und Weiterbildungsprogramme. Auch in der Administration setzt die HSLU auf zeitgemässe und optimierte Antworten. Aus diesem Grund soll nun auch das bisherige Rechnungssystem auf einen höheren Standard gebracht werden.

Das bislang dezentrale, über mehrere Standorte verteilte und grösstenteils papierbasierte Rechnungssystem soll zukünftig, wo immer möglich, digitalisiert und automatisiert sein; mit klarer Governance. Eine benutzerfreundliche Oberfläche soll die Bearbeitenden und Vorgesetzten dabei unterstützen, die eingehenden Rechnungen automatisiert und fehlerfrei zu bearbeiten. Zudem wollte die HSLU die diversen Adressen, über welche sie die Rechnungen bisher empfängt, neu über eine zentrale Anschrift laufen lassen.

Die Hochschule Luzern hat sich für Aveniq als Umsetzungspartnerin entschieden – unter anderem wegen ihrer langjährigen Expertise im der Bereich Business Process Suite (BPS). In einem ersten Schritt wurden mithilfe mehrerer Workshops die Bedürfnisse der Fachabteilung, die genauen Prozessdetails und die technischen Herausforderungen ermittelt. Mithilfe dieser Informationen konnte das Projekt-Team eine passgenaue Implementierungsstrategie erarbeiten und umsetzen.

Die Wahl der HSLU fiel auf das Modul ePosting der Business Process Suite. Die cloudbasierte Lösung erkennt mittels OCR-Technologie wichtige Daten der eingescannten Rechnungen und validiert diese. Mitarbeitende im Rechnungswesen kontrollieren und ergänzen bei Bedarf die Daten. Anschliessend werden die digitalisierten Rechnungen zur Freigabe an die jeweiligen Bestellenden weitergeleitet. Neu haben HSLU-Mitarbeitende die Möglichkeit, direkt ihre Stellvertretung oder Nachfolge im System zu hinterlegen, sodass die Aufgaben reibungslos übernommen werden können. Durch die detaillierte Aufzeichnung aller Ereignisse ist es jederzeit möglich nachzuvollziehen, welche Schritte im Zusammenhang mit einer spezifischen Rechnung unternommen wurden. Somit ist klar ersichtlich, wer die Genehmigung erteilt, die Buchung im Kreditorensystem vorgenommen oder die Weiterverarbeitung durchgeführt hat. Diese klar definierte Governance reduziert die Fehleranfälligkeit innerhalb des Kreditoren-Workflows substanziell.

All diese Anpassungen erwirken neben einer Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung – aufgrund weniger manueller Schritte – auch eine höhere Prozessqualität. Die zusätzliche Automatisierung verringert die Anzahl der möglichen Fehlerquellen erheblich. Schnellere und klare Abläufe reduzieren zusätzlich die Anzahl der Mahnungen und die damit verbundenen Abklärungsaufwände. So werden unnötige Kosten verhindert während gleichzeitig die Kundenzufriedenheit steigt.

Die Hochschule Luzern konnte während des gesamten Projektes auf das breite Fachwissen der Aveniq-Spezialisten vertrauen. Dank der ausgezeichneten Zusammenarbeit konnte das Projekt rechtzeitig und zur vollsten Zufriedenheit realisiert werden.