Innovationen stets im Blick – mit der Governance-Lösung für die Microsoft Power Platform

Auf der Microsoft Power Platform können Benutzer*innen mit Hilfe von einfach zugänglichen Low-Code-Entwicklungs-Tools, benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen selbst erstellen, Arbeitsabläufe automatisieren oder Daten analysieren. Eine national tätiger Kunde in der Immobilienverwaltung sammelte als innovatives Unternehmen bereits früh erste Erfahrungen auf der Microsoft Power Platform und plante den Zugriff darauf in der Belegschaft auszuweiten. Ohne eine passende Governance fehlte den IT-Verantwortlichen jedoch der nötige Überblick darüber, wie die Power Platform intern genutzt wird und es galt wichtige Fragen vor dem Rollout zu klären:

• Wie viele Personen nutzen das Tool und welches sind die aktivsten Nutzer*innen?
• Welche Applikationen wurden bereits darauf entwickelt und wie wichtig sind diese für die aktuellen betrieblichen Abläufe?
• Was passiert mit den Low-Code-Anwendungen, wenn Personen, die businesskritische Workflows mit der Power Platform erstellt haben, das Unternehmen verlassen?
• Sind die definierten Sicherheitsparameter weiterhin korrekt eingestellt oder müssen diese für den Rollout nachjustiert werden?

Die grosse Herausforderung dabei war, dass es bis heute kein explizites Produkt für die Erstellung einer Governance für die Microsoft Power Platform auf dem Markt gibt. Das Starter-Kit des Microsoft Center of Excellence bringt zwar bereits einige Werkzeuge mit, verlangt aber durch die monatlichen Änderungen auch, dass Kundenunternehmen sich regelmässig über Updates informieren und Wartungsarbeiten einplanen.

Ausserdem müssen alle Benutzer*innen mit einer Premium-Lizenz ausgestattet sein, um das Microsoft Center of Excellence zu nutzen. Aufgrund der hohen Premium-Lizenzkosten pro Person und Monat war dies keine Option. Als langjährige Partnerin wurde Aveniq beauftragt, eine Lösung zu entwickeln, die eine günstigere Governance nach Mass ermöglicht.

Dank des Open-Source-Charakters des Microsofts Center of Excellence konnten die Spezialisten von Aveniq das Center of Excellence als Governance-Lösung aufsetzen und optimal auf die Bedürfnisse und Prozesse des Kundenunternehmens aus der Immobilienbranche anpassen, ohne dass höhere Lizenzkosten entstehen. Zusammen mit den Product Ownern auf Kundenseite hat Aveniq die Anforderungen an die neue Governance definiert und einen entsprechenden Projektplan erstellt. Zum Start des Projekts hatte das Kundenunternehmen geschätzt, dass bisher nur wenige Personen die Power Platform aktiv nutzen. Doch es zeigte sich, dass das Unternehmen bereits eine stattliche Fangemeinde von Power Apps, Power Automate Flows und Power Pages besitzt: Über 300 Applikationen und Workflows wurden identifiziert, welche die Mitarbeitenden in der Pilotphase bereits entwickelt hatten.

Das Projektteam überprüfte in einem nächsten Schritt, welche dieser 300 Geschäftsanwendungen businesskritisch sind, sprich regelmässig in Arbeitsprozessen beim Kunden genutzten werden. Nutzer*innen, welche unfertige oder veraltete Projekte auf der Power Platform besitzen, erhielten eine Aufforderung, diese zu finalisieren, anzupassen oder zu löschen. Mit diesen regelmässigen Automatismen wird auch in Zukunft sichergestellt, dass nur aktiv genutzte Komponenten verfügbar sind und man im Unternehmen die Übersicht behält.

Auch die Entwicklung neuer Geschäftsanwendungen und deren Verwaltung ist mit der Governance klarer strukturiert. Mitarbeitende erhalten nun automatisch ein Formular mit Punkten, welche sie bei der Erstellung ihrer Applikationen, Workflows oder Pages beachten müssen. Auch Compliance-Richtlinien sind in diesem Formular enthalten und verhindern so, dass gesetzlichen Vorschriften unwissentlich verletzt werden.

Bestehende und neue Innovationen werden systematisch dokumentiert und in eine zentrale Applikationstabelle aufgenommen. Die Benennung der Apps sowie die Zugehörigkeit zu den verschiedenen Entitäten sind nun zu jederzeit klar definiert. So kann das Kundenunternehmen das Beste aus der Microsoft Power Platform rausholen und seine digitale Transformation noch besser vorantreiben. Mit der Etablierung der Governance muss diese auch bestmöglich betrieben werden. Aveniq freut sich sehr, das zu übernehmen.

Heute verfügt das Immobilienverwaltungsunternehmen über eine umfassende Übersicht über alle im Unternehmen mit der Power Platform erstellten Applikationen, Workflows oder Pages und kann diese aktiv bewirtschaften und optimal verwalten. Nun ist auch erkennbar, in welchen Bereichen die aktivsten Nutzer*innen sind und wo Produkte oder Automatisierungen entwickelt wurden, die dem ganzen Unternehmen zur Effizienz- oder Produktivitätssteigerung dienen könnten und daher besonders gefördert werden sollten.

Alle Mitarbeitenden des Kunden sollen mit der Power Platform in Zukunft eigene Lösungen entwickeln und noch eingeständiger arbeiten können. Das Unternehmen entlastet mit diesem Schritt auch die interne IT, die sich nun noch stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.

Weiter prüft das Unternehmen auch an den übrigen Standorten der Gruppe wie Deutschland, Frankreich etc. das Thema Power Plattform Governance aufzugreifen und von den Erfahrungen der Schweizer Niederlassung zu profitieren.