Vom Intranet zum digitalen Arbeitsplatz mit SharePoint

Microsoft 365 erfüllt die Voraussetzungen für ein modernes, anpassungsfähiges Intranet und ist im Einklang mit weiteren Initiativen der Stiftung. Die neue Intranet-Plattform wurde mit SharePoint Online in der Microsoft 365 Cloud aufgebaut und bis auf wenige Ausnahmen mit den Standardfunktionalitäten von SharePoint Online «Modern Experience» umgesetzt.

Die optische als auch technische Trennung der einzelnen Stiftungsbetriebe mittels Hub Sites sorgt dafür, dass sich die User schnell im Intranet zurechtfinden. Jeder Betrieb und alle damit verknüpften Seiten verfügen so zwar über ein eigenes CI/CD (Farbe/Logo) und eine eigene Navigation, aber der einheitliche Aufbau der Seiten sowie betriebsübergreifende Navigationspunkte bieten den Usern eine klare Wiedererkennung und unterstützen sie so in ihrer Orientierung.

Damit die Content Manager die Kommunikation transparenter gestalten und tagesaktuelle Informationen einfacher verbreiten können, werden stiftungsweite News und Veranstaltungen auf allen Startseiten der Stiftung, betriebsinterne Nachrichten dagegen nur innerhalb der Betriebe publiziert. Die Content Manager können damit bei jedem Newsbeitrag entscheiden, welche Zielgruppe sie erreichen möchten.

Für die Verwaltung ihrer Veranstaltungen benötigt die Stiftung optionale Einstellungen wie Registrationspflicht, maximale Anzahl Teilnehmer*innen und frei definierbare Auswahloptionen. Dazu wurde eine Veranstaltungs-App mit der «Microsoft Power Plattform» realisiert. Veranstaltungen können nun ebenso wie die Newsbeiträge, gezielt auf den entsprechenden Startseiten veröffentlicht werden.

Im Telefonbuch können zusätzlich zu persönlichen Kontaktdaten auch Rufnummern oder Öffnungszeiten von «unpersönlichen» Funktionen/Abteilungen gefunden werden. Die Suchresultate lassen sich zudem nach selbst definierten Kriterien filtern. Da die Standardsuche in SharePoint Online nur bedingt konfigurierbar ist, wurde dies mit den PnP Modern Search Webparts umgesetzt.

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit und das unkomplizierte Teilen von Inhalten ist im SharePoint-Standard-Repertoire enthalten und benötigte keine weiteren Eingriffe. Anders bei der initialen Erstellung von rund 80 Sites, bei welcher mittels Templates und Scripts der manuelle Aufwand massiv reduziert werden konnte.

Change Management und Governance als Basis für eine erfolgreiche Einführung

Vor der technischen Umsetzung wurde im Rahmen der Detailkonzeption gemeinsam mit der Stiftung eine Governance erarbeitet, um einen sicheren und nachhaltigen Betrieb der neuen Intranet-Plattform zu gewährleisten. Darin wird geregelt, wie die neue Intranet-Plattform genutzt wird und was erlaubt ist. Ausserdem sind die Strukturen, Regeln, Zuständigkeiten und Prozesse klar definiert.
Im Rahmen des Change Managements hat Aveniq in speziell zugeschnittenen Schulungen die rund 80 Content Manager geschult. Dies mit dem Ziel, sie zu befähigen, nebst ihrer Rolle als Autor*in auch als «Power User» bei User-Fragen direkt Hilfestellung geben zu können, ohne dass der Service Desk involviert werden muss. Dieses Vorgehen hat sich bis heute bestätigt.