Von der «Digitalen Ablage» zum Arbeitswerkzeug mit Mehrwert

Das Vertragsmanagement ebnet den Weg zur Digitalisierung der Backoffice-Prozesse. Die Elektrizitätswerk des Kantons Schaffhausen AG (EKS) bereitet sich intensiv auf die Herausforderungen des zukünftigen Marktes vor. Dazu gehört auch die Digitalisierung von wiederkehrenden, administrativen Arbeiten. Zu Beginn des Projekts stand das Ziel einer «digitalen Ablage» im Vordergrund und der Wunsch nach einem möglichst papierfreien Backoffice. Das Vertragsmanagement der EKS mit seinen rund 700 aktiven Verträgen zeigte dabei besonders grosses Digitalisierungspotenzial.

EKS nutzt bereits seit 2016 AnyShare, die von Avectris entwickelte Kollaborations- und Business-App-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint. Um die Applikationslandschaft des Unternehmens und die Kosten möglichst schlank zu halten, bot sich die Weiterentwicklung der bereits vorhandenen Plattform für das Vertragsmanagement an.

Die Vertragsmanagement-Lösung in AnyShare sieht im Standard eine jährliche Erinnerungsbenachrichtigung pro Dokument vor. Auf Kundenwunsch wurden zusätzliche Erinnerungsmeldungen ergänzt. Die Verträge sollten sich automatisch per E-Mail bezüglich Verlängerungen und Ablauffristen beim zuständigen Team melden. Ein praktisches Ampelsystem zeigt den Zustand der umfangreichen Vertragslandschaft auf einen Blick. Dies erleichtert deren Pflege und die Einhaltung von Kündigungsfristen.