Homeoffice oder Büropräsenz?

Die Arbeitswelt hat sich verändert. Die Pandemie hat gezeigt, dass vorwiegend aus Wissens- und Kopfarbeit bestehende Tätigkeiten nicht mehr an einen fixen Ort oder eine Routine gebunden sind. Mobile Devices und Cloud Computing machen ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten möglich. Viele Mitarbeitende haben die hybride Arbeitsform schätzen gelernt und auch im Wettbewerb um begehrte Fachkräfte können sich Unternehmen besser positionieren. Ein hybrides Arbeitsmodell verbessert die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden mit flexibleren Arbeitszeiten und erheblich verkürzten oder ganz wegfallenden Pendelzeiten. Denn den Mitarbeitenden ist das persönliche Wohlbefinden mindestens so wichtig wie die Arbeit selbst. Die Rahmenbedingungen für flexibles Arbeiten zu schaffen, sollte daher im Interesse jedes Arbeitgebers liegen. Einige Punkte gilt es zu beachten:

1. Rahmenbedingungen, Regeln und Zeitpläne erstellen

Nebst all den Freiheiten, die ein hybrider Arbeitsplatz bietet, braucht es auch Disziplin und Selbstorganisation. Für eine optimale Wochen- und Terminplanung gilt es sich immer zu fragen: Wann arbeitet man mit wem, wo und wie? Führungskräfte sollten Regeln erstellen, um die neuen Normen zu definieren und die Mitarbeitenden damit zu unterstützen.

2. Kommunikation, Vernetzung und Wissensaustausch vereinfachen

Der Aufbau von Beziehungen und eines Netzwerkes ausserhalb des eigenen Teams ist eine der grössten Herausforderungen von Mitarbeitenden in einem hybriden Arbeitsmodell. Starke Netzwerke am Arbeitsplatz sind mehr als nur «nice to have». Sie fördern auch die Produktivität und Innovation. So sollten den Mitarbeitenden digitale Collaboration-Tools angeboten werden, welche die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement, aber auch informelle Treffen wie «Coffee breaks» fördern.

3. Empathie und Vertrauen als Schlüsselfaktoren für Führungskräfte

Im hybriden Arbeitsmodell verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit, Zuhause, Freizeit und Familie. Für Führungskräfte ist es deshalb wichtig, ihre Rolle im hybriden Arbeitsmodell neu auszurichten – einerseits, um auch remote im engen Austausch mit ihrem Team zu bleiben, gut delegieren und managen zu können. Vor allem aber auch, um sicherzustellen, dass sie die neuen Realitäten ihrer Mitarbeitenden verstehen und sie bei individuellen Herausforderungen unterstützen können. Führungskräfte, die sich in ihre Mitarbeitenden hineinversetzen können, einfühlsam sind und das nötige Vertrauen entgegenbringen, verfügen über Teammitglieder, die zufrieden in ihrem Job sind, sich gesehen und wertgeschätzt fühlen.

4. IT-Ausstattung ausgerichtet auf die Mitarbeiterbedürfnisse

Um herauszufinden, welche Ausstattung benötigt wird, müssen die Anforderungsprofile unterschiedlicher Personengruppen und Einsatzorte identifiziert werden: Findet ein permanenter Wechsel zwischen Homeoffice und Büro statt? Wird ein auf Mobilität optimiertes Gerät benötigt? Bringt ein Notebook mehr als ein kompakter PC fürs Homeoffice? Braucht es ein Touch-fähiges Gerät? Für die Arbeit im Homeoffice sollte der Arbeitsplatz ergonomischen Anforderungen entsprechen und auf virtuelle Meetings ausgelegt sein. Das erfordert neben einem Laptop je nach Bedürfnis auch zusätzliche Monitore, Docking-Stations, Headsets und Webcams. Mit mehr Mitarbeitenden im Homeoffice sinkt entsprechend der Bedarf an Bürofläche. Dann empfiehlt es sich, auf Desksharing-Konzepte mit genügend Rückzugszonen zu setzen. Eine einheitliche Ausstattung und ein smartes Buchungstool helfen zur Verwaltung dieser Arbeitsplätze. Investitionen können so über mehrere Benutzer und Lebenszyklen hinweg länger genutzt werden. Das klassische Büro muss den neuen Anforderungen eines hybriden Arbeitsplatzes angepasst werden. Dazu gehört auch, dass gezielte Begegnungszonen für den informellen Austausch unter KollegInnen geschaffen werden.

5. Managed Device Service entlastet den Service Desk

Ein IT-Service Provider kann Geräte fürs hybride Arbeiten bereits komplett einsatzbereit liefern. Um den IT-Service Desk zu entlasten, können auch Fernwartung, Management und Unterhalt über den ITService Provider laufen. Sind die Geräte gut konfiguriert, müssen auch Mitarbeitende nicht mehr tun als anschliessen, einschalten und loslegen. Die Integration von Prozessen für den Austausch oder die Reparatur sei ebenfalls empfehlenswert.