Third Party Risk Management (TPRM) ist der Prozess zur Identifizierung, Bewertung und Überwachung von Risiken, die durch die Einbindung externer Partner, Lieferanten oder Dienstleister in die Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens entstehen können. Unternehmen arbeiten zunehmend mit Dritten wie Lieferanten, Dienstleistern oder anderen externen Partnern zusammen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und den Wettbewerbsvorteil zu stärken. Diese Zusammenarbeit birgt auch potenzielle Risiken, wie rechtliche und regulatorische Compliance-Probleme, Sicherheitsverletzungen oder Reputationsverlusten.
Mit TPRM entwickeln und implementieren Unternehmen Strategien, Prozesse und Massnahmen, um die Risiken im Zusammenhang mit Drittparteien zu managen und zu minimieren. Dieser Ansatz soll sicherstellen, dass externe Partner die gleichen hohen Standards in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz, Compliance und Geschäftsethik einhalten, wie sie im eigenen Unternehmen gelten.
Warum ist TPRM so wichtig?
Kontinuität und Resilienz sind die Hauptrisiken für kritische Geschäftsbeziehungen. Mit der vermehrten Zusammenarbeit mit Dritten ist es auch wichtig, dass Unternehmen auf das Management von umfangreichen Ausfällen vorbereitet sind. Weitere wichtige Gründe, um TPRM eine hohe Priorität einzuräumen sind:
- Komplexität der Lieferkette
Unternehmen sind Teil globaler Lieferketten, die von Natur aus komplex sind. Jeder externe Partner bringt seine eigenen Risiken mit sich, sei es aufgrund geopolitischer Instabilitäten, Naturkatastrophen oder anderer unvorhersehbarer Ereignisse. Die Analyse dieser Komplexität erfordert eine ganzheitliche Betrachtung, die über die blosse Lieferantenbewertung hinausgeht. TPRM ermöglicht Unternehmen, nicht nur die primären Lieferantenrisiken zu identifizieren, sondern auch potenzielle Risiken in der gesamten Lieferkette zu verstehen.
- Datenschutz und Compliance
Der Schutz sensibler Informationen ist von höchster Bedeutung und Unternehmen müssen sicherstellen, dass externe Partner die gleichen hohen Datenschutzstandards einhalten. TPRM sorgt nicht nur für die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen, sondern geht auch darüber hinaus, indem es sicherstellt, dass alle Partner den ethischen und geschäftlichen Standards des Unternehmens entsprechen.
- Reputationsschutz
Der Schutz der Unternehmensreputation ist zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Ein Sicherheitsvorfall oder Datenschutzverstoss bei einem externen Partner kann nicht nur finanzielle Schäden verursachen, sondern auch das Vertrauen der Kunden und Stakeholder nachhaltig beeinträchtigen. TPRM konzentriert sich darauf, nicht nur die technischen Aspekte der Sicherheit zu gewährleisten, sondern auch den Ruf und das Vertrauen in der Geschäftswelt zu schützen.
- Kontinuität der Geschäftsabläufe
Störungen in der Lieferkette können vielfältige Ursachen haben. TPRM unterstützt Unternehmen dabei, umfassende Pläne zur Aufrechterhaltung der Geschäftsabläufe zu entwickeln. Dies beinhaltet nicht nur die Identifizierung von Engpässen, sondern auch die Implementierung von Massnahmen zur Minimierung von Ausfallzeiten.
- Schutz vor Cyberangriffen
Die Digitalisierung hat Unternehmen effizienter gemacht, aber auch anfälliger für Cyberangriffe. Externe Partner können Opfer von Cyberkriminalität werden. TPRM umfasst die Implementierung von robusten Sicherheitsstandards, Schulungen für Mitarbeiter und regelmässige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass externe Partner den gleichen Sicherheitsfokus haben wie das interne IT-Team.
Sorgen Sie für Transparenz entlang der Lieferkette
Um entlang der Lieferkette für Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu sorgen, sollten Unternehmen diese Schritte befolgen:
- Identifikation von Drittanbietern
Erfassen Sie alle Drittanbieter, die in die Geschäftsprozesse involviert sind, sei es in der Lieferkette, bei Dienstleistungen oder in Partnerschaften. Dies kann eine umfassende Bestandsaufnahme erfordern.
- Risikobewertung
Führen Sie eine gründliche Risikobewertung für jeden Drittanbieter durch. Berücksichtigen Sie dabei potenzielle Auswirkungen auf Datensicherheit, Geschäftskontinuität, Compliance und Reputation.
- Festlegung von Sicherheitsstandards
Definieren Sie klare Sicherheitsstandards, die von Drittanbietern erfüllt werden müssen. Dies kann Richtlinien für den Datenschutz, die IT-Sicherheit und andere relevante Bereiche umfassen.
- Vertragsgestaltung
Integrieren Sie die definierten Sicherheitsstandards in Verträge und Vereinbarungen mit Drittanbietern. Legen Sie klare Erwartungen fest und implementieren Sie Mechanismen zur Überprüfung der Einhaltung.
- Überwachung und Audits
Implementieren Sie regelmässige Überwachungs- und Auditprozesse, um sicherzustellen, dass Drittanbieter die vereinbarten Sicherheitsstandards weiterhin erfüllen. Dies kann sowohl technische Überprüfungen als auch Vor-Ort-Audits umfassen.
- Krisenmanagement
Entwickeln Sie einen Plan für das Krisenmanagement, um auf mögliche Sicherheitsvorfälle oder Probleme mit Drittanbietern angemessen reagieren zu können. Dies sollte eine klare Kommunikationsstrategie und Schritte zur Eindämmung von Risiken umfassen.
- Schulung und Bewusstseinsbildung
Sensibilisieren Sie Mitarbeiter für die Bedeutung von TPRM und schulen Sie sie in den relevanten Sicherheitsverfahren. Dies trägt dazu bei, dass die gesamte Organisation ein Bewusstsein für die Risiken hat.
- Fortlaufende Verbesserung
TPRM ist ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess. Führen Sie regelmässige Bewertungen durch, um den Erfolg der Sicherheitsmassnahmen zu bewerten und passen Sie Ihre Strategien entsprechend an.
Nutzen Sie digitale Technologien bei der Implementierung
Die Implementierung eines TPRM kann anspruchsvoll sein und durch den Einsatz verschiedener technologischer Mittel erheblich vereinfacht werden. Diese Schlüsseltechnologien können unterstützen:
- IoT (Internet of Things)
Sensoren und Geräteüberwachung: IoT-Geräte und Sensoren sammeln Echtzeitdaten in der Lieferkette. Diese Daten können Informationen über den Standort von Waren, Lagerbedingungen und den Zustand von Anlagen liefern. Durch die kontinuierliche Überwachung können Unregelmässigkeiten oder Sicherheitsverletzungen schneller erkannt werden.
- Künstliche Intelligenz (KI)
Risikoanalyse: KI-Algorithmen analysieren grosse Mengen von Daten, um potenzielle Risiken in der Lieferkette zu identifizieren. Durch die Anwendung von maschinellem Lernen erkennen sie Muster, die Hinweise auf Sicherheitsverletzungen oder Compliance-Probleme geben.
- Blockchain
Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Blockchain-Technologie ermöglicht eine unveränderliche und transparente Aufzeichnung von Transaktionen entlang der Lieferkette. Dies verbessert die Rückverfolgbarkeit von Produkten und reduziert das Risiko von Fälschungen. Smart Contracts in der Blockchain können auch dazu beitragen, Verträge automatisch zu überwachen und die Einhaltung von Vereinbarungen sicherzustellen.
- Cybersicherheitstechnologien
Firewalls, Intrusion Detection Systems (IDS) und Verschlüsselung: Um die Sicherheit von Daten zu gewährleisten, sollten Unternehmen auf bewährte Cybersicherheitstechnologien setzen. Firewalls und IDS überwachen den Netzwerkverkehr, während Verschlüsselungstechnologien die Vertraulichkeit von übertragenen Daten sicherstellen.
- Supply Chain Visibility Software
Plattformen für Lieferkettenmanagement: Spezielle Softwarelösungen unterstützen die Unternehmen dabei, die gesamte Lieferkette zu überwachen und zu verwalten. Diese Plattformen bieten oft Echtzeit-Informationen, Dashboards und Berichte, die bei der Identifizierung von Risiken und der Entscheidungsfindung unterstützen.
- Cloud Computing
Datenmanagement und -speicherung: Cloud-Plattformen ermöglichen es, Daten effizient zu speichern und zu verwalten. Dies ist besonders wichtig, wenn es darum geht, grosse Mengen von Lieferketteninformationen zu verarbeiten und zu analysieren.
- Robotic Process Automation (RPA)
Automatisierung von Überwachungsaufgaben: RPA kann für die Automatisierung von Überwachungsaufgaben eingesetzt werden, um schneller auf potenzielle Risiken zu reagieren. Dies steigert die Effizienz und minimiert menschliche Fehler.
- Biometrische Authentifizierung
Zugriffskontrolle: Biometrische Authentifizierungstechnologien in kritischen Bereichen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang haben. Dies trägt dazu bei, physische Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Fazit
TPRM ist zu einem entscheidenden Bestandteil der Unternehmenssicherheit geworden, insbesondere in Zeiten, in denen die Komplexität und die Risiken in globalen Lieferketten stetig zunehmen. Die Integration von modernen Technologien und die Einhaltung internationaler Standards sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg. Unternehmen sollten nicht nur auf reaktive Massnahmen setzen, sondern eine proaktive Herangehensweise entwickeln. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die Integration neuer Technologien und die Einhaltung internationaler Standards tragen dazu bei, nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Effizienz und Resilienz der Lieferkette zu stärken. In einem Alltag, in dem die Bedrohungen vielfältig und dynamisch sind, ist ein ganzheitlicher Ansatz zum Supplier Security Management unerlässlich. Unternehmen, die in die Sicherheit ihrer Lieferkette investieren, werden nicht nur kurzfristige Risiken minimieren, sondern auch langfristig das Vertrauen ihrer Kunden gewinnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.
Fachartikel | 07. Dec 2023
Beratung erwünscht?
Die erfahrenen Expert*innen von Aveniq beraten Sie gerne bei der Identifikation geeigneter Prozesse und der Realisierung von Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben.
