Microsoft Copilot: Adoption & Change Management (ACM)

Wo Copilot-Projekte scheitern – und wie wir das ändern 

Die Einführung eines Tools wie Microsoft 365 Copilot birgt Herausforderungen, die wir aus der Praxis kennen: 

• Unklarer Nutzen: Copilot wird eingeführt, ohne dass klar ist, welche Probleme die Gen AI lösen soll. Erwartungen und Realität klaffen auseinander. 

• Kulturelle Hürden: Die Unternehmenskultur ist nicht bereit für KI – sei es durch mangelndes Verständnis, Angst vor Veränderungen oder durch Sicherheitsbedenken bezüglich Datenschutz und Informationssicherheit.

• Fehlende Orientierung: Ohne Leitplanken wissen Mitarbeitende nicht, wie sie mit unerwartetem Verhalten (z. B. Datenschutzfragen oder Fehlern) umgehen sollen. 

• Prompting-Probleme: Viele scheitern an ineffektiven Eingaben und halten Copilot für unbrauchbar, weil sie nicht wissen, wie man ihn richtig «fragt». 

• Wahrgenommener Mehraufwand: Anstatt Unterstützung zu sehen, empfinden Teams das Erlernen von Copilot als zusätzliche Belastung. 

Diese Stolpersteine führen dazu, dass Copilot als «neues Tool» missverstanden wird und nicht als transformative Arbeitsweise gesehen wird. Unsere Antwort? Ein strukturierter Copilot ACM-Ansatz, der diese Hürden systematisch beseitigt. 

Unser Ansatz: Eine massgeschneiderte Reise zum Erfolg 

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 Copilot, «Get Ready – Die Basis schaffen», legt eine solide Grundlage für Ihr Unternehmen, indem wir Ihre Ausgangslage analysieren und eine massgeschneiderte Strategie entwickeln. Wir starten mit einem strukturierten Projektsetup, das Ihre Ziele, Erfolgsfaktoren und Stakeholder in Workshops definiert, ergänzt durch Projektmanagement mit monatlichen Reportings und Koordination, um Silos zu vermeiden. Ein «Copilot Readiness Check» prüft die Reife Ihrer Microsoft 365-Umgebung und Veränderungsbereitschaft Ihrer Teams, während ein technischer Proof of Concept die Machbarkeit testet, inklusive technischer Anforderungen. Gleichzeitig bauen wir eine Community-Plattform auf, analysieren bestehende Strukturen, setzen KPI und starten ein Champion-Programm. Ein didaktischer Schulungsplan, ein «Code of Conduct» für verantwortungsvollen KI-Einsatz und ein «Best-Practice Usecase Discovery-Workshop» identifizieren praxisnahe Anwendungsfälle wie Berichtserstellung oder Meeting-Zusammenfassungen, um Akzeptanz zu fördern. Schliesslich definieren wir KPI für Produktivität und Nutzerzufriedenheit, die wir mit Tools wie Microsoft Viva visualisieren, sodass Sie mit einer klaren Roadmap und ersten Erfahrungen für den Rollout gerüstet sind.

Onboard & Engage – Teams begeistern:

Jetzt wird Copilot greifbar. Wir entwickeln Schulungspläne – etwa zum Thema «Effektives Prompting» – und zeigen Ihren Teams, wie sie Copilot optimal nutzen, z.B. um Meeting-Notizen in Sekunden zusammenzufassen oder Datenanalysen zu beschleunigen. Parallel bauen wir eine Community-Plattform auf (z.B. mit SharePoint oder Teams), wo Erfahrungen ausgetauscht werden. «Ask Me Anything»-Sessions und wöchentliche Teaser beantworten Fragen wie «Wie formuliere ich Anfragen?» oder «Was kann Copilot für mich tun?». Success Stories – etwa wie ein Team durch Copilot 20% Zeit bei der Dokumentation sparte – machen den Nutzen sichtbar. Das Ergebnis: Aus Unsicherheit wird Engagement.

Deliver Impact – Erfolge messen und verankern

Wir lassen Sie nicht mit der Einführung allein. Mit Copilot-Dashboards (z.B. über Microsoft Viva) messen wir KPI wie Produktivitätssteigerung, Qualitätsverbesserung oder Nutzerakzeptanz. Regelmässige Feedbackschleifen – etwa durch Umfragen oder Lernkontrollen – zeigen, wo Optimierungen nötig sind. Vielleicht braucht ein Team mehr Training, vielleicht müssen Prozesse angepasst werden. Am Ende steht ein «Center of Excellence»: ein internes Wissensportal mit Tipps, Best Practices und einer Roadmap für die nächste Phase – damit Copilot langfristig Ihre Arbeitsweise prägt.

Ihr Nutzen: Greifbare Vorteile für Ihr Unternehmen.

Unsere Arbeit zahlt sich aus – für Ihre Teams, Ihre Prozesse und Ihre Bilanz: 

Effizienz, die begeistert: Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden erstellen Präsentationen in der Hälfte der Zeit oder finden Antworten ohne langes Suchen. Der Work Trend Index zeigt: 68% berichten von besserer Arbeitsqualität dank Copilot. 

Akzeptanz, die trägt: Durch praxisnahe Schulungen und Community-Unterstützung wird Copilot zum unverzichtbaren Partner. Keine Frustration durch unklare Eingaben, sondern Freude an sichtbaren Ergebnissen. 

Kosteneffizienz: Studien (Prosci) belegen: Mit Adoption & Change Management (ACM) erreichen Sie Ihre Projektziele siebenmal häufiger, Aufgaben werden um 65% wahrscheinlicher termingerecht geliefert, und das Budget wird 1,5-mal öfter eingehalten. 

Kulturelle Transformation: Ihre Teams sehen Gen AI Tools als Verstärkung ihrer Fähigkeiten, nicht als Bedrohung.  

Langfristigkeit: Mit kontinuierlicher Erfolgskontrolle und Optimierung wird Copilot Teil Ihrer DNA – unterstützt durch ein internes Wissensnetzwerk, das neuen Mitarbeitenden den Einstieg erleichtert.

Warum Aveniq? Ihr Partner mit Weitblick

Als Microsoft Solutions Partner bringen wir mehr als technische Expertise: 

Ganzheitlicher Ansatz: Wir verbinden Ihre Business-Ziele – wie höhere Produktivität – mit einer nahtlosen IT-Umsetzung. Unsere Erfahrung zeigt, dass Technologie nur dann wirkt, wenn die Menschen mitgenommen werden. 

Flexibilität: Unsere modulare Toolbox passt sich an – egal, ob Sie gerade erst starten oder Ihre Copilot-Nutzung vertiefen wollen. Von der ersten Machbarkeitsprüfung bis zur langfristigen Optimierung sind wir an Ihrer Seite. 

Praxisnähe: Wir reden nicht nur – wir machen. Unsere Workshops, PoCs und Trainings sind auf Ihren Alltag zugeschnitten. Ein Beispiel: Ein Kunde nutzte Copilot nach unserem Training, um wöchentliche Berichte automatisiert zu erstellen – mit einem spürbaren «Wow»-Effekt. 

Microsoft-Kompetenz: Als zertifizierter Partner kennen wir die Technologie in- und auswendig und nutzen Werkzeuge wie Viva oder Adoption Tools, um Ihren Erfolg messbar zu machen. 

Lassen Sie uns gemeinsam starten 

Microsoft 365 Copilot ist mehr als ein Werkzeug – es ist eine Chance, Ihre Arbeitsweise neu zu denken, Ihre Teams zu stärken und Ihre Effizienz, zum Beispiel im Kundenservice, zu steigern. Doch der Erfolg hängt davon ab, wie Sie KI in ihrem Unternehmen einführen. Mit unserer ACM-Expertise machen wir den Unterschied: Wir nehmen Ihre Mitarbeitenden mit, lösen Widerstände auf und schaffen eine Kultur, die Veränderung willkommen heisst. Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie uns Ihre Copilot-Reise beginnen, Schritt für Schritt, mit Klarheit, Struktur und einem klaren Ziel vor Augen.