BKW Building Solutions - Outsourcing
IT-Outsourcing: Eine heterogene Firmenlandschaft unter einem Dach
- Verlassen der Konzernstruktur
- Aufbau einer KMU-Informatik
- Transfer in GIA-Cloud
- Migration aller Daten und Systeme
Die Herausforderung
Wachstum durch Zukauf
Der BKW-Konzern ist ein international tätiges Energie- und Infrastrukturunternehmen mit Sitz in Bern. Für den Teilbereich BKW Building Solutions mit rund 30 Gebäudetechnik-Firmen führte der IT-Dienstleister GIA Informatik AG ein umfassendes IT-Outsourcing durch.
Wie muss die Informatik aufgestellt sein, um eine Firmenstrategie mit starkem Wachstum optimal zu unterstützen? Die BKW Building Solutions – eine eigenständige Firmengruppe innerhalb des BKW-Konzerns – mit vor wenigen Jahren rund zwölf Unternehmen und 500 Mitarbeitenden plante die Fortsetzung des starken anorganischen Wachstums durch weitere Zukäufe von KMU im Bereich der Gebäudetechnik. Bis dahin war die zentrale IT-Organisation des Konzerns für die Integration und den IT-Betrieb der einzelnen Firmen beauftragt.
Sie war für hohe Sicherheitsstufen und komplexe Konzernanforderungen konzipiert. «Im Frühjahr 2016 führten wir eine Evaluation für ein IT-Outsourcing für den Geschäftsbereich Building Solutions durch, weil die Informatik schneller, flexibler und passgenau auf kleinere Firmen adaptierbar sein musste», erklärt Julian Fröhlich, Leiter Informatik BKW Building Solutions.
«Es war das überzeugende Gesamtpaket mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, das den Ausschlag zugunsten von GIA Informatik gab», führt Julian Fröhlich weiter aus. Gleich zu Projektbeginn baute der IT-Dienstleister in der GIA-Cloud die Grundvoraussetzungen für die Standard Services auf und migrierte sämtliche Systeme und Daten der Firmen der BKW Building Solutions auf diese zentrale Plattform. Nach einem definierten Standardvorgehen integriert GIA Informatik in enger Zusammenarbeit mit der BKW Building Solutions kontinuierlich neue Firmen in diesen IT-Verbund. «Wir verfügen über die notwendigen standardisierten Prozesse und dennoch über genügend Flexibilität, um massgeschneiderte Ergebnisse für eine optimale Abdeckung der Bedürfnisse zu erzielen», bestätigt Stefan Lerch, verantwortlich für den Verkauf IT-Solutions bei der GIA Informatik AG.
Die Lösung
Überzeugendes Gesamtpaket
Nach der Vertragsunterzeichnung Ende Juni 2016 starteten die beiden Unternehmen mit der Detailplanung und erstellten pro Bereich ein konkretes Fachkonzept. «Wir unterteilten das Projekt in Phasen wie Projektvorbereitung, Fachkonzepte, Beschaffung, Realisierung, Produktionsvorbereitung, Go Live, Support und Projektabschluss», legt Stefan Lerch dar. Mit diesem gewählten Projektvorgehen überführte GIA Informatik laufend einzelne Services in den Betrieb, so etwa den E-Mail-Service und anschliessend die verschiedenen Applikationsdienste. Julian Fröhlich: «Die ersten beiden Firmen integrierte der IT-Partner im November 2016 – dies war der Startschuss für die kommende grosse Migrationswelle. Bis im Frühling 2018 schlossen wir weitere Unternehmen mit 25 bis 350 Mitarbeitenden ein. Auf diese Weise wuchs unser Bestand auf über 30 Firmen mit rund 1700 Mitarbeitenden an».
Applikationen, Daten und IT-Infrastruktur für rund 500 IT-Benutzer und mehr als 40 Firmenstandorte galt es bis dato anzubinden. «Hierfür arbeiteten wir gemeinsam einen minutiösen Zeitplan aus und hielten ihn dezidiert ein», unterstreicht Julian Fröhlich. Ferner brachte GIA Informatik die unterschiedlichen Bedürfnisse einer heterogenen Firmenlandschaft aus Sanitär, Elektro-, Heizungs-, Lüftungs-, Kälte- und Solartechnik unter einen Hut. «Wir gingen auf die Besonderheiten der einzelnen Geschäftsbereiche ein, erweiterten unser Service-Portfolio und kreierten zielorientiert Lösungen», legt Stefan Lerch dar. Überdies beschaffte GIA Informatik neue Desktops und Notebooks und setzte ein neues Windows 10 Client Design auf.
Eine Herausforderung stellte die vielfältige IT-Landschaft mit individuellen Anforderungen der unterschiedlichen Firmen dar. Obwohl die Informatiksysteme für BKW Building Solutions aufgebaut wurden, bestanden von der BKW-Gruppe Security- und Compliance Vorgaben. «Hierzu erarbeiteten wir adäquate Ergebnisse, um die Richtlinien einzuhalten und die gewünschte Flexibilität zu gewährleisten. Zum Beispiel bauten wir eine Security-Lösung zur Authentifizierung und Autorisierung basierend auf der 802.1x-Technologie und dem Zwei-Faktor-Schutz», sagt Stefan Lerch. Aufgrund der vorgesehenen Applikationslandschaft wurde eine vollständige, flexible Lösung basierend auf der Citrix-Technologie erstellt.
Kundenporträt
BKW Building Solutions
Die Traditionsunternehmen der BKW Gebäudetechnik Gruppe zeichnen sich durch regionale Verankerung und lokale Kundenbindung aus. Ein schweizweites Unternehmens-Netzwerk und die BKW als starke Muttergesellschaft bieten dabei stets Gewähr für professionellen Service und nachhaltige Partnerschaften. Mit dem schweizweiten Netzwerk von Gebäudetechnik-Spezialisten steht die BKW Gebäudetechnik Gruppe als kompetente Dienstleistungspartnerin für die Realisierung, die Wartung und die Instandhaltung von Neubau oder Sanierungsprojekten zur Verfügung – unabhängig davon, ob es sich dabei um einen Privat-, Gewerbe- oder Industriebau handelt.
BKW Building Solutions AG
In der Luberzen 1
8902 Urdorf
Der Ausblick
Weitere Zukäufe geplant
Julian Fröhlich: «Mit GIA Informatik sind wir bedeutend schneller, als wenn wir die Dienste selber anbieten, da schon eine Plattform und passende Standard Services bestehen. Dies unterstützt und fördert die Strategie der BKW Building Solutions massgebend, kontinuierlich zu wachsen. Ein eigenes Rechenzentrum aufbauen? Müssen wir nicht. Auf eigenes Risiko Systemadministratoren und -architekten anheuern? Schon gar nicht. Überdies garantiert der IT-Outsourcing-Partner eine detaillierte, verbrauchsbasierte Abrechnung, die die BKW Building Solutions, basierend auf den GIA-Reports, den einzelnen Firmen belastet. Ferner bestehen eine zentrale Datenhaltung und ein zuverlässiger IT-Betrieb aller wichtiger Systeme in der GIA-Cloud. Bei der Firmenintegration erhalten neue Mitarbeitende umgehend einen standardisierten IT-Arbeitsplatz, was die interne Zusammenarbeit fördert und beschleunigt. Dazu werden neue Standorte nach einem vordefinierten Integrationskonzept mittels einer Kurzanalyse klassifiziert und rasch in die Firmengruppe überführt.»
Das Unternehmen will weiterwachsen. «Es sind weitere Zukäufe von Firmen geplant, die wir schnell und effizient integrieren wollen. So profitieren sie unmittelbar von den zentralen IT-Services», bemerkt Julian Fröhlich. Weiter stehen Konsolidierungs- und Optimierungsarbeiten an.
Gelungenes IT-Outsourcing-Projekt
Tipps von IT-Experten
- Gutes Vertrauensverhältnis als Basis
- Professionelles Projektmanagement
- Fachliche Fähigkeiten
- Hohe Gewichtung der Security-Aspekte
- So weit als möglich etablierte Standard Services verwenden
- Genügend personelle Ressourcen
- Gute Referenzen mit ähnlichem Background
Ein Überblick
Fakten
Ziele
- Herauslösen der IT-Systeme aus der zentralen IT-Organisation der BKW-Gruppe und Aufbau einer auf die spezifischen Bedürfnisse abgestimmten KMU-Informatik
- Migration aller Daten und Systeme auf die zentrale, flexible GIA-CloudPlattform, um das kontinuierliche Wachstum abzudecken
Aufwand
- je rund 3000 Stunden
Personal
- je rund 20 Personen: Geschäftsführer, Account und Service Management, Projektleiter, Fachspezialisten mit Engineering-Hintergrund
Hardware
- Clients: Lenovo
- Rechenleistung, Speicher und Backup werden verbrauchsorientiert als Service aus der GIA- Cloud bezogen
Software
- ERP-System: Abacus
Erreichte Ziele
- GIA Informatik transferierte die Systeme plangemäss in ihre Datacenter, baute das Clientmanagement neu mit Windows 10 auf und hielt die Termine ein.
- Während der Projektphase erarbeitete sie flexible Lösungen für neue Anforderungen und implementierte sie unter Berücksichtigung des Security und Service Level Agreements.
Case Study | 10.09.2019
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