Die Avadis Vorsorge AG (Avadis) hat sich entschieden, ihre IT-Infrastruktur, den Workplace und die IT-Services durch einen professionellen IT-Service-Provider betreiben zu lassen. Mit diesem Schritt will sich die Vorsorge-Expertin wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die stetige Weiterentwicklung ihrer IT-Services sicherstellen. Dazu will Avadis innovative und flexible Lösungen wie eine Cloud-Plattform und Office 365 nutzen. Die Avadis ist FINMA-reguliert. Daher müssen alle Daten in Schweizer Rechenzentren gehostet werden und die Security sowie Datenschutz-Anforderungen vollumfänglich berücksichtigt werden. Aveniq hat alle Anforderungen von Avadis erfüllt und überzeugte insbesondere dank der hohen Cloud-Kompetenz, der Erfahrungen im Versicherungsmarkt sowie im regulatorischen FINMA-Bereich.

Ziel von Aveniq war es, das Projekt mit möglichst wenig spürbaren Auswirkungen auf den operativen Betrieb durchzuführen. Dazu hat das Projektteam das Projekt in verschiedene parallele Streams aufgeteilt. Zusammen mit einer agilen Projektführung konnte das Projekt somit im vorgegebenen Zeitrahmen vorangetrieben und erfolgreich abgeschlossen werden.

Stream 1: Due Diligence und Konzeption

Gemeinsam mit Avadis hat Aveniq in mehreren Workshops die passende Zielarchitektur für die Vorsorge-Expertin erarbeitet und festgelegt: Die zentralen Systeme der Avadis werden aus dem unternehmenseigenen Rechenzentrum in die georedundante Aveniq Private Cloud migriert und dort betrieben. Die von Aveniq verantworteten Services werden auf der Aveniq Swiss Cloud betrieben. Damit profitiert Avadis von einer skalierbaren Plattform sowie einem flexiblen Ressourcenbezug im pay-as-you-Use-Modell. Die Plattform ist hochverfügbar ausgelegt. Alle Services lassen sich komplett modular nach Bedürfnis zusammenstellen.

Stream 2: Connectivity

Im Stream Connectivity befasste sich das Projektteam mit den Netzwerkanbindungen und den Netzwerkservices an den Avadis-Standorten. Diese wurden an die redundanten Aveniq-Rechenzentren in Lupfig und Glattbrugg angeschlossen und ein mehrstufiges Sicherheitskonzept implementiert.

Stream 3: Rechenzentrum mit Migration der Systeme und Daten

Basierend auf der Ausgangslage und den bestehenden Abhängigkeiten hat sich die Avadis dazu entschieden, die neue Plattform in den Rechenzentren der Aveniq aufzubauen. Dazu hat Aveniq einen dedizierten Private-Cloud Mandanten und verschiedene Server bereitgestellt, geschützt durch ein ausführliches Sicherheitskonzept. Anschliessend wurden die Server und Datenbanken von der bisherigen Avadis-Umgebung in die Aveniq-Private-Cloud migriert.

Stream 4: New Workplace

Avadis hat ihre Mitarbeitenden mit einem neuen, modernen und zukunftsgerichteten Cloud-managed Client ausgestattet. Aveniq hat dazu die benötigten Cloud-Services und Funktionalitäten bereitgestellt, die Security Policies angepasst und die Software paketiert. In einem ausführlichen Pilotprojekt haben Anwender die Bedingungen und Prozesse für den Rollout getestet und gleichzeitig wurden die Clients auf Anforderungen angepasst. Der Rollout wurde von Avadis selbst durchgeführt, mit Unterstützung von Aveniq.

Besonders praktisch: Künftig erfolgt das Aufsetzen des Arbeitsplatzes über Windows Autopilot. Mit dieser Technologie können neue Geräte professionell eingerichtet und nach Vorgabe vorkonfiguriert werden. Über ein Portal können Anwender Programme auch ohne Administratoren-Rechte beziehen. Dies entlastet die IT und spart Kosten.

Stream 5: Exchange

Aufgrund der Anforderungen an die Datenhaltung hat sich die Avadis dazu entschieden, die E-Mail Infrastruktur als Hybrid-Modell mit Exchange Online und in der Aveniq Private Cloud zu betreiben. Dazu hat das Projektteam die entsprechenden Services in der Aveniq-Private-Cloud bereitgestellt, die betroffenen Benutzergruppen festgelegt und die Mailboxen migriert.

Stream 6: Microsoft Teams mit Telefonie

Um das volle Potential von Microsoft Office 365 auszuschöpfen, hat sich Avadis für die Microsoft Teams-Lösung entschieden. In Schulungen wurden die Anwender im Umgang mit den Teams-Funktionalitäten Chat, Channels, Meetings und Telefonie vertraut gemacht. Die herkömmliche Telefonie über Tischtelefonie wurde in einer Pilotphase parallel zur Teams-Telefonie beibehalten und anschliessend komplett abgelöst durch Microsoft Teams.

An den Standorten des Luzerner Kantonsspitals (LUKS) werden jährlich rund 42’000 Personen stationär und rund 880’000 Personen ambulant behandelt. Die Budgetierung und Beschaffung von Investitionsgütern ist für jede Gesundheitsorganisation eine Herausforderung. Für das zuständige Einkaufs- und Logistik-Team im LUKS ist es längst nicht mit der Organisation von medizinischen Bedarfsartikeln, Pflegeutensilien oder Büromaterial getan. Die Kosten, die in Spitalgebäuden anfallen, müssen laufend geplant werden. Patienten wie Mitarbeitende zählen darauf, dass genügend Einrichtungen und Mobiliar, wie beispielsweise geeignete Betten und die passenden medizinischen Geräte, vorhanden sind. Aber auch die zuverlässige Bereitstellung und Wartung der EDV-Anlagen fällt in den Bereich von Philippe Linder und seinem Team. Die Abteilung Einkauf und Logistik arbeitet von den Patientinnen und Patienten meist unbemerkt «Backstage» und sorgt dennoch täglich dafür, dass der Spitalbetrieb an den drei Standorten Luzern, Sursee und Wolhusen reibungslos funktioniert.

Für die Sicherstellung des Versorgungsauftrages werden im LUKS jährlich ca. 600 Investitionen geplant und budgetiert. Der etablierte Investitionsgüterprozess dient bei der Planung und Beschaffung als nützliche Leitplanke. Doch dieser war über drei verschiedene Systeme abgebildet und umfasste Schnittstellen in die SAP-, Microsoft- und Lotus-Notes-Welt. Philippe Linder strebte mit seinem Team eine zukunftsgerichtete Konsolidierung und Vereinfachung des bestehenden Ablaufs an und teilte seine Ideen mit Aveniq als Implementierungspartnerin.

Das umfangreiche Wissen und die Erfahrung von Aveniq als langjährige SAP Gold Partnerin floss bereits bei der Konzeption ein: Gemeinsam mit dem LUKS wurde das Konzept mit Vertretern aller Anwendergruppen erarbeitet und die einzelnen Prozessschritte eingehend beleuchtet und wo nötig neu definiert. In weiteren Schritten wurden die Applikationen im Detail entworfen, umgesetzt, getestet und in den produktiven Betrieb überführt.

Das Kundenunternehmen entschied sich aufgrund der Offerte von Aveniq für SAP als führendes System im konsolidierten Prozess. Lotus Notes wurde durch Microsoft 365 ersetzt, technische Schnittstellen und Medienbrüche eliminiert.

Mit SAPUI5, SAP Fiori und oData hat sich das LUKS für standardisierte Werkzeuge zur Entwicklung von modernsten Web-Applikationen bei gleichzeitig voller Integration in das aktuelle SAP-System entschieden:
 

• Die konsequente Umsetzung der SAP Fiori Design Guidelines vereinfacht das Arbeiten entlang des gesamten Prozesszyklus. Die intuitive Bedienung der Oberfläche trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden und zur Reduzierung von Fehleingaben bei.
   
• Im Hintergrund fliessen die benötigten Daten aus SAP mittels oData-Schnittstelle in die aktuelle Benutzeroberfläche.
   
• Der Aufbau der zukunftsgerichteten Lösung erlaubt bei Bedarf das Ausweiten des Prozesses auf weitere Abteilungen, um die Verwaltung und Umsetzung von Investitionsanträgen im LUKS effizient abzuwickeln.
   

Somit verfolgt das LUKS den Einsatz der neusten SAP-GUI-Technologie mit den attraktiven Fiori Apps und sammelt bereits erste Erfahrungen mit dem «Look-and-feel» eines S/4-HANA-Systems.

Die Feuertaufe für den optimierten Prozess im neuen Tool fand bei der Planung für das Budgetjahr 2023 statt, die das Team Einkauf und Logistik mit Bravour meisterte. Gegen Ende des Projekts wurde der Budget- und Beschaffungsprozess auch bereits einer weiteren Organisationseinheit zur Verfügung gestellt. Philippe Linder erreichte somit mit seinem Team ein weiteres Projektziel und generierte zusätzlichen Mehrwert für das LUKS.

In der von AEW Energie AG durchgeführten GATT/WTO-Ausschreibung wurde Aveniq mit der Einführung von SAP S/4HANA Utilities, basierend auf einem Greenfield-Transformationsszenario, betraut. Ergänzend verantwortete Aveniq weitere innovative Themenbereiche des ambitionierten Projekts, wie beispielsweise die Einführung von SAP Fiori oder der SAP Analytics Cloud (SAC).
Nach Abschluss der Konzeptphase zeichnete sich für das Kundenunternehmen ab, dass der gewählte Greenfield-Ansatz im Branchenmodul S/4HANA Utilities nicht den erwarteten Mehrwert bringt. Dies, weil die AEW Energie AG in den vergangenen Jahren bereits zahlreiche Optimierungen und Bereinigungen in ihrem bestehenden SAP IS-U vorgenommen hatte. Im weiteren Projektverlauf entschied sich die AEW Energie AG dazu, dass – im Gegensatz zu den SAP Core-Modulen (Finanzen, Logistik und Instandhaltung) – der Greenfield-Ansatz nicht weiterverfolgt werden soll. Es galt, auf dem integrierten S/4HANA-System (Core und Utilities) für S/4HANA Utilities eine Brownfield-Transformation umzusetzen. Aveniq unterstützte dieses Vorgehen mit einem passenden Lösungskonzept, das die Überführung von IS-U mit ausgewählten Optimierungen und einer dezidierten Datenmigration im erweiterten Brownfield-Ansatz vorsah.

Neben den bereits etablierten Transformationsszenarien konnte ein für die AEW Energie AG passgenaues und mit der SAP-Utilities-Industrielösung bislang einzigartiges Vorgehen erfolgreich realisiert werden. Neben dem geprüften Customizing überführte Aveniq auch diverse kundenindividuelle Eigenentwicklungen aus dem ECC-System technisch in das neu aufgebautes SAP S/4HANA Utilities. Darüber hinaus baute Aveniq das bestehende SAP CRM für die AEW Energie AG mit HANA-Datenbank komplett neu auf und stattete das Kundenunternehmen mit dem aktuellen Release aus.

In enger Zusammenarbeit prüften Spezialisten der AEW Energie AG und von Aveniq die bestehenden IS-U-Prozesse und Eigenentwicklungen vor der Migration auf S/4HANA. Der prozessuale und datentechnische «Frühjahrsputz» bot sich an, sodass nur die notwendigen Prozesse Einzug ins neue System hielten. Dabei identifizierte das Projektteam über 80 Optimierungsmöglichkeiten, wovon 60 von Kunden- wie von Provider-Seite während des Projekts umgesetzt wurden. Ein Beispiel ist das Upgrade auf die neuste Version von «e-bill», inklusive der kompletten Umstellung auf QR-Rechnungen im Debitorenmanagement, die auch die Energieabrechnung beinhaltet. Diverse Anpassungen von Reports für eine bessere Benutzerfreundlichkeit in S/4HANA Utilities rundeten das Vorhaben ab. Per Ende Januar 2022 wurde das System aufgeschaltet, begleitet von einer verlängerten Hypercare-Phase bis Ende Mai 2022.

Die AEW Energie AG verfügt heute über ein zukunftsgerichtetes SAP S/4HANA Utilities-System mit bereinigten und migrierten Kundendaten sowie über ein frisch aufgesetztes SAP CRM-System mit HANA-Datenbank. Für die energiewirtschaftlichen Prozesse erhielt das Kundenunternehmen neue SAP Fiori Apps. Das Reporting wurde ebenfalls neu aufgesetzt und befindet sich nun auf der SAP Analytics Cloud (SAC). Die Fachbereiche der AEW Energie AG profitieren so von noch besseren und ansprechenderen Reports. In Zusammenarbeit mit den SAP-Fachleuten von Aveniq erstellten die Mitarbeitenden auf Kundenseite im Train-the-Trainer-Prinzip ihre eigenen Reports innerhalb von SAC und können diese künftig eigenständig auf- und ausbauen wie auch pflegen.

In einem ersten Schritt wurde eine Private-Cloud-Lösung in den beiden georedundanten Rechenzentren der Aveniq in Kombination mit M365-Diensten angestrebt. Die zentralen Standardservices werden dabei aus der erprobten Aveniq Swiss Cloud bereitgestellt. WAN über MPLS garantiert eine hohe Verfügbarkeit und Performance der Systeme.

In einem zweiten Schritt setzte UMEO mit Aveniq den hybriden Cloud-Ansatz um: Zentrale Services kommen weiterhin aus der Aveniq Swiss Cloud, inklusive georedundanter Schweizer Datenhaltung, aber es gibt auch Ausbaumöglichkeiten Richtung Public Cloud auf Microsoft Azure. Einzelne Services werden zentral als SaaS-(Software-as-a-Service-)Dienste von Drittanbietern bezogen (Public Cloud SaaS). Die Vorteile dieses Lösungsansatzes zeigen sich in der raschen Umsetzung, der hohen Skalierbarkeit und der Wirtschaftlichkeit.

Für UMEO ist mobiles Arbeiten zentral. Dies ist nun uneingeschränkt und sicher möglich. Dazu erhielt die Gruppe einen zeitgemässen Arbeitsplatz mit Microsoft Teams als zukunftsgerichtetes und verbindendes Public-Cloud-SaaS-Werkzeug für Telefonie und Zusammenarbeit über seine 19 Standorte hinweg. MS Teams ersetzte dabei die bestehende Telefonielösung und ermöglicht auch bisher genutzte Funktionen wie Ringruf/Teamruf, Überläufe oder Rufumleitungen. Die E-Mail-Infrastruktur wird bei Microsoft in der Cloud (Exchange Online) betrieben.

Als Begleiterin auf dem Digitalisierungsweg wählte Aveniq auch beim Office-Arbeitsplatz eine schlanke Variante: Office-Arbeitsplatz und Arbeitsgeräte werden aus der Microsoft Cloud über Intune verwaltet. Die Bereitstellung erfolgt dabei über Microsoft Autopilot. Die Hardware-Logistik entfällt, Notebooks werden direkt ab Werk zum Kunden geliefert. Die Software wird paketiert in der Cloud bereitgestellt und die Hardware einfach und unkompliziert mit dem Rundum-sorglos-Paket betankt. Der Remote-Zugang für Mitarbeitende erfolgt komfortabel und barrierefrei über das Notebook mittels integriertem VPN-Client (Palo Alto GlobalProtect) und geschützt durch die bewährte Multi-Faktor-Authentifizierung (User-ID, Passwort, Maschinenzertifikat). Zusätzlich kann der Zugriff über die MFA-Lösung von Aveniq oder Microsoft abgesichert werden.

Die Mitarbeitenden von UMEO nutzen ausserdem den Aveniq Service Desk als First-Level-Support-Lösung. Die Bestellung von Hard- und Software erfolgt mit hinterlegtem Berechtigungskonzept über den Aveniq Webshop.

Microsoft 365 erfüllt die Voraussetzungen für ein modernes, anpassungsfähiges Intranet und ist im Einklang mit weiteren Initiativen der Stiftung. Die neue Intranet-Plattform wurde mit SharePoint Online in der Microsoft 365 Cloud aufgebaut und bis auf wenige Ausnahmen mit den Standardfunktionalitäten von SharePoint Online «Modern Experience» umgesetzt.

Die optische als auch technische Trennung der einzelnen Stiftungsbetriebe mittels Hub Sites sorgt dafür, dass sich die User schnell im Intranet zurechtfinden. Jeder Betrieb und alle damit verknüpften Seiten verfügen so zwar über ein eigenes CI/CD (Farbe/Logo) und eine eigene Navigation, aber der einheitliche Aufbau der Seiten sowie betriebsübergreifende Navigationspunkte bieten den Usern eine klare Wiedererkennung und unterstützen sie so in ihrer Orientierung.

Damit die Content Manager die Kommunikation transparenter gestalten und tagesaktuelle Informationen einfacher verbreiten können, werden stiftungsweite News und Veranstaltungen auf allen Startseiten der Stiftung, betriebsinterne Nachrichten dagegen nur innerhalb der Betriebe publiziert. Die Content Manager können damit bei jedem Newsbeitrag entscheiden, welche Zielgruppe sie erreichen möchten.

Für die Verwaltung ihrer Veranstaltungen benötigt die Stiftung optionale Einstellungen wie Registrationspflicht, maximale Anzahl Teilnehmer*innen und frei definierbare Auswahloptionen. Dazu wurde eine Veranstaltungs-App mit der «Microsoft Power Plattform» realisiert. Veranstaltungen können nun ebenso wie die Newsbeiträge, gezielt auf den entsprechenden Startseiten veröffentlicht werden.

Im Telefonbuch können zusätzlich zu persönlichen Kontaktdaten auch Rufnummern oder Öffnungszeiten von «unpersönlichen» Funktionen/Abteilungen gefunden werden. Die Suchresultate lassen sich zudem nach selbst definierten Kriterien filtern. Da die Standardsuche in SharePoint Online nur bedingt konfigurierbar ist, wurde dies mit den PnP Modern Search Webparts umgesetzt.

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit und das unkomplizierte Teilen von Inhalten ist im SharePoint-Standard-Repertoire enthalten und benötigte keine weiteren Eingriffe. Anders bei der initialen Erstellung von rund 80 Sites, bei welcher mittels Templates und Scripts der manuelle Aufwand massiv reduziert werden konnte.

Change Management und Governance als Basis für eine erfolgreiche Einführung

Vor der technischen Umsetzung wurde im Rahmen der Detailkonzeption gemeinsam mit der Stiftung eine Governance erarbeitet, um einen sicheren und nachhaltigen Betrieb der neuen Intranet-Plattform zu gewährleisten. Darin wird geregelt, wie die neue Intranet-Plattform genutzt wird und was erlaubt ist. Ausserdem sind die Strukturen, Regeln, Zuständigkeiten und Prozesse klar definiert.
Im Rahmen des Change Managements hat Aveniq in speziell zugeschnittenen Schulungen die rund 80 Content Manager geschult. Dies mit dem Ziel, sie zu befähigen, nebst ihrer Rolle als Autor*in auch als «Power User» bei User-Fragen direkt Hilfestellung geben zu können, ohne dass der Service Desk involviert werden muss. Dieses Vorgehen hat sich bis heute bestätigt.

Die kurze Umsetzungszeit von der ersten Anfrage bis zum produktiven Betrieb der Lösung zeigt, dass sich die Business Process Suite besonders eignet, um auch kurzfristige Anforderungen rasch und unkompliziert umzusetzen. Die getestete Person erhält den personalisierten Link (Auftragsnummer) zur Aveniq Business Process Suite mittels einer SMS direkt vom ZLZ auf das persönliche Mobiltelefon. Dabei wird ein eindeutiges, anonymisiertes Merkmal der betroffenen Person auf der BPS-Plattform zur Authentifizierung eingesetzt, um den persönlichen Befund zuzuweisen und abzurufen. In den Spitzenzeiten der pandemiebedingten Tests, wurden so mehrere hundert Testresultate pro Stunde bereitgestellt.

Doch wie deckt die Business Process Suite Datenschutz und Datensicherheit im Umgang mit solchen hochschützenswerten Personendaten ab? Aveniq verpflichtet sich zur Wahrung des Datenschutzes und zur Datensicherheit. Die Laborresultate laufen vom ZLZ vollkommen anonymisiert in die Business Process Suite. Es werden keine Patientendaten gespeichert. Die wenigen Daten, die über die BPS laufen reichen aus, um eine Person mit nur einem anonymisierten, eindeutigen Merkmal zu identifizieren. Nach 96 Stunden werden die persönlichen Befunde im PDF-Format wieder komplett gelöscht. 

Diese Vorteile bringt die Business Process Suite: 

• Intuitiv: Personal- und patientenfreundliche Plattform
• Qualität: Stabiler Betrieb, sichere Datenbereitstellung
• Erweiterbar: Passt sich agil den sich wandelnden Kundenanforderungen an
• Integrierbares Digitalisierungsinstrument: Lässt sich nahtlos an diverse Umsysteme anbinden
• Kosten/Nutzen: Erschwingliche Nutzungskosten 
   

Gemeinsam mit Stadtwerk Winterthur wurden in einer ersten Phase Prozesse identifiziert, die sich für eine Automatisierung eignen. Dabei handelt es sich um manuelle Prozesse, die regelbasiert sind und wiederholende Prozessschritte mit einer geringen Anzahl von Ausnahmen aufweisen. Aus einer Liste wurden drei Prozesse gewählt, die im Rahmen eines Proof-of-Concept umgesetzt werden, um das Unternehmen und die Organisation mit der Technologie vertraut zu machen.

Datenmigration von Kontaktbelegen des Kundendienstes

Im Zuge einer Umstellung des Produkteangebots wurden zahlreiche Rückmeldungen für einen Produktwechsel von Kund*innen in Form von Antworttalons eingereicht. Diese wurden anschliessend eingescannt und mit der Kundennummer als Dokumentenname abgelegt. Ein Software-Roboter konnte anhand des Dokumentennamens die Scans dem entsprechenden Kunden im CRM zuteilen, die Korrespondenz eintragen und den Beleg dazu ablegen.

Korrektur von Zählerminusständen im SAP

Die Kunden von Stadtwerk Winterthur melden die Zählerstände des Stromverbrauches von Liegenschaften in unregelmässigen Abständen. Stadtwerk Winterthur trifft daher für jede Verbrauchsperiode Annahmen und stellt Akontorechnungen aus. Falls der tatsächliche Stromverbrauch tiefer ausfällt, wird dieser Minusstand in einer Liste geführt. Der Software-Roboter trägt den effektiven Verbrauchswert anhand der Liste im SAP ein, löst die Verbuchung aus und druckt die Rechnung aus.

Übertragung von Mitarbeiter*innen-Kontaktdaten zwischen Systemen

Die Kontaktdaten der Mitarbeiter von Stadtwerk Winterthur werden im Outlook gepflegt. Damit diese jeweils auf dem aktuellsten Stand sind, generiert ein Software-Roboter eine Liste mit den Mutationen aus dem Active Directory und pflegt die Änderungen im Outlook ein. Nebst den Kontaktdaten werden zudem die Fotos der Mitarbeiter von einem Datenverzeichnis in die jeweilige Visitenkarte importiert, sobald es sich um einen Neueintritt oder ein aktualisiertes Foto handelt.  

Aveniq setzt für Electrosuisse auf den bewährten hybriden Cloud-Ansatz. Die kompletten Infrastrukturservices wurden in der georedundanten Private-Cloud-Lösung der Aveniq Swiss Cloud an zwei Rechenzentrumsstandorten neu aufgebaut und mit zukunftsfähigen M365-Diensten ergänzt. Wann immer möglich wurde folgende Reihenfolge eingehalten: SaaS, PaaS, IaaS. Electrosuisse migrierte dabei ihre Services, welche als SaaS verfügbar sind, in die Public Cloud. Zentrale Infrastrukturservices werden aus der sicheren und erprobten Aveniq Swiss Cloud bezogen. Für Electrosuisse ist dabei die Datenhaltung in der Schweiz unabdingbar.

Die Vorteile dieses hybriden Lösungsansatzes schlagen sich in der raschen Umsetzung, der hohen Skalierbarkeit und der Wirtschaftlichkeit nieder. Beste Verfügbarkeit und Performance der Systeme sowie klare und einheitliche ITIL-Prozesse runden die Lösung ab. Ausserdem wurde dem Backup-Konzept der Electrosuisse Rechnung getragen, welches ein zusätzliches Backup an einem dritten Standort vorsieht, um die Daten in einem Worst-Case-Szenario rasch und vollumfänglich verfügbar zu haben. Das WAN-Management wurde im Rahmen des Sourcings ebenfalls an Aveniq übertragen. Die hochmobile Belegschaft arbeitet heute mit Microsoft Teams, inklusive IVR-Telefonie. Intensive Schulungen zu den neuen M365-Diensten wurden in mehreren Landessprachen durchgeführt. Electrosuisse setzt mit der zukunftsgerichteten Lösung konsequent auf das «Pay as you use»-Verrechnungsmodell. Punkto Sicherheit hat Electrosuisse vorbildlich und vorausschauend gehandelt: Der Fachverband nutzt seit der Infrastrukturerneuerung Cortex XDR von Palo Alto, die von Aveniq empfohlene Extended-Detection-and-Response-Lösung, um sich gegen neuartige Cyber-Attacken, wie beispielsweise die Log4j-Sicherheitslücke, optimal zu schützen.

Aveniq entwickelte ein detailliertes und bedürfnisgerechtes Arbeitsplatz-Konzept, welches Produkte der weltweit tätigen Firma Wey Technology AG beinhaltet. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Ausstattung von Handelsarbeitsplätzen.

Im Untergeschoss des Axpo Firmengebäudes wurde gemeinsam mit dem Facility Management ein Systemraum konzipiert und gebaut, der die die rund 77 Computer sowie die Weytec Distribution Platform (WPD) mit einer leistungsfähigen Switch-Matrix und dazugehörigen Anschlüssen beherbergt. Der Zutritt zum Systemraum wird mittels Zutrittssystem berechtigt und protokolliert. Die Klimatisierung wird effizient mittels Kaltgangeinhausung und redundanter Kälteversorgung betrieben. Mit dieser abgesetzten Lösung wurde nicht nur das Raumklima auf dem Trading Floor verbessert, sondern auch der gesamte Energieverbrauch in diesen Räumlichkeiten deutlich gesenkt. Mit Glasfaserverbindungen werden die Echtzeitübertragung der PC-Signale (Tastatur, Maus, Video, USB und Audio) zwischen dem Systemraum und dem Arbeitsplatz sichergestellt.

Jeder Arbeitsplatz auf dem Trading Floor ist mit jeweils vier LED-Monitoren sowie einer Smarttouch-Tastatur ausgestattet. Damit können eine unbegrenzte Anzahl von Workstations und Bildschirme mit nur einer Maus und Tastatur bedient werden. Mit dem herausnehmbaren Tastenfeld können Händler nun schnell und intuitiv zwischen Arbeitsplätzen, Bildschirmen und voreingestellten Szenarien wechseln, wann immer es das Geschäft erfordert. Die Tastatur enthält zudem Keypads von Bloomberg und Thomson Reuters und erlaubt es den Anwendern auch, individuelle Arbeitsabläufe zu optimieren.

Die Neuausstattung der Arbeitsplätze wurde bei laufendem Betrieb durchgeführt. Insgesamt wurden 69 bestehende Arbeitsplätze mit den neuen Komponenten sowie den höhenverstellbaren und ergonomischen Tischmodulen umgerüstet. Acht Arbeitsplätze wurden komplett neu eingerichtet. Um das Risiko eines Handelsunterbruchs auf ein Minimum zu reduzieren, wurde der Umzug nach einem vordefinierten Projektplan gestaffelt durchgeführt. In sechs Phasen wurde jeweils eine vordefinierte Gruppe Arbeitsplätze an den neuen Standard angepasst und transferiert. Dadurch konnten die Händler während des ganzen Prozesses kontinuierlich weiterarbeiten.

Der konzerninterne Rechtsdienst eines grossen, Schweizer Energiedienstleisters umfasst derzeit 34 erfahrene Anwältinnen und Anwälte, die an verschiedenen Standorten weltweit stationiert sind. Die Dokumentemanagementlösung der Abteilung, die Applikation «WinJur», befand sich am Ende des Produktlebenszyklus und sollte durch ein geeignetes Nachfolgeprodukt abgelöst werden. Der Kunde identifizierte die führenden Branchenlösung iManage aus verschiedenen Produkten als geeigneten Ablösekandidaten und bat Aveniq, die Implementierung zu unterstützen. 

Die Wahl des Kundenunternehmens fiel aus mehreren Gründen auf iManage Work, bereitgestellt und betrieben durch Aveniq als offizielle Schweizer iManage-Implementierungspartnerin. Zum einen wird die «de facto»-Branchenlösung für Anwaltskanzleien und Rechtsdienste fortlaufend den sich wandelnden Anforderungen der Rechtsbranche angepasst. Zum anderen entlasten Automatisierungen im Bereich Metadatenvererbung und Fallaktenablage die Benutzer*innen von Routineaufgaben.

Aus der bisherigen Lösung «WinJur» sollte eine Vielzahl von Informationen, welche bis zurück ins Jahr 2010 reichten, in iManage überführt werden. Somit handelte es sich bei diesem Vorhaben nicht nur um die Neueinführung des Produktes iManage, sondern um ein ambitioniertes Migrationsprojekt.

Um die Weiterverwendung der bestehenden Daten und die Nutzung des vollen Funktionsumfanges in der neuen Lösung sicherzustellen, führte Aveniq als erstes eine ausführliche Migrationsanalyse durch. Die Herausforderung bestand darin, die gewünschten Daten in einer migrierbaren Form aus «WinJur» zu exportieren und sie dann vollzählig und möglichst effizient in iManage wieder einzubinden. Mit diesem Vorgehen stellte Aveniq sicher, dass nach der Migration ein einfacher und schneller Datenzugriff gewährleistet ist.

Unmittelbar nach einer kurzen Konzeptphase starteten die zertifizierten iManage Engineers der Aveniq mit den Vorbereitungen zur Datenübernahme. Parallel dazu wurde das neue System bereits aufgebaut, die passenden Microsoft Office add-ons für die performante Desktop-Integration ausgerollt und iManage Work für den Rechtsdienst des Kunden vorkonfiguriert. Die neue Ablagestruktur in iManage wurde vollständig auf Basis eines Migrationsskripts automatisiert erstellt. Obwohl die Ablage der zahlreichen Dateien in iManage aufgrund der notwendigen Bereinigung von den Aveniq-Fachspezialist*innen manuell durchgeführt werden musste, konnte das Projekt in nur vier Monaten Durchlaufzeit abgeschlossen werden.

Die SAP-Basis der ARGO-HYTOS wird in der Aveniq Private Cloud betrieben. Die Aveniq Private Cloud ist mehrfach hochverfügbar ausgelegt, sowohl innerhalb eines Rechenzentrums als auch über die Datensicherung im zweiten Rechenzentrum hinweg. Der Bezug der IaaS-Ressourcen erfolgt dabei flexibel im Pay-as-you-use-Modell und berücksichtigt die Sizing-Vorgaben der ARGO-HYTOS. Mit einer redundanten WAN-Verbindung ist die zuverlässige Erreichbarkeit der SAP-Systeme sichergestellt. Aveniq stellt für ARGO-HYTOS damit auch den gesamten Basisbetrieb sicher: Datacenter Services, Basisleistungen wie Patch-, Schnittstellen-, Job- und Software-Management. Die ARGO-HYTOS kann sich damit voll auf die prozessualen und applikatorischen Aspekte von SAP konzentrieren. Die gesamte Transition beginnend mit der IST-/SOLL-Aufnahme, über die Migration bis zur Systemabnahme dauerte rund fünf Monate.

In einem zweiten Schritt hat Aveniq auch den Betrieb der non-SAP-Systeme der ARGO-HYTOS übernommen. In mehreren Workshops wurde der Bedarf analysiert und die Architektur der Infrastruktur zielgenau entwickelt. Auch diese Systeme werden in der Aveniq Private Cloud betrieben. Der Betrieb in der Cloud bringt für ARGO-HYTOS die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit bei deutlichen Kostensparpotenzialen.

• Flexibler Service für agile Geschäftsentwicklung ohne hohe Hardware-Investitionen

• Pay-as-you-use – genau dann und genau so viel, wie es das Business gerade benötigt

• Georedundante Datenlagerung in der Schweiz mit Verschlüsselungsmöglichkeit

Mit SAP IDoc hat sich das LUKS für eine Lösung entschieden, mit dem man Geschäftsprozesse mit externen Partnern in SAP integrieren kann. Der Zweck einer IDoc-Schnittstelle ist, Daten oder Informationen von SAP in andere Systeme zu übertragen und umgekehrt wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Als langjährige SAP Gold Partnerin, verfügt Aveniq über eine hohe Fachkompetenz, viel Erfahrung und zahlreiche Referenzen in SAP-Projekten. Dies floss auch bereits bei der Konzeption ein: gemeinsam mit dem LUKS und dem externen Logistik-Partner wurde das Konzept nochmals genau studiert und die einzelnen Prozesse eingehend diskutiert. Erst danach wurden die Schnittstellen, das Tool zum Bestandsabgleich und der Stammdatenversand im Detail entworfen. Nun konnte die Ausgangsverarbeitung vom LUKS zum externen Logistik-Partner umgesetzt werden: Dazu gehört das IDoc-Customizing und die Implementierung der Geschäftslogik für die Ausgangsschnittstellen wie Bestellung, Reservierung, Lieferavis/Kundenauftrag. Auch der Stammdatenversand wurde entwickelt und die nötigen Daten bereitgestellt. Als letzter Schritt wurde die Eingangsverarbeitung vom externen Logistik-Partner zum LUKS umgesetzt. Auch hier wurden IDocs angepasst und die Geschäftslogik für die Eingangsschnittstellen implementiert, wie Wareneingang, Warenausgang, Bestandsabgleich. 

Als «SAP Enabling Partner» für QR-Rechnungen hat Aveniq die BÄR Bahnsicherung AG bei der Umstellung begleitet.

Nach einer detaillierten Bestandesaufnahme der IST- und SOLL-Situation, wurde ein Überblick über das Debitoren- und Kreditorenmanagement geschaffen. Anschliessend wurden in einem ersten Schritt die Handlungsfelder für die Verarbeitung der eingehenden QR-Rechnungen festgelegt. Gemeinsam wurde ein Implementierungsplan erarbeitet, passend auf die Bedürfnisse der BÄR Bahnsicherung AG.

Basierend auf dem Implementierungsplan wurden, wo notwendig, die Prozesse im Kreditorenmanagement so angepasst, damit BÄR Bahnsicherung AG die eingehenden QR-Rechnungen verarbeiten können. Dazu gehörten auch Anpassungen im SAP-System sowie die Prüfung des Belegscanners ob dieser QR-Codes lesen kann. Die BÄR Bahnsicherung AG kontrollierte und aktualisierte derweil die Kreditoren und Stammdaten. Zuletzt wurde auch geprüft ob die Daten korrekt an das Finanzinstitut übermittelt werden.

Nach der Einführung der QR-Kreditorenrechnung hat die BÄR Bahnsicherung AG vorausschauend auch die QR-Rechnung für ihre Debitoren eingeführt. Damit die Rechnungen auch weiterhin im unveränderten Layout erscheinen, wurde dieses in den SAP-Formularen übernommen. Berücksichtigt wurde dabei auch der generelle Style Guide von QR-Rechnungen. Auch die Debitoren-Stammdaten wurden bereinigt und strukturiert hinterlegt.

Die umfassende, vorkonfigurierte Personallösung von Aveniq deckt alle Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen ab und basiert auf der bewährten SAP-HR-Komponente. Die Suite aus der Aveniq-Cloud ermöglicht einen schnellen und sicheren Einstieg in die Personalwirtschaft. Vom effizienten Stammdatenmanagement über die digitale Salärverarbeitung.

Als IT-Dienstleisterin betreibt Avectris bereits einen professionellen IT-Service Desk mit ausgewiesenen IT-Spezialisten für ihre Kunden und ihre Mitarbeitenden. Ausgewählte IT-Service-Desk-Spezialisten der Avectris wurden in die Livit spezifischen Umgebungen und Installationen eingeführt und mit deren Prozessen vertraut gemacht. Im IT-Service-Management-System wurde eigens ein Ticketing-Tool für Livit konfiguriert, in dem alle Anfragen der User erfasst, von einem IT-Service-Desk-Mitarbeitenden direkt gelöst oder einem Fachspezialisten zugewiesen und von diesem bearbeitet werden. Die User werden damit bei jedem Schritt automatisch über den Status der Störungsbehebung informiert. Getreu dem Motto «IT. Simply Personal.» hat Avectris anschliessend alle User mit einem Schreiben und einem Give-away über die neuen Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeiten des IT-Service Desk informiert. Die Livit-User platzieren ihre Anliegen nun via E-Mail, Telefon oder im Jira-Service-Portal. Die IT-Service-Desk-Mitarbeitenden sorgen dafür, dass die Support-Anfragen kompetent, kundenfreundlich und im Rahmen von vereinbarten Service Level Agreements (SLA) zeitnah und fachgerecht bearbeitet und gelöst werden. Im Jira-Service-Portal können die User den Status ihrer Meldungen jeweils direkt prüfen. Störungen oder Anfragen, die nicht remote vom IT-Service Desk oder seinen nachgelagerten Supportfunktionen gelöst werden können, werden an geschulte Super User in den Niederlassungen weitergeleitet oder durch den Field Support bearbeitet. Webbasiert durchgeführte Benutzerumfragen vor und nach dem Outsourcing des IT-Service Desk zeigen klar, dass die Zufriedenheit der User sowie die Produktivität am Arbeitsplatz dank der zeitnahen Störungslösung deutlich gesteigert werden konnten.

Der Startschuss zum Projekt erfolgte Mitte Oktober 2020. Bereits Anfang Dezember 2020 war iManage in der Standardvariante bei T-Systems Schweiz implementiert und die Fachabteilung Legal konnte erste Erfahrungen mit der neuen Lösung sammeln. Einige der zahlreichen Vorteile von iManage:

• Verbesserte Produktivität und Entlastung des E-Mail-Posteingangs.
• Dokumente und die richtigen Textpassagen darin finden – mühelos, jederzeit und überall dank «mobile first»-Design.
• Software-Installation in den bestehenden Rechenzentren von T-Systems Schweiz für mehr Flexibilität.
• Nahtlose Integration in die gängigsten Anwendungen, die bereits bei T-Systems Schweiz im Einsatz sind.
• Zusätzliche Installation einer externen Client-Software für die fallbasierte Ablage von verschlüsselter und entschlüsselter Korrespondenz in iManage.

Mit der Business Process Suite wurde der BÄR Bahnsicherung AG eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die Module und Daten ist rund um die Uhr sichergestellt. Zudem bieten mobile Apps weitere vielfältige Möglichkeiten und erhöhen die Effizienz innerhalb der Module wesentlich.

Mit dem Business Expenses Modul (BEM) können Spesen einfach über mobile Endgeräte Android und iOS) erfasst werden. Der integrierte Autorisierungs-Workflow garantiert die Einhaltung der IKS-Normen und -Vorschriften sowie der jeweiligen Auditvorgaben. Durch die Integration in SAP können die erfassten und genehmigten Spesen direkt im System verbucht werden. Mit dem ePosting-Modul wurde der Workflow für Kreditorenrechnungen von der Erfassung der Rechnung bis zur Verbuchung digitalisiert.

Im Time Reporting Management (TRM) erfassen die Mitarbeitenden ihre projektbezogenen Arbeitszeiten mit wenigen Klicks. Geplante und ungeplante Abwesenheiten können einfach koordiniert werden. Umfassende Berichte basierend auf Kundenprojekten, Aktivitäten und Vorlagen lassen sich per Knopfdruck erstellen. Standardisierte Projektbeschreibungen und korrekte Verrechnungssätze erleichtern die Fakturierung. Erfasste, gelöschte oder geänderte Daten werden mit SAP automatisch synchronisiert.

Das ePersonaldossier (EPD) bietet eine zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Dokumente lassen sich einfach einem bestimmten Mitarbeitenden zuordnen, automatisch archivieren oder löschen. Zugriffsrechte können beschränkt werden und mit der Employee-/Manager-Self-Service-Funktion haben Mitarbeitende und Führungskräfte die Möglichkeit, den Zugriff auf persönliche Dokumente zu beantragen. Die Skill Matrix gibt einen detaillierten Überblick über die Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Mit dem integralen ePayslip ist die Lohnabrechnung digital verfügbar und Arbeitszeiten, Überstunden oder Abwesenheitszeiten können im Time and Attendance Module (TAM) einfach erfasst werden.

Die Anbindung ans und Integration ins SAP sowie die Möglichkeit, das System einfach um einzelne Module zu erweitern, hat die BÄR Bahnsicherung AG überzeugt. Das Unternehmen hat sich bereits für weitere Module wie Ressource Planning und Course Training entschieden.

Die Vorteile

• Standardisierte und automatisierte Geschäftsprozesse

• Responsives Web-Design

• Grafischer Prozessgenerator zur übersichtlichen Abbildung der Prozesse

• Höchste Sicherheitsstandards durch rollenbasierte Zugriffe inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

• Private-Cloud-Lösung aus einem Schweizer Rechenzentrum

In einem ersten Schritt wurde mit ausgewählten Verkaufsmitarbeitenden ein Workshop durchgeführt, an dem Funktionalitäten sowie Design der Apps besprochen und definiert wurden. Die Resultate des Workshops wurden mit Mockups veranschaulicht und flossen damit direkt in die App-Entwicklung ein. So entwickelte Avectris agil und in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern mehrere SAP-Fiori-Apps, massgeschneidert auf die Bedürfnisse der Filialen.

Die App «Artikelinformation» liefert nützliche Artikelinformationen auf einen Blick: Sobald der User den Barcode einscannt, werden ihm sämtliche Konditionen wie Preis, Rabatt, Prämien, Services und Garantiezeit angezeigt. Auch allgemeine Artikelinformationen und der Lagerbestand in der Filiale und im Verteilzentrum sowie das Datum des nächsten Wareneingangs sind ersichtlich. Besonders praktisch ist, dass auch gleich Zubehörartikel mit Beschrieb, Artikelnummer und Preis angezeigt werden.

Die App «Wareneingang» ermöglicht ein speditives Erfassen der angelieferten Ware mit einem mobilen Device. Die Auftragsnummer wird eingescannt, die Menge der gelieferten Ware eingetragen und schon ist der Lagerbestand aktualisiert. Die vom Kunden im Onlineshop bestellte Ware ist ab diesem Zeitpunkt für den Kunden in der Filiale abholbereit.

Die App «Warenausgang» liefert Informationen zum Status des Online-Auftrags und der Bezahlung. Wenn der avisierte Kunde die bestellten Artikel abholt, erfasst der Mitarbeitende mit seinem Device den Warenausgang und übernimmt die Informationen vom Device direkt auf die Kasse.

Mit AnyShare besitzt A.Vogel heute eine nachhaltig einsetzbare Kollaborationsplattform, die mehr ist als «SharePoint out of the box». Mit ihrer ausgereiften Benutzerverwaltung ermöglicht die Lösung das sichere Einbinden von externen Partnern weltweit und lässt firmenübergreifendes und gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten zu. Termine und Aufgaben werden auf der Plattform bearbeitet und verwaltet. Das internationale CAB sowie das Change- und Release-Management sind heute in AnyShare geführt. Auf AnyShare hat auch das Branding-Portal des Unternehmens ein neues Zuhause gefunden: Der Multimedia-Raum steht allen Teams zur Nutzung und Verwaltung von Grafiken und Multimedia-Dateien zur Verfügung. Der interne Investment-Prozess ist ebenfalls verfügbar und kann je nach Bedürfnis einer Abteilung genutzt oder angepasst werden.

Als Pharmabetrieb sind für die A.Vogel AG die gesetzlich vorgeschriebenen Gesundheits- und Pflegemanagement-Schulungen essentiell. Die Qualitätssicherung des Unternehmens A.Vogel stellt alle Schulungen für ihre Mitarbeitenden auf AnyShare zur Verfügung. Die Benutzer eignen sich das Wissen dort im Selbststudium an, absolvieren die zugehörigen Tests und reichen die Ergebnisse sowie Schulungsnachweise direkt bei der Qualitätssicherung des Unternehmens ein. Dies erleichtert der zuständigen Abteilung auch die regelmässige Prüfung durch die nationale Kontrollinstanz Swissmedic.

Die SharePoint-Umgebung befindet sich auf den Servern im firmeneigenen Rechenzentrum der A.Vogel AG. Die Lösung ist direkt an das Active Directory angebunden, was eine hohe Leistungsfähigkeit der Applikation AnyShare garantiert.

Der Projektstart fand im November 2018 statt mit dem Erstellen der Spezifikation durch Innoface und RONDO. Danach, 2019, erfolgte die komplette Neuentwicklung der Schnittstelle durch den Schnittstellenanbieter. Kenneth Rhyner, Leiter PLM-Beratung von GIA Informatik: «2020 erstellte GIA Informatik in Zusammenarbeit mit RONDO die neuen Workflows für die Nutzung der Schnittstelle, und Innoface und RONDO erarbeiteten das Schnittstellenkonzept. Final schalteten wir diesen Herbst die Schnittstelle live.»

Die von Avectris bereitgestellte Lösung basiert auf Produkten der Firmen tecmasters und PDF Tools. Beide Lösungen lassen sich technisch nahtlos in bestehende SharePoint-Systeme integrieren. Dies hat den Vorteil, dass die Anwender sämtliche Aufgaben innerhalb der gewohnten Umgebung wahrnehmen können. Da beide Lösungen als nicht invasive Services ausserhalb des SharePoint-Ökosystems bestehen, wird weder die Integrität noch die «Performance» dieser SharePoint-Systeme beeinträchtigt. Bei der Projektumsetzung stützt sich die Avectris für die revisionssichere Archivierung ausschliesslich auf ISO 14721 – «Open Archival Information System (OAIS) Reference Model» ab. Für die Auswahl des Zielformats (u. a. PDF/A) kommen die Empfehlungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) zur Anwendung. Für die effektive Archivierung, den Zugriff auf die archivierten Geschäftsfälle und die geregelte Löschung derselben setzt Avectris ausschliesslich Standardfunktionen von AnyShare sowie individualisierte Workflows von tecmasters ein.

Mit der umgesetzten Archivlösung stellt Axpo die Einhaltung der Konzernweisungen sicher und erfüllt die regulatorischen Anforderungen im Umfeld der auf SharePoint basierenden Kollaborationsumgebung. Geschäftsprüfungsrevisionen können effizient und regelkonform durchgeführt werden. Auf Basis dieser Lösung wurde bereits ein Prototyp für eine filebasierte Archivierung umgesetzt. Damit haben die Verantwortlichen künftig die Möglichkeit, direkt aus dem Windows-Dateimanager einzelne Dateien oder ganze Ordner abzulegen. Die Implementierung dieser Zusatzfunktion ist für die nahe Zukunft geplant.

Vorteile

• Erfüllung der regulatorischen Vorgaben und der Konzernweisung

• Komplexer Archivierungsprozess einfach umgesetzt

• Volle Integration in die bestehende SharePoint-Umgebung

• Vollständig von SharePoint losgelöster Zugriff auf archivierte Informationen

• Vollständige Transparenz bei Zugriff und Löschung archivierter Informationen durch lückenlose Protokollierung

• Im Vergleich zu anderen Marktlösungen deutlich tiefere Projekt-/Betriebskosten

• Offene Systemarchitektur lässt weitere Anwendungsfälle zu (z. B. SAP)

Bei Projektstart hat Avectris die bestehende mobile Instandhaltungslösung in die eigene Entwicklungsumgebung integriert und in das Sourcecode-Verwaltungssystem überführt. Der Code wurde ausführlich geprüft und die App einem weitreichenden Redesign unterzogen. Dabei wurden weitere Schnittstellen, Funktionalitäten und Lösungsbausteine entwickelt sowie instabile Bestandteile ausgewechselt. Anschliessend wurden Korrekturen wie Fehler, Verbesserungen und Systemabhängigkeiten vorgenommen. Gegliedert nach Prioritäten wurden die «User Stories» konzipiert, entwickelt und modulweise getestet sowie weitere funktionale Erweiterungen eingeführt. Nach Fertigstellung aller Entwicklungen konnten die Enduser alle Anpassungen ausführlich testen. Letztlich wurden die Entwicklungen in Form von neuen Releases auf die Tablets der Enduser überspielt.

Das Projekt wurde agil und zügig umgesetzt. Nach einem zweimonatigen applikatorischen Redesign und weiteren vier Monaten für die getakteten Releases wurde das Projekt bereits erfolgreich abgeschlossen. Die mobile Instandhaltungslösung wurde dem ordentlichen Betrieb übergeben, welcher durch die SAK verantwortet wird. Avectris unterstützt die SAK betrieblich im Supportprozess und das Customer Care Center steht den Endusern bei Problemen zur Verfügung.

Avectris unterstützt die SAK künftig weiterhin im Bereich Maintenance und Lifecycle der mobilen Instandhaltungslösung. Die App wird stetig weiterentwickelt: Anforderungen werden gesammelt und in Form von geplanten Releases umgesetzt. Die Digitalisierung schafft aber auch Voraussetzungen für ein Job Enrichment: künftig sollen die Techniker ihre Aufträge aus einem zentralen Arbeitsvorrat selbständig übernehmen und planen können. Ergänzend wird geprüft, ob weitere Bereiche und weitere Prozesse in der App abgebildet werden können.

Vorteile

• Hohe Userakzeptanz und Usability durch einfache und intuitive Bedienung der App wie beispielsweise Erfassen von Rapporten, Arbeitszeiten und Spesen

• Definierte Prozesse und Workflows sowie die standardisierte Eingabe von Informationen verringern die Fehlerquote

• ämtliche Informationen sind für berechtigte Mitarbeitende jederzeit digital verfügbar und fördern papierloses Arbeiten

• Tiefe Fixkosten für den Betrieb, da Leistungen für Weiterentwicklung nach Bedarf abgerufen werden können

Das ePosting-Modul ist Teil der Business Process Suite (BPS) und bietet eine vollumfassende, cloud-basierte Applikation für Kreditorenzahlungen. Das neue System unterstützt derzeit etwa 4‚000 Anwender bei der Rechnungsbearbeitung. So laufen jährlich etwa 60'000 Rechnungen neu über ePosting. Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (optical character recognition) für die Weiterverarbeitung digitalisiert. Unterschiedliche Elemente eines Rechnungsscheins, wie etwa die Adresszeile, Rechnungs- oder Betragsinformationen, werden automatisch erkannt, verarbeitet und ins System eingelesen. Nach einer Prüfung der Korrektheit der Angaben wird der Freigabeprozess innerhalb des bestehenden Workflow eingeleitet. Dank eines lückenlosen Event-Logs lässt sich stets zurückverfolgen, welche Aktionen für eine bestimmte Rechnung ausgeführt wurden. So bleibt immer ersichtlich, wer eine bestimmte Rechnung bewilligt, kontiert oder weiterverarbeitet hat.

Neu ist auch die Stellvertreter- und Nachfolgerregelung im System integriert. So können Mitarbeitende Abwesenheiten erfassen und Genehmigungsberechtigungen automatisch an Stellvertreter vergeben. Avectris bietet der ZHAW nicht nur eine reine Software-Lösung an, sondern die Digitalisierung aller physischen Rechnungen von Anbieterseite. So wird die ZHAW davon entlastet, physische Rechnungen selbst verarbeiten zu müssen. Mittels Self-Scanning-Funktion ist es ZHAW-Mitarbeitenden möglich Rechnungsscheine direkt von ihren Druckern zur Verarbeitung einzuschicken.

Der Chatbot «Anna» wurde auf Basis des Azure Bot-Service realisiert. Durch die Nutzung von Cloud Services wird die Skalierbarkeit der Lösung gewährleistet. Neben technischen Aspekten galt der Gestaltung des Charakters des Chatbots ein besonderes Augenmerk. So widerspiegelt Anna Besonderheiten der Axpo-Kultur, wie beispielsweise die konsequente Anrede per Du bei der Formulierung der Antworten oder die Mehrsprachigkeit (Deutsch und Englisch).

Die für HR relevanten Konversationen wurden über ein standardisiertes Vorgehen ermittelt und anhand des Nutzens priorisiert. Der Chatbot wurde umfangreich mit Pilotanwendern aus allen Konzernbereichen getestet und für benutzerfreundlich befunden.

Dank der guten Vorbereitung wurde bereits bei der Lancierung eine korrekte Antwortquote von weit über 60 Prozent erreicht.

Im Rahmen des Aufbaus des Center of Excellence wurden eine Potenzialanalyse durchgeführt, strategische Prioritäten gesetzt, IT- und Business-Anforderungen erfragt, erste Musterprozesse konzipiert und entwickelt sowie Tests durchgeführt und überwacht.

Für enersuisse wurde auf Basis der RPA-Software UiPath eine RPA-Architektur konzipiert und realisiert, die sich nahtlos in die IT-Infrastruktur von enersuisse integriert. Diese Architektur ist skalierbar, d. h. es können zukünftig weitere Roboter hinzugefügt werden und eine Steuerung und Überwachung der Roboter ist jederzeit möglich.

Der Roboter zur Beglaubigung von Fotovoltaik-Anlagen überwacht ein E-Mail-Postfach, an welches die Kunden von enersuisse ihre Gesuche senden. Trifft ein Gesuch (Formulare im PDF-Format) ein, führt der Roboter anhand von hinterlegten Regeln diverse Prüfungen durch und vervollständigt die Daten. Hierfür greift er u. a. auf Daten in SAP zu. Die vollständig ausgefüllten Formulare müssen nach heutigem Stand noch handschriftlich unterzeichnet werden, weshalb der letzte Prozessschritt, der Rückversand an Kunden und Behörden, manuell ausgelöst wird. Durch die nahezu vollständige Automatisierung wird der manuelle Aufwand für die Mitarbeitenden auf ein Minimum reduziert und sie können sich auf werthaltige Arbeiten wie z. B. die Behandlung von Ausnahmen und Spezialfällen konzentrieren.

Generali Schweiz beauftragte Avectris mit der Transition und Transformation der IT vom bisherigen Provider zu Avectris sowie dem kompletten Neuaufbau der IT. Das Grossprojekt umfasste folgende Arbeiten:

• Aufsetzen von neuen Prozessen und Schnittstellen im Service Management, Verbindung der ITSM-Systeme beider Provider mit einer Schnittstelle

• Aufbau der Rechenzentrum-Infrastruktur, mit einer Multi-OS-Private-Cloud-Plattform

• Security-Infrastruktur mit Neukonzeption der Zonenkonzepte

• Aufbau und Migration der Messaging Services

• LAN-Ablösung und Modernisierung

• Aufbau und Automatisierung einer komplexen Applikationslandschaft mit SAP-Systemen und Eigenentwicklung

• Erneuerung des Batch-Managements

• Design und Aufbau einer Container-Plattform auf OpenShift-Basis

• Roll-out Windows 10 Clients, Neupaketierung von 350 Softwarepaketen

• Ablösung und Modernisierung der Telefonie-und Call-Center-Lösung durch Skype-for-Business und Luware

Nach Beendigung des Projektes verantwortet Avectris den kompletten Betrieb: Rechenzentrum, Security-Infrastruktur, Electronic Workplace, rund 65 Business-Applikationen, diverse Datenbanken, Middleware-Komponenten sowie Batch Management. Der Service Desk sowie die Applikationsentwicklung verantwortet weiterhin Generali Schweiz.

Auf diesem flexiblen Fundament lassen sich künftige Anforderungen, die die Digitalisierung an das Unternehmen stellt, beliebig ausbauen und vorantreiben.

Vorteile

• Höhere BCM-Standards bei gleichzeitig tieferen Betriebskosten

• Beliebige und schnelle Skalierbarkeit, je nach Bedarf

• Verbesserte IT-Security

• Höherer Automatisierungsgrad beim Bereitstellen von Servern, im Batch-Management, im Deployment-Management

AnyShare bietet auf der Basis von Microsoft SharePoint eine voll funktionsfähige, digitale Vertragsmanagement-Plattform. Während das analoge Vertragsmanagement bisher sehr personenabhängig war, lassen sich mit der digitalisierten Variante bei Abwesenheiten mit einem Klick die passenden Stellvertreter nominieren.

Der Zeitbedarf sinkt dank der Stellvertreterregelung und der Erinnerungsmeldungen deutlich. EKS schafft mit AnyShare ausserdem mehr Transparenz zum Vertrags- und Weisungsmanagement, welches im Organisationshandbuch hinterlegt ist. EKS kann die Lösung künftig auch für weitere wiederkehrende Arbeiten nutzen. Die Einsatzmöglichkeiten der preislich attraktiven Plattform sind sehr vielfältig.

«Sobald SAP ERP eingeführt ist, erstellen wir die notwendige Schnittstelle. Überdies nehmen wir einen CAD-Wechsel vor», legt Daniel Loosli dar. Die Gesamtintegration umfasst auch die italienische Tochterfirma von RONDO in Schio bei Venedig. Die bisher getrennten Systeme der beiden Standorte werden zusammengeführt. «Zudem überarbeiten wir die ganze Stücklistenstruktur im Zusammenhang mit den Windchill-Technology-Parts – dies sind Sammelobjekte, die ins ERP übergehen. Ebenfalls bauen wir die gesamte Klassifizierung von allen Normteilen neu auf», so Marc Besson. «Modernes System, andere Prozesse, neue Verantwortlichkeiten: Nun müssen unsere Mitarbeitenden zu schwimmen beginnen. Sie einzubeziehen und transparente Informationen zu vermitteln stellt eine der grössten Herausforderungen der nächsten Monate dar.

Der zeitliche Rahmen gestaltete sich anspruchsvoll. Die Auftragserteilung erfolgte Mitte Mai 2018, daraufhin startete umgehend die Konzeptphase. Parallel dazu wurden die Service Level Agreements erstellt. «Bereits ab Juni transferierten wir einzelne Services im Wochenrhythmus in die Datacenter von GIA. Direkt nach der gesamten Migration Anfang September 2018 erfolgte das finale Go Live», erklärt Stefan Lerch, Account Manager GIA Informatik AG.

Im Verlaufe des Projektes ergaben sich durch zeitliche Verzögerungen einige zusätzliche Herausforderungen. GIA reagierte umgehend und fing diese durch eine agile Arbeitsweise auf. Stefan Lerch: «Des Weiteren gestalteten sich die Netzwerk-Verbindungen mit der Demilitarisierten Zone (DMZ) und Firewall Rules komplex, weshalb wir nach einer Analyse gemeinsam mit NetModule adäquate Lösungen definierten.»

NetModule bezeichnet als Hauptnutzen das durch die Zusammenarbeit mit GIA gewonnene Spezialistenwissen. Beim Umzug des Sitzes nach Bern musste überdies keine Hardware mitgenommen werden, da die Systeme neu zentral in der GIA Cloud als Service betrieben werden. Die IT-Mitarbeitenden von NetModule werden stark entlastet, und dank des Selfservice-Portals verfügen sie über die notwendige Transparenz und Einflussnahme. «Da die Informationskanäle funktionierten und die Zusammenarbeit stets intensiv und gut war, wurden sämtliche Termine eingehalten und alle Systeme nach der Migration zeitgerecht in Betrieb genommen», legt Stefan Leuenberger dar.

In Eschborn werden in nächster Zeit weitere Dienste ins Datacenter migriert; die elementarsten Aufgaben sind abgeschlossen. «Zudem wird das Selfservice-Portal weiter ausgebaut, damit es uns bei den täglichen Arbeiten noch besser unterstützt», sagt Stefan Leuenberger.

Nach der Vertragsunterzeichnung Ende Juni 2016 starteten die beiden Unternehmen mit der Detailplanung und erstellten pro Bereich ein konkretes Fachkonzept. «Wir unterteilten das Projekt in Phasen wie Projektvorbereitung, Fachkonzepte, Beschaffung, Realisierung, Produktionsvorbereitung, Go Live, Support und Projektabschluss», legt Stefan Lerch dar. Mit diesem gewählten Projektvorgehen überführte GIA Informatik laufend einzelne Services in den Betrieb, so etwa den E-Mail-Service und anschliessend die verschiedenen Applikationsdienste. Julian Fröhlich: «Die ersten beiden Firmen integrierte der IT-Partner im November 2016 – dies war der Startschuss für die kommende grosse Migrationswelle. Bis im Frühling 2018 schlossen wir weitere Unternehmen mit 25 bis 350 Mitarbeitenden ein. Auf diese Weise wuchs unser Bestand auf über 30 Firmen mit rund 1700 Mitarbeitenden an».

Applikationen, Daten und IT-Infrastruktur für rund 500 IT-Benutzer und mehr als 40 Firmenstandorte galt es bis dato anzubinden. «Hierfür arbeiteten wir gemeinsam einen minutiösen Zeitplan aus und hielten ihn dezidiert ein», unterstreicht Julian Fröhlich. Ferner brachte GIA Informatik die unterschiedlichen Bedürfnisse einer heterogenen Firmenlandschaft aus Sanitär, Elektro-, Heizungs-, Lüftungs-, Kälte- und Solartechnik unter einen Hut. «Wir gingen auf die Besonderheiten der einzelnen Geschäftsbereiche ein, erweiterten unser Service-Portfolio und kreierten zielorientiert Lösungen», legt Stefan Lerch dar. Überdies beschaffte GIA Informatik neue Desktops und Notebooks und setzte ein neues Windows 10 Client Design auf.

Eine Herausforderung stellte die vielfältige IT-Landschaft mit individuellen Anforderungen der unterschiedlichen Firmen dar. Obwohl die Informatiksysteme für BKW Building Solutions aufgebaut wurden, bestanden von der BKW-Gruppe Security- und Compliance Vorgaben. «Hierzu erarbeiteten wir adäquate Ergebnisse, um die Richtlinien einzuhalten und die gewünschte Flexibilität zu gewährleisten. Zum Beispiel bauten wir eine Security-Lösung zur Authentifizierung und Autorisierung basierend auf der 802.1x-Technologie und dem Zwei-Faktor-Schutz», sagt Stefan Lerch. Aufgrund der vorgesehenen Applikationslandschaft wurde eine vollständige, flexible Lösung basierend auf der Citrix-Technologie erstellt.

Julian Fröhlich: «Mit GIA Informatik sind wir bedeutend schneller, als wenn wir die Dienste selber anbieten, da schon eine Plattform und passende Standard Services bestehen. Dies unterstützt und fördert die Strategie der BKW Building Solutions massgebend, kontinuierlich zu wachsen. Ein eigenes Rechenzentrum aufbauen? Müssen wir nicht. Auf eigenes Risiko Systemadministratoren und -architekten anheuern? Schon gar nicht. Überdies garantiert der IT-Outsourcing-Partner eine detaillierte, verbrauchsbasierte Abrechnung, die die BKW Building Solutions, basierend auf den GIA-Reports, den einzelnen Firmen belastet. Ferner bestehen eine zentrale Datenhaltung und ein zuverlässiger IT-Betrieb aller wichtiger Systeme in der GIA-Cloud. Bei der Firmenintegration erhalten neue Mitarbeitende umgehend einen standardisierten IT-Arbeitsplatz, was die interne Zusammenarbeit fördert und beschleunigt. Dazu werden neue Standorte nach einem vordefinierten Integrationskonzept mittels einer Kurzanalyse klassifiziert und rasch in die Firmengruppe überführt.»

Das Unternehmen will weiterwachsen. «Es sind weitere Zukäufe von Firmen geplant, die wir schnell und effizient integrieren wollen. So profitieren sie unmittelbar von den zentralen IT-Services», bemerkt Julian Fröhlich. Weiter stehen Konsolidierungs- und Optimierungsarbeiten an.

Zunächst erfüllte GIA die Voraussetzung der neuen Datenbank und erledigte im Dezember 2017 die Vorarbeiten für die Unicode-Konvertierung. Erst damit lassen sich weltweit alle Schriftzeichen darstellen. Anschliessend – im Januar 2018 – migrierte sie auf die In-Memory-Datenbank SAP HANA. «Dies ist eine zukunftsorientierte Lösung, da sie die Basis für einen späteren Wechsel auf SAP S/4HANA bildet», bemerkt Pius Peter, Leiter SAP-Technologie GIA Informatik AG. Und weshalb fand der Wechsel in eine Private Cloud statt? «Wir unterhielten bis dato eigene Rechencenter», legt Michel Tran dar. «Eine Modernisierung hätte trotz relativ kleinem Datenvolumen grosse Investitionen nach sich gezogen. Dies machte ressourcenmässig keinen Sinn, denn bei GIA ist eine professionelle IT-Infrastruktur bereits vorhanden.»

War das Betriebssystem zuvor Windows, ist es neu ein Linux-Enterprise-Server. Pius Peter: «Um diesen Wechsel technisch sauber zu bewältigen, nahmen wir einige Anpassungen an den Schnittstellen von internen und externen Programmen vor.»

Zudem musste auf die internationalen Aktivitäten von Agathon Rücksicht genommen werden: Aufgrund der Zeitverschiebung legte GIA die Wartungsfenster auf Uhrzeiten, in denen die Niederlassung in den USA von «Downtimes» nicht betroffen war.

Nach dem Go-Live Ende Februar 2018 erkennt Michel Tran vielfältige Vorteile des neuen Systems: «Erstens zeigen die Zahlen, dass die Kosten gesunken sind. Nun sind wir sogar in der Lage, Einsparungen bei den personellen Ressourcen vorzunehmen, da wir weniger Know-how benötigen. Zweitens konnten wir die eigene IT-Infrastruktur schlank gestalten und die Komplexität reduzieren. Drittens ist es gut zu wissen, dass die SAP-Systeme in professionellen Händen sind und unsere Daten in den Datacentern des Providers gespeichert sind.»

Derzeit arbeitet Agathon an einer Optimierung des CRM und beschäftigt sich mit der Theory of Constraints, um Engpässe ausfindig zu machen und die Unternehmensdaten zu bereinigen. «Mitte 2019 wollen wir firmenintern den Wechsel auf S/4HANA Enterprise Management konkretisieren und ihn bis Ende 2022 vollziehen», erklärt Michel Tran.

Die elf Standorte der Spitex Zürich Limmat sind auf eine rund um die Uhr funktionierende IT angewiesen. Über 900 Mitarbeitende kümmern sich um ca. 6500 Kunden; jährlich werden gut 650 000 Einsätze geplant, durchgeführt und rapportiert. Mit dem Auslaufen des Outsourcing-Vertrags wollte das Unternehmen seine IT-Umgebung überdenken und aktuell positionieren. Es schrieb das Projekt in einer öffentlichen Ausschreibung nach SIK-Grundlagen aus und vergab es an Comicro mit dem Lösungsansatz Comicro managed Cloud (CmC). Innerhalb des sehr sportlichen Terminplans wurde die Systeminfrastruktur inklusive Aktualisierung der Applikationen geplant. Comicro implementierte das neue Rollenkonzept, analysierte jede Applikation und bereitete alle Daten für die Migration vor. Um die Anforderungen bezüglich Standardisierung, Hochverfügbarkeit und Datenschutz zu erfüllen, konzipierte und konfigurierte Comicro die Backend-Umgebung neu und setzte alle virtuellen Server neu auf. Core-Applikationen, welche physische Server bedingten, wurden auf neuer Hardware installiert und als physische Server in die CmC integriert. Comicro plante die Erneuerung der Clients an den Standorten und bereitete 208 Thin- und Zero-Clients sowie 20 Notebooks für den Roll-out vor.

Um den Betrieb möglichst nicht zu behindern, wurde die Umstellung in einer Freitagnacht vorgenommen. Um 22.30 Uhr startete die Migration, keine zwei Stunden später waren E-Mails und die zentrale ERP-Software Perigon wieder verfügbar. Am Samstagmorgen begann der akribisch geplante Roll-out der Arbeitsplatzgeräte, am Samstagabend waren alle Clients installiert, ans Netzwerk angeschlossen und getestet. Alle Fach- und Office-Anwendungen funktionierten.

Vom Kick-off zum Go-live in sechs Monaten

Der Entscheid für die zeitlich rasch durchzuführende Migration in die Public Cloud von Microsoft fiel im Sommer 2018. Im September legten GIA Informatik und Pfister mit dem komplexen Technologie-Projekt los. «Den ersten Meilenstein bildete Office 365 Readiness: Hier schufen wir die Grundlagen für die Nutzung der Office 365 Cloud-Dienste, führten Vorbereitungsarbeiten durch, banden die Active Directory Software (Verzeichnisdienst von Microsoft für Windows-Netzwerke) an die Cloud an, richteten den Tenant ein (auf ihm laufen alle Office 365 Cloud-Dienste) und vergaben Lizenzen. Insgesamt waren über 1500 User und Mailboxen zu überführen», unterstreicht Andreas Siegrist, Lead ICT Architect und Leader des Solution-Architect-Teams GIA Informatik AG. Im Oktober und November migrierte das IT-Unternehmen grosse Datenmengen in die neue Plattform und spielte Archivdaten zurück. Nach ausführlichen Tests erfolgte im Dezember das Go-live von Sharepoint in der Public Cloud von Microsoft. Zudem wurde in einer ersten Phase die E-Mail-Umgebung aus der Private Cloud ins Rechenzentrum von GIA Informatik überführt. «Im zweiten Teil banden wir Pfister an die Microsoft Cloud an und migrierten anschliessend die Postfächer von On-Premise in die Office 365 Cloud», legt Andreas Siegrist dar. Das Go-live für Exchange fand am 10. Februar 2019 statt.

Hürden meistern mit ausgezeichneter Teamarbeit

Die Migration des ersten Exchange-Teils bildete eine grosse Herausforderung. Auf den Clients musste das IT-Unternehmen grössere Änderungen vornehmen, um auf die neuen Mailboxen zu gelangen. «Es war schwierig, alles zu automatisieren. Da unsere Projektmitarbeitenden über jahrelange Erfahrungen mit Cloud Computing und Technologien wie Exchange und Office 365 verfügen, blieben wir zielorientiert und suchten stets zusammen nach passenden IT-Lösungen», sagt Andreas Siegrist. Pfister erkennt ebenfalls in der starken Zusammenarbeit und im gemeinsamen Handanlegen vor Ort das entscheidende Merkmal, um das Projekt in der vorgegebenen Zeit durchzuführen.

Höhere Planungssicherheit für Pfister

Welchen Nutzen brachte Pfister die Migration in die Public Cloud? «Mit der Migration der UCC-Umgebung in die neue Plattform wurde der Grundstein gelegt, dass wir noch mehr Software Services der öffentlichen Cloud nutzen, per Tastendruck dazuschalten und somit noch besser skalieren können, wodurch ein grosser Aufwand entfällt und die Umsetzungsgeschwindigkeit erhöht wird. Somit bestehen ungleich vielfältigere Möglichkeiten, und wir sind bereit für zukunftsorientiertes Arbeiten», erklärt Sandro D'Amico. Überdies gestaltet sich das Onboarding der Benutzer viel flexibler. Ferner werden die dedizierte Infrastruktur, die für Pfister betrieben wird, und die Komplexität auf das absolute Minimum reduziert. «Durch die Cloud-Lösung (SaaS) versetzen wir Pfister in die Lage, besser zu planen, da die Kosten pro User und Monat bekannt und skalierbar sind», betont Andreas Siegrist.

Aufgaben jetzt und in Zukunft. Mit der Microsoft Office 365 Cloud will Pfister von weiteren Microsoft Services profitieren. Sandro D'Amico: «Erst im Zusammenspiel der einzelnen Office 365 Cloud Services zeigt sich das volle Potenzial dieser Cloud-Lösung.» In naher Zukunft wird die grösste Schweizer Einrichtungshändlerin Skype for Business durch die Gruppenchat-Software Microsoft Teams ablösen – ein weiterer Meilenstein in der Historie dieses aussergewöhnlichen Projektes, ausgeführt durch GIA Informatik. «Im gleichen Zug koppeln wir Teams mit der bestehenden Telefonanlage», sagt Sandro D'Amico. Zudem treibt Pfister die Anwendung und Nutzung des Filehosting-Dienstes Microsoft One Drive voran.

Entwickelt wurde eine Container-Application-Plattform, welche als Managed PaaS zur Verfügung gestellt wird. Die Plattform verbindet die dynamische und sich rasch wandelnde Welt der Channels (Apps, Web-Applikationen und Portale) mit den bestehenden und eher statischen IT-Legacy-Systemen. Sie basiert auf der Red-Hat-OpenShift-Container-Plattform. Zum Einsatz kommen Open-Source-Technologien wie Docker und Kubernetes. Die Architektur der Plattform ist modular aufgebaut und kann bei Bedarf einfach skaliert werden.

Um die Plattform optimal in die bestehende Infrastruktur zu integrieren, wurden die Konzepte für die Pilot-, Test- und Produktiv-Umgebung gemeinsam mit Generali erarbeitet. Betrieben wird die OpenShift-Plattform nach dem DevOps-Modell in enger Zusammenarbeit mit dem Generali-Entwicklungsteam im Rechenzentrum der Avectris. Dieses erfüllt alle regulatorischen FINMA-Vorgaben und entspricht höchsten Sicherheitsanforderungen.

Die beim KSB eingesetzte Software dynamicMED stellt Spitälern eine qualitativ hochstehende Komplettlösung für den administrativen Bereich zur Verfügung. Vom Patienteneintritt bis zur Fallkostenrechnung nach REKOLE® bietet dynamicMED eine technisch ausgereifte, praxiserprobte Branchenlösung basierend auf modernster Architektur.

Die Branchenlösung dynamicMED besteht aus folgenden Modulen:

• Finanzmanagement
• Patientenadministration
• Materialwirtschaft/Spitalapotheke
• Lohn-/HR-Management
• Facility-Management

Das GZO AG Spital Wetzikon hat sich im Workshop mit Logicare mit dem Thema eArchiv und DMS beschäftigt und daraus folgende Handlungsfelder identifiziert:

• Zentrales Vertragsmanagement
• Papierlose KG im Notfall
• Medizinische Akten, Integration in das Phoenix KIS
• Medizinische Bilddaten «Non-DICOM»
• Kreditorenworkflow/F&R
• Personal-Dossier

Als erstes Modul wurde das zentrale Vertragsmanagement umgesetzt. Es ist seit dem 1. März 2013 produktiv im Einsatz. Die weitere Planung für das Jahr 2013 beinhaltet folgende Schritte:

• Papierlose KG im Notfall
• Wunddokumentation (Medizinische Bilddaten)

Das betrifft neben allen medizinischen Einrichtungen und der Administration auch die informationstechnischen Systeme. Auch hier wollten die Verantwortlichen die Chance nutzen, die Spitalprozesse noch wirkungsvoller zu unterstützen und für eine optimale Effizienz und Transparenz zu sorgen. Basis für die reibungsfreie IT-Zukunft bildete die Verlängerung der bestehenden Zusammenarbeit für weitere fünf Jahre mit der Logicare AG. Erneut hat die bewährte Kooperation erstklassig funktioniert. Die hohen Anforderungen konnten erfüllt werden und der Betrieb planmässig starten.

Bystronic wählte einen hybriden Ansatz von SAP Fiori als zentralen Einstiegspunkt. Zudem hat sich das Unternehmen für SAP Screen Personas entschieden für den Aufbau der «geführten Prozesse» und die Einbindung und Optimierung der SAP Transaktionen. Um SAP Transaktionen weniger komplex zu gestalten, wurden nicht benötigte Felder ausgeblendet, einige Festwerte prozessspezifisch vordefiniert und die Reiter konsolidiert. Mit den geführten Prozessen und der optimierten Benutzeroberflächen wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden weltweit die Prozesse im SAP-System einheitlich handhaben. Das Layout der SAP Transaktionen wurde an das Design von SAP Fiori angepasst um eine nahtlose Integration der Fiori und SAP Screen Personas Umgebung sicherzustellen. Somit arbeiten die Anwender schon heute mit der Oberfläche, wie diese zukünftig mit S4/HANA bereitgestellt wird.

Der Aufbau der «geführten Prozesse» und die Anpassungen an den Transaktionen können ohne erweitertes Entwicklungs Know-how und interaktiv mit den Key-Usern durchgeführt werden. Damit wird die Entwicklungszeit reduziert und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung erhöht.

Bei den Optimierungen mit SAP Screen Personas werden keine Änderungen am SAP-Standard vorgenommen, sondern lediglich die Oberfläche mittels Skript angepasst. Das Skript kann jederzeit entfernt werden und der SAP Standard bleibt erhalten. Die webbasierte Oberfläche ist benutzerfreundlicher und bringt den Vorteil, dass eine lokale Installation von SAP-GUI nicht mehr notwendig ist.

SWICA lagert den Betrieb der gesamten zentralen IT-Infrastruktur an Avectris aus. Avectris betreibt die Serversysteme von SWICA, die E-Mail-Umgebung sowie die File- und Backup-Services und verantwortet den Betrieb redundanter Firewalls. Die Basis bildet eine dedizierte Virtualisierungsplattform, verteilt über die beiden Hochsicherheits-Rechenzentren. Die Informatikorganisation von SWICA begibt sich damit in einen Rollenwechsel vom klassischen «Patch-Installateur» zum «Service Manager» – mit diesen Vorteilen:

• Mehr Kapazität, um gesellschaftliche und technologische Trends aufzugreifen und gewinnbringend umzusetzen
• Fokus auf Innovationen und IT-Services für das Kerngeschäft
• Veredelung und Wertvermehrung der Basistechnologien der Avectris
• Leadership für eigene Verantwortlichkeiten stärken (Fachspezialisten, Führungskräfte)

In einem ersten Schritt hat Avectris die Netzwerk-, Sicherheits- und Zonenkonzepte neu erarbeitet. Parallel dazu wurde die Betriebsverantwortung über die bestehende LAN- und WLAN-Infrastruktur übernommen. Mit dem Ärztezentrum Limmatfeld in Dietikon migrierte der erste KSB-Standort mit Radiologie, Hausleitsystemen und weiteren Applikationen erfolgreich auf die neue Umgebung. Anschliessend folgte die Anbindung weiterer Aussenstandorte inklusive Bereitstellung des Internetzugangs. Das KSB bietet seinen Gästen und Patienten heute zudem sicheren Internetzugriff in seinem dedizierten Gastnetzwerk.

Die Umsetzung eines WLAN im Spitalumfeld bot besondere Herausforderungen: Die Gerätevielfalt ist beträchtlich. Auch älteres IT-Equipment mit unterschiedlichsten Software-Beständen sollte untereinander verlässlich kommunizieren können. Die technologische Knacknuss lag dabei im «Roaming» der medizinlogistischen Instrumente von Stations-PCs über Roboterfahrzeuge (die den Wäsche- und Essenstransport sicherstellen) bis hin zu den Operationsrobotern.

In einem ersten Schritt hat Avectris parallel zur Konzeptionsphase mit dem Aufbau der neuen unternehmensinternen IT-Infrastruktur begonnen. Dazu wurde im Avectris-Datencenter ein virtuelles Datencenter für Swissphone erstellt und über entsprechende WAN-Verbindungen mit dem bestehenden Netz der Swissphone an deren Hauptsitz verbunden.

Anschliessend wurden schrittweise die neuen Services bereitgestellt und die Betriebsverantwortung und der Support gingen an Avectris über. Durch die schrittweise Transition konnten die operativen Risiken und Betriebsunterbrüche auf ein Minimum reduziert werden. Parallel zur Bereitstellung der zentralen Infrastruktur wurde die neue Client-Umgebung entwickelt und getestet und nach der Abnahme erfolgte der Rollout. Als Letztes folgte die Bereitstellung der IP-Telefonielösung, welche zuvor von ausgewählten Benutzern getestet wurde. Nach dem Aufbau der unternehmensinternen IT-Infrastruktur hat Avectris auch deren Betrieb übernommen.

Stadtwerk Winterthur hat sich für die Einführung von SAP IDEX-CH2 entschieden. Mit dieser Lösung stehen die Prozesse rund um den Messdatenaustausch und den Lieferantenwechsel im Fokus. Die ganzheitliche Lösung umfasst die Einführung von SAP-Standardfunktionalitäten sowie auch die spezifischen Wünsche von Stadtwerk Winterthur.

Ein grosses Augenmerk lag dabei auf der vollständigen und passgenauen System-Integration in SAP IS-U, SAP EDM, SAP CRM und EDM Robotron. Dabei wurde auch das ALW-Cockpit vollständig angebunden, eine Avectris-Eigenentwicklung zur komfortablen und übersichtlichen Bearbeitung der Lieferantenwechselprozesse in SAP. Auch Mitteilungen von Marktakteuren, welche nicht SDAT-konform über herkömmliche Kanäle wie Fax, E-Mail oder per Post eintreffen, lassen sich verarbeiten.

Als Kommunikationsplattform setzt Stadtwerk Winterthur SAP PI ein. So wurden auch alle Schnittstellen zu den Marktakteuren über diese Middleware umgesetzt. Eine Erweiterungslösung ermöglicht einem Poweruser, diese Kommunikationsdaten, wie beispielsweise das Login oder die Adress-URL, einfach zu pflegen.

Mit SAP IDEX-CH2 erreichte die Fachabteilung von Stadtwerk Winterthur schnell die gewünschte Automatisierung ihrer Wechselprozesse und einen leistungsfähigen Messdatenaustausch. Das Monitoring nimmt heute nur noch wenig Zeit in Anspruch und die manuellen Stammdatenmutationen sind markant zurückgegangen.

Diese «State of the art»-Lösung deckt bezüglich technologischer Abwicklung die höchsten Ansprüche ab. Auch in Bezug auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Governance bleiben keine Wünsche offen und die gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien des Verbands Schweizerischer Elektrizitätsunternehmen (VSE) gemäss SDAT werden vollständig abgedeckt. Künftige Formatanpassungen lassen sich ohne grosse Aufwände implementieren. Für die vollständige Marktöffnung und künftige Herausforderungen ist Stadtwerk Winterthur mit SAP IDEX-CH2 nun bestens gerüstet.

Den Start des Projektes im Frühling 2017 bildete die Migration der umfangreichen SAP-Systemlandschaft mit ERP, CRM, Adobe Document Services, PI Web Dispatcher und Solution Manager in hybridem Betrieb mit physischen und virtuellen Servern. «Wir lösten die gesamte IT-Infrastruktur beim bisherigen Provider heraus und implementierten sie in unseren Datacentern. Bereits im Sommer 2017 nahmen wir diese Systeme in Betrieb», erklärt Stefan Lerch, Account Manager bei GIA. Gleichzeitig begann der Outsourcing-Spezialist mit dem kompletten Neuaufbau des First-Level-Supports. Am Hauptsitz von Pfister in Suhr wurde ein Servicedesk mit mehreren GIA-Mitarbeitern errichtet. Überdies implementierte der IT-Dienstleister für die gesamte Pfister Gruppe ein neues Netzwerk, basierend auf aktuellster Technologie von Huawei, inklusive einer topmodernen Wireless-LAN-Lösung mit integriertem Controller. Im Herbst 2017 wurden diese aktiviert. Stefan Lerch: «Wir verwendeten hierfür die modernste Funktechnik, um die geplanten Innovationen von Pfister vollständig zu unterstützen.» Ein Beispiel: In verschiedenen Filialen stehen nun moderne Touchscreen-Stelen für die Kunden bereit. Durch einfache Monitorberührung erhält ein freier Wohnberater über seine Smartwatch eine Meldung – und begibt sich sogleich zur entsprechenden Stele, um den Kunden persönlich in Empfang zu nehmen. Auf diese Weise können die Beratungswünsche in den Filialen noch schneller erfüllt und die Kundenorientierung optimiert werden. Ferner kümmerte sich GIA ab September 2017 um das Servicemodell mit sorgfältigen Measurements. Dieses beinhaltet unter anderem eine klare, leistungsbasierte Abrechnung, den Stückpreis und verschiedene Leistungsklassen – alles sauber klassifiziert.

Das Vorhaben bildete für die GIA-Projektleiter eine grosse Herausforderung. Denn gerade die technischen Komponenten waren alles andere als alltäglich. So verfügt der grösste Schweizer Einrichtungsfachhändler über eine wesentliche Anzahl an involvierten Partnern für das Printing, das automatische Kleinteilelager, die Kassensysteme und die Webshop-Applikationen. Zudem gestaltete sich die Systemlandschaft mit zahlreichen Schnittstellen und vielen Abhängigkeiten sehr komplex. «Diese Bedingungen erforderten ein professionelles Projektmanagement und hochverfügbare sowie flexible Systeme», weiss Stefan Lerch. «Dank diesen können wir zum Beispiel an einem Tag wie dem Black Friday‚ der die Weihnachtseinkaufssaison einläutet, situativ mehr Systemressourcen an Speicher- und Rechenleistung zuweisen.» Zudem stellten die Betriebszeiten mit Öffnungszeiten am Samstag und teilweise am Sonntag sowie der Webshop mit 7×24-Stunden-Verfügbarkeit hohe Anforderungen an die Transition im laufenden Betrieb – notabene für 20 Filialen. «Wir erzielten gute Resultate, weil wir in der Konzeptphase alles minutiös planten, einen eng getakteten Terminplan verfolgten und die sehr kurzen Wartungsfenster stets einhielten», sagt Stefan Lerch. Als eine weitere zu meisternde Hürde präsentierte sich der bisher zuständige Outsourcing-Provider. Denn dieser war sehr gross, komplex, prozessorientiert und bürokratisch. Entsprechend gestaltete sich die Migration der IT-Infrastruktur anspruchsvoll. Stefan Lerch: «Diese Herausforderung meisterten wir, indem wir von Anfang an auf einen offenen Dialog setzten, jeweils zu einem frühen Zeitpunkt alarmierten und informierten sowie ein straffes Projektmanagement konsequent einhielten.»

Der Mehrwert des Projektes ist gross, bestätigt Marcel Schaniel. «Der ökonomische Nutzen ist signifikant. Zudem sind die Durchgriffswege zum Spezialisten kurz. Des Weiteren verfügen wir nun über einen adäquaten First-Level-Support, generell schnellere Lösungen sowie eine höhere User-Zufriedenheit und optimierte Kundenwahrnehmung – letztere primär aufgrund unserer neuen, digitalen Interaktionsmöglichkeiten.»

Jüngst stellte GIA das Verrechnungsmodell fertig und fuhr es hoch. Auch die Integration von Möbel Egger, Möbel Hubacher und Möbel Svoboda sowie aller Filialen wurde vor kurzem erfolgreich beendet. Marcel Schaniel: «Wir planen zudem eine Erneuerung und Mobilisierung des digitalen Workplace – bei gleichbleibendem Preis wie eine stationäre IT-Ausstattung. 2018 kümmern wir uns auch um eine effiziente und langfristige Aufbewahrung von Informationen.» Ferner steht die kontinuierliche Weiterentwicklung der Services im Zentrum.

Durch die Kombination von Collaboration und Intranet konnten viele Vorteile geschaffen werden.

Die Benutzer erhalten durch die Verknüpfung eine vereinfachte und übersichtliche Intranet-Oberfläche, welche die personalisierten Vorteile von Collaboration-Tools mit sich bringt.

Die neue Navigation basiert auf einem Mega Fly-Out und ermöglicht mit nur einem Mausklick bis auf die 3. Navigationsebene zu gelangen. Um kommunikativen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden, kann auf Wunsch pro Website ein Freigabeprozess definiert werden. Dieser stellt sicher, dass die Inhalte vor der Publikation durch die Kommunikationsabteilung überprüft und freigegeben werden. Des Weiteren können Inhalte wie beispielsweise Managementinformationen gezielt auch nur gewissen Personengruppen zur Verfügung gestellt werden. Andererseits wird durch den allgemein zugänglichen «Marktplatz» (auch für Non-Business-Themen) der CommunityGedanke ermöglicht und gepflegt. Das Thema Sicherheit hat in einer Umgebung wie im KKL höchste Priorität. Aus diesem Grund wurde für die Frontseite ein einfach zu handhabendes Notfall-Kommunikations-Template erarbeitet. Dieses erscheint nur im Bedarfsfall und erzielt bei den Lesern dank einem anderen Design die notwendige Aufmerksamkeit.

Max Götschmann, verantwortlicher Projektleiter auf Seiten von GIA: «Um alle Bedürfnisse abzudecken, verfügen wir für die herstellende Industrie über ein ERP-System-Template, das sämtliche Unternehmens prozesse und -prozessgruppen beinhaltet. Jeder Ablauf ist darin sauber und übersichtlich dargestellt.» Die Moser-Baer AG und GIA bereiteten in der Folge die ERP-Einführung der folgenden Prozessgruppen vor: Controlling, Finanzen, Materialwirtschaft, Personalwesen, Produktion, Produktionsplanung und -steuerung, Vertrieb und Auftragsabwicklung. Anschliessend lasen die Projektpartner die bestehenden Daten ins für die Moser-Baer AG konfigurierte System ein. Neben Zeitsystemen ist das traditionsreiche Familienunternehmen mit 115 Mitarbeitenden mit seinen ICT-Lösungen, seiner Präzisionsmechanik und Elektronik auch in der Medizinaltechnik und in der Luftfahrt operativ tätig. In diesem stark regulierten Umfeld gibt es strenge Auflagen. So ist die Moser-Baer AG nach ISO 13485 (Managementsystem für das Design und die Herstellung von Medizinprodukten) und ISO 9001 (Qualitätsmanagementnorm) zertifiziert. «Vieles wird deshalb über eine Chargenverwaltung abgewickelt; aufgrund der Nachverfolgbarkeit der Produkte verwenden wir auch Serialnummern», sagt Reto Reist.

Ein erster Teil des Projekts, das den Kick-off im März 2013 hatte, bestand darin, die bisherige Nummerierungslogik umzustellen. Max Götschmann: «Wir wollten wegkommen vom externen Nummernsystem und die Nummern neu systemintern vergeben. Dies war ein grosser Schritt, der auch stark diskutiert wurde, da sämtliche Ersatzteilkataloge noch mit alten Nummern versehen waren.» Eine zeitintensive Aufgabe war zudem die Anbindung von Umsystemen mit Webservices. Damit kann das ERP-System mit den Betriebsmitteln (Montagestationen) kommunizieren, Informationen für die Etiketten übermitteln und am Ende die Daten wieder zurückschreiben. «Ein weiteres Augenmerk galt den Prozessen in der Spedition», führt Max Götschmann aus. «Die Verpackungsabläufe – von der Definition der Kiste über das Anlegen im System und den Einsatz von Handling Units bis zum Reinpacken von Material – verlaufen nun mobil. Das Kommissionierungssystem wird durch ein Cockpit ermöglicht.» Besonders bei der Moser-Baer AG sind auch die Etikettierprozesse: Hierzu werden Daten aus dem ERP geholt und die Inhalte auf Etiketten, die je nach Kunde variieren, auf verschiedene Layouts platziert. Ferner bestand eine Aufgabe darin, die Betriebsdatenerfassung (BDE) sicherzustellen. Max Götschmann: «Die Moser-Baer AG verfügt über eine eigene BDE-Lösung; diese wurde im Rahmen des Projektes an das ERP-System angebunden.»

Die grösste Hürde im Projekt stellte die genannte Anbindung von Umsystemen mit Webservices dar, da die neue Technologie bei der Moser-Baer AG nicht verankert war. «Wir konnten uns nicht auf Erfahrungswerte abstützen», erklärt Max Götschmann. «Deshalb beschlossen wir, dieses Problem pragmatisch anzugehen. Indem wir immer wieder Tests durchführten und den Prozess auf kleiner Flamme kochten, fanden wir einen gangbaren Weg.» Die Projektzeit verlängerte sich dadurch zwar etwas, aber die aufgebrachte Geduld lohnte sich, da am Ende die Technologie kompatibel war.

Resümierend meint Reto Reist, dass die Zusammenarbeit über die ganze Projektdauer hinweg – vom Kickoff über die Konzeptabnahme im Juli 2013, den Start des Produktivbetriebes im Juli 2014 bis zur Projektabnahme im März 2015 – tadellos funktioniert habe. «GIA hat dieses Projekt sehr gut vorbereitet und einen prima Job gemacht. Auch der Abschluss verlief positiv, so dass wir die Prozesse entsprechend gut integrieren konnten.»

GIA hat mit SAP gut vordefinierte Standardprozesse zur Verfügung, was der Moser-Baer AG half, ihre Abläufe zu automatisieren. Reto Reist: «Den Nutzen, den wir aus dem Projekt zogen, war und ist bis heute gross. Schliesslich gelang es uns so, den Aufwand für die ganze Administration zu minimieren. Uns bereitet es eine grosse Freude, zu sehen, dass wir heute über einen volltransparenten Betrieb verfügen.» Zudem kann sich die Moser-Baer AG nun selber gut einschätzen, mit der von SAP aufbereiteten Datenqualität das Geschäft sehr genau betreiben und in Zukunft weitere Module verwenden, um den Erfolg nachhaltig sicherzustellen. Max Götschmann ergänzt: «Dank einem integrierten, zentralen Datenhaltungssystem verfügt die Moser-Baer AG über eine Single Source of Truth in der alles Relevante an einem Ort platziert ist.»

Die Moser-Baer AG hat sämtliche Standardabläufe eingeführt – im Nachgang sogar Controllingprozesse. «Im Moment leiten wir Prozesse für transparente Preislisten ein, die wir anschliessend gegen aussen veräussern können», sagt Reto Reist. Die nächste Ausbaustufe betrifft die Schaffung von Interfaces zu den Schwestergesellschaften: Damit kann das Unternehmen die Zusammenarbeit und den Datenaustausch vereinfachen sowie das System tiefer integrieren. Reto Reist: «Daraus tragen wir den Nutzen, dass wir administrative Prozesse automatisieren können.»

Reto Reist gibt anderen Firmen, die sich ebenfalls für ein ERP-System interessieren, folgende Ratschläge:

• Für den Erfolg des Vorhabens ist ein starker, fachkundiger Projektleiter zentral. Er sollte einerseits viel von SAP verstehen, andererseits Kenntnisse des Betriebes haben.
• Bevor sie das Verfahren beginnt, muss sich die interessierte Firma entscheiden, ob sie einen internen Projektleiter stellt. Falls sie sich dagegen entscheidet, muss sie für die Unternehmensseite einen externen Profi engagieren.
• Betriebe sollten auf eine korrekte und saubere Aufbereitung der Stammdaten achten. Es dürfen keine Fehler passieren, falls diese vom herkömmlichen ins neue System übertragen werden.
• Im Integrationsteam ist gutes Prozessdenken wichtig. Die involvierten Personen müssen den gesamten Wertschöpfungsprozess im Unternehmen widerspiegeln.

Als erste zentrale Massnahme führte Logicare im See-Spital das medizinische Universaldossier JiveX von VISUS ein. Damit ist sichergestellt, dass alle behandlungsrelevanten Informationen den berechtigten Anwendern aus Medizin und Pflege zur Verfügung stehen. Zusätzlich wird JiveX als «Single Point of Contact» den Datenaustausch mit dem EPD abwickeln. Eine weitere Massnahme bestand darin, anstehende Neueinführungen, wie beispielsweise ein KIS für das Wohn- und Pflegeheim, auf EPD-Tauglichkeit zu überprüfen.

Christian Madoery dazu: «Wir haben alle laufenden und geplanten Vorhaben aus der Optik der EPDG-Anforderungen neu beleuchtet und wo notwendig angepasst – wir sind nun sicher, dass wir mit Blick auf die Erfüllung der EPDG-Anforderungen auf einem guten Weg sind.»

Im Rahmen des eHealth-Checks wurde eine Übersicht über die für das EPD relevanten Informationssysteme und die laufenden IT-Projekte des See-Spitals geschaffen. Im Anschluss daran wurden die Anwendungen hinsichtlich der Erfüllung der EPDG-Anforderungen intensiv überprüft. Die Analyse zeigte erfreulicherweise, dass die geplante Weiterentwicklung der Anwendungslandschaft des See-Spitals nicht im Widerspruch zu den EPDG-Anforderungen steht. Sie kann mit nur wenigen Anpassungen umgesetzt werden. Logicare unterstützt das See-Spital dabei mit einem massgeschneiderten Aktionsplan und stellt damit sicher, dass alle EPDG-Anforderungen auf den vorgegebenen Termin vollumfänglich erfüllt werden.

Avectris entwickelte eine Ablese-App, die sämtliche Aufgaben von der Ableseplanung über die Plausibilisierung bis zur Bereitstellung der Daten für die Abrechnung umfasst. Die Ableseaufträge des EKS werden elektronisch aus dem Verrechnungssystem übernommen und den Zustelltouren der Postboten zugeordnet. Diese lesen mit ihren Scannern rund 35 000 Haushalte im ganzen Kantonsgebiet des EKS elektronisch per IR-Schnittstelle oder manuell ab.

Die abgelesenen Daten werden zwischen dem Scanner und dem Server gesichert ausgetauscht und auf Servern in der Schweiz gespeichert. Zudem werden die Daten des EKS elektronisch ins Verrechnungssystem übergeben, sodass der Energieverbrauch den Kunden anschliessend schnell und effizient in Rechnung gestellt werden kann. Die Prozessverantwortlichen des EKS können über ein benutzerfreundliches Portal stets Statusinformationen abfragen und Sonderfälle bearbeiten.

Mit dieser Lösung werden die Versorgungsunternehmen von Aufwänden und Kosten entlastet und die Post kann ihr Dienstleistungsportfolio mit einem modernen Service ergänzen.

Die Aufgabe von GIA bestand darin, die bestehende Systemlandschaft auf HANA zu migrieren. Nach dem Aufbau der geeigneten Infrastruktur – Tailored Datacenter Integration (TDI) – bei Rivella wurde eine erste Migration auf ein Sandbox-System durchgeführt, um Aufschluss über die zu erwartenden Laufzeiten zu erhalten. GIA Projektleiter Thomas Waldesbühl: «Anfang Februar 2016 migrierte GIA das Entwicklungssystem von Oracle auf HANA. Dank den Erfahrungen mit dem Sandbox-System traten hier keine grösseren Probleme auf und Rivella konnte die notwendigen applikatorischen Anpassungen vornehmen.» Erste Funktionstests wurden durch einige Key-User durchgeführt. Mitte März stand das Qualitätssicherungssystem für den Integrationstest bereit; Ende März fand schliesslich die problemlose Migration des Produktivsystems statt.

Um dieses Projekt zu meistern, setzte sich GIA schon früh mit dem Thema HANA auseinander. Zudem verfügte das Unternehmen bereits über profunde Erfahrungen mit der Migration und dem Betrieb von HANA-Systemen. Kombiniert mit der zusätzlichen Migration auf ein Sandbox-System führte dies zu einer grossen Sicherheit in Bezug auf die Migration der Kundensysteme.

«Eine Herausforderung bildeten die vielen Eigenprogrammierungen, die nicht für HANA vorgesehen waren», sagt Kurt Baumgartner. Einige wenige Programme mussten deshalb angepasst werden, da sie sonst fehlerhafte Resultate produziert hätten. Der grosse Rest wurde nach Programmen untersucht, die eine lange Laufzeit haben oder sehr oft benutzt werden. Diese wurden innerhalb des Projektes optimiert.

Aufgrund des Projekts verzeichnet Rivella deutlich tiefere Lizenzkosten für die Datenbank und stark verbesserte Antwortzeiten. Zudem bewirkte das Projekt eine Verbesserung der Dialog-Response-Time um zirka 50 Prozent auf durchschnittlich 0,2 Sekunden. «Des Weiteren erfüllen wir nun die Voraussetzungen für SAP-Business-Planning-and-Consolidation und sind bereit für zukünftige Anforderungen», so Kurt Baumgartner.

Mit der Lancierung von SAP HANA ist die Grundlage für den nächsten SAP-Release gelegt. Rivella plant, S/4HANA in den nächsten zwei bis drei Jahren einzuführen.

Das Projektteam der Avectris entwickelte in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Kunden das neue Infrastruktur-Setup. Um die gewünschte Flexibilität, Verfügbarkeit und Leistung zu erreichen, setzt die Axpo Trading AG auf moderne Technologie im Serverbereich. Die einzelnen Applikationen laufen künftig nicht mehr auf physischen Servern, sondern auf virtualisierten Maschinen in einer massgeschneiderten Private Trading Cloud, auf Basis der «Avectris Swiss Cloud»-Technologie. Diese verfolgt einen hybriden Ansatz und vereint so die Vorteile aus Public und Private Cloud.

Mit dem zugehörigen Self-Service-Portal «Avalon» generiert die Axpo Trading IT heute vollautomatisiert Umgebungen wie virtuelle Server, Storage, Datenbanken und zugehörige Schnittstellen. Diese sind sofort benutzbar und können genauso einfach wieder gelöscht werden. Mit den integrierten Reportingfunktionen hat der Kunde jederzeit die Übersicht über die genutzten IT-Ressourcen.

Gleichzeitig wurde das Service- und Vertragsmodell optimal an die Bedürfnisse des dynamischen Kundenumfelds angepasst. Mit dem anspruchsvollen Geschäftsmodell vertraute Mitarbeitende der Avectris sind beim Kunden vor Ort stationiert. Dies garantiert kurze Entscheidungswege und eine verschlankte Administration, wovon beide Seiten profitieren. Trotz sportlichen Zeitfensters transferierte Avectris die Core-Trading-Applikationen erfolgreich und unterbruchsfrei auf die virtualisierte Plattform.

In einem ersten Schritt führte GIA Informatik 2011 das ERP-System mit allen Grundfunktionalitäten ein. 2012 fokussierte sie sich auf den Kundenservice und auf Themen wie HR, Lohn, Zeitwirtschaft und Anbindung ans PDM-System. Von 2013 bis 2015 führte das IT-Unternehmen das Rollout nach Deutschland durch, nachdem SKAN in Görlitz eine Blechbearbeitungsfirma errichtet hatte. Es folgten die Rollouts in die USA und nach Japan zu den Service- und Verkaufsgesellschaften. Seit 2015 baut SKAN eigenes Know-how auf in den Bereichen Applikationen, Prozesse, Service und Rekrutierung, während GIA weiterhin Unterstützung und Beratung anbietet.

Max Götschmann: «Mit unseren Lösungen erhielten wir einen besseren Überblick, erhöhten die Geschwindigkeit und erreichten eine bessere Datenqualität. Wir schöpften alle Möglichkeiten aus, die SAP bietet.» GIA Informatik brachte zudem die Expertise aus anderen, vorgelagerten Kundenprojekten mit.

«Mit GIA Informatik verfügen wir seit zehn Jahren über einen kompetenten Partner. Sämtliche Herausforderungen – wie etwa das Rollout bei den global verteilten Tochtergesellschaften – haben wir einwandfrei gemeistert. Es ist essenziell, dass das IT-Unternehmen unser Geschäft und die Anforderungen versteht. Das ERP-System funktioniert hervorragend. Generell haben wir viel vom IT-Unternehmen gelernt», erklärt Burim Maraj. Die Unternehmen haben innert kurzer Zeit eine hohe Qualität sichergestellt. Max Götschmann bemerkt: «Wir haben kontinuierliche Fortschritte erzielt und die automatische Abwicklung von Kundenaufträgen und Bestellungen optimiert.» Die beiden Unternehmen schätzen aneinander, dass sich die jeweiligen Projektmitarbeitenden und das System gut kennen. «Daraus entstanden ideale Lösungen», weiss Burim Maraj. Die Anforderungen von SKAN und das, was GIA Informatik bieten kann, waren und sind kongruent.

Siegfried kommunizierte GIA zunächst ihre Vision einer weltweit funktionierenden Telefontechnologie, mit der man eine Voice-, Audio- und Desktop-Sharing-Lösung realisieren kann. Um Erfahrungswerte zu sammeln, wurde mit einer Pilotinstallation in Zofingen gestartet. In den darauffolgenden Monaten nahm GIA regelmässig Optimierungen vor und definierte daraufhin einen erweiterten Teilnehmerkreis. Mit rund 30 Benutzern unterzog sie die Enterprise-Voice-Lösung ausgiebigen Tests. Dafür wurde eine Schnittstelle, ein sogenanntes «Media Gateway», zwischen das öffentliche Telefonnetz und die bestehende Telefonanlage geschaltet, damit beide Systeme für einen geordneten Übergang betrieben werden konnten. Der erste zu integrierende Standort war Malta. Hierfür ersetzte GIA die bestehende Telefonanlage vollständig mit Skype for Business von Microsoft (früher: Microsoft Lync). «Anschliessend stellten wir in China die ersten Mitarbeitenden ein, womit das eigentliche Rollout begann», weiss Rainer Keller. Diese Arbeitskräfte waren von Beginn an über Skype for Business mit dem Hauptsitz in der Schweiz verbunden. Abschliessend baute GIA in Zofingen die DECT-Funktelefonie-Infrastruktur parallel zur bisherigen auf, damit die mobilen Skype-Telefongeräte auf dem gesamten Campus funktionieren.

Seither sind an jedem Siegfried-Standort der Welt sämtliche Mitarbeitenden mit derselben Technologie ausgestattet. Insbesondere sind auch diejenigen Personen, die sich nur temporär bei anderen Niederlassungen aufhalten, stet mit der gleichen Telefonnummer erreichbar – dies sogar auch, wenn sie im Homeoffice arbeiten. «Wir setzen primär auf die Kommunikationsplattform Skype for Business, weil sie einen sehr hohen Integrationsgrad in den bestehenden Arbeitsplatz des Endbenutzers aufweist», sagt Bernhard Scheuchzer, Senior System Engineer bei GIA. «Zudem deckt das Microsoft Enterprise Agreement einen grossen Teil der benötigten Lizenzen ab und verbessert dadurch das Kosten-Nutzen-Verhältnis.» Rainer Keller ergänzt: «Als einen weiteren Vorteil hat sich das Rollout auf kürzlich akquirierte Firmen erwiesen. Durch den Einsatz dieser modernen Kommunikationslösung war es möglich, die neuen Mitarbeitenden schnell zu integrieren und hohe Einsparungen an Reisekosten zu erzielen.»

Zusätzlich kümmert sich GIA als Supportstelle um die IT-Services von Siegfried: Namentlich betreut das IT-Unternehmen Netzwerk-Services wie die Cisco-Netzwerk-Infrastruktur an den Standorten Zofingen und Malta, Support Services für die Datenbanksprache SQL, System Center Configuration Manager sowie Datacenter Services, die die IT agiler, sicherer und kostengünstiger machen. Rainer Keller: «Die Besonderheiten dieser Leistungen liegen an der langjährigen, tiefen Kundenbeziehung und am enormen Know-how von GIA über unser Unternehmen. GIA kennt und versteht unsere spezifischen Prozesse, speziellen Anforderungen und Randbedingungen.»

Während des Projekts ergaben sich keine grossen, sondern lediglich einige kleinere Probleme. Dazu zählt die Tatsache, dass die User – zumindest am Anfang – der globalen Telefonlösung gegenüber eine gewisse Skepsis entgegenbrachten. Deshalb war hier persönliche Überzeugungsarbeit notwendig.

Generell wird GIA die Infrastruktur für Skype for Business auf einem aktuellen Stand halten und die laufenden Projekte sauber beenden. Die Ablösung der alten Telefonanlage am Hauptsitz in Zofingen ist aufgrund der grossen Abhängigkeiten zu Alarm- und Personenschutzsystemen im Chemie- und Pharma-Umfeld noch nicht vollständig abgeschlossen. Derzeit arbeiten die beiden Unternehmen an der Möglichkeit, Skype for Business auch ans Videokonferenzsystem anzubinden und diese Kommunikationsplattform auf mobile Endgeräte zu portieren. Des Weiteren soll die Integration von Skype privat standardisiert werden.

Siegfried gibt anderen Unternehmen in derselben Lage folgende Ratschläge:

• Setzen Sie auf Skype for Business, falls Sie bereits oft mit Microsoft-Produkten arbeiten. So erhalten Sie eine günstige und bestens integrierte Lösung.
• Führen Sie zu Beginn einen Parallelbetrieb der bestehenden Telefonanlage und Skype for Business durch.
• Migrieren Sie die Services stufenweise – zum Beispiel nach Abteilung und Stockwerk.
• Streben Sie eine Verbundlösung mit Partner-Firmen, Kunden und Lieferanten an. Eine solche ist leicht möglich und erzeugt schnell zusätzlichen Nutzen.

Die Plattform Skype for Business ermöglicht Siegfried Online-Meetings. Diese werden rege genutzt, denn die Teilnahme über Telefon und selbst aus einem Internet-Caf√© auf jedem Kontinenten der Erde ist so einfach möglich. Ebenfalls sind Chats, also Kurztext-Mitteilungen, sehr beliebt. Zudem vereinfacht das Desktop-Sharing den zentral in Zofingen stationierten Endbenutzer-Support und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten während Live-Meetings.

GIA Informatik wurde mit der Erarbeitung eines Grobkonzeptes beauftragt. Ziel: Eine Gesamtlösung, die punktgenau die neuen Anforderungen abdeckt; d.h., eine adäquate IT-Infrastruktur an den Standorten Huttwil und Amberg (D) und die Interaktion der standardisierten IT-Services aus der GIA Privat-Cloud.

Die spezifischen Applikationen an den Standorten, insbesondere die im Produktentwicklungsprozess eingesetzten CAD-Systeme, bedingten eine lokale Installation für hohe Performance und Autonomie. Diese lokalen Daten werden mit der GIA «Backup-as-a-Service»-Lösung schnell und automatisiert in das sichere Datacenter repliziert. Für die in der Firmengruppe zentral verwendeten Dienste wie E-Mail, CRM (MS Dynamics), ERP (SAP) und Sharepoint wurden in der GIA Privat-Cloud die Systeme bedarfsgerecht und ohne Vorinvestitionen in Hardware aufgebaut. Durch die optimal aufeinander abgestimmte Interaktion zwischen den lokalen und zentralen Systemen wurde eine effiziente und sehr gute Gesamtlösung erzielt.

Die relevanten Daten wurden aus dem Konzernsystem mittels «Carve-Out»- Prozedur in das bei GIA Privat-Cloud vorbereitete Afag-System präzise und ohne Betriebsunterbruch migriert.

Im Aufgabengebiet der Transition konnte GIA auf bewährte Vorgehensweisen zurückgreifen: So arbeitete sie die Fach- und Detailkonzepte aus, erstellte für alle geschäftskritischen Systeme einen Fall-BackPlan und beschaffte und errichtete die gesamte Infrastruktur neu. Kernpunkt der Migration war der Aufbau des VPLEX-Metro-Clusters des Herstellers EMC in den GIA-Datacentern, der die Verfügbarkeit der Systeme inklusive Desasterschutz signifikant erhöhte. Gleichzeitig wurde das WAN errichtet und der Standort Herisau mit einem 10-Gigabit-pro-Sekunde-Link angebunden. In dieser Phase transferierte GIA – basierend auf dem beschriebenen Vorgehen und der zuverlässigen WAN-Verbindung von UPC Business – sämtliche Systeme und Daten von HUBER+SUHNER in ihre eigenen Datacenter und fuhr die IT-Services hoch:

• Die Netzwerkdienste und das Active Directory wurden übernommen und neu konfiguriert
• GIA virtualisierte sämtliche SAP-Systeme, übernahm sie in ihre Infrasturktur und verteilte sie auf die zwei Datacenter
• Sie migrierte virtualisierte Server 1:1 in ihre Rechencenter.
• Sie überführte das Filesystem und die Datenbank in das bestehende Backupkonzept
• GIA realisierte ein Upgrade der Datenbank SQL 2008 auf SQL 2012
• Die E-Mail-Infrastruktur wurde migriert und transformiert

Parallel dazu – ab Juni 2013 – hielten GIA und HUBER+SUHNER den laufenden Betrieb im aktuellen Status, dem Present Mode of Operation (PMO), aufrecht. Sukzessive wurden die Systeme dann in den gewünschten Zielmodus, den Future Mode of Operation, überführt: Ab Januar 2014 integrierte GIA sämtliche Systeme in die zentrale Überwachungsplattform und stellt seither zuverlässig alle betriebsnotwendigen Leistungen gemäss den Servicelevels sicher.

Worauf legte GIA bei diesen Services Wert? Stefan Lerch: «Wir waren uns stets bewusst, welches Gewicht der IT für die Sicherstellung des Geschäfts von HUBER+SUHNER zukommt. So schenkten wir im PMO dem Betrieb der bisherigen Infrastruktur grosse Beachtung, um die Verfügbarkeit der Systeme jederzeit zu gewährleisten. Auch hielten wir dank der schnellen Datenverbindung zwischen Herisau und den GIA-Datacentern die Migrationszeit sehr kurz.» Bei der Realisierung der Datacenter-Services kam GIA und HUBER+SUHNER entgegen, dass sie die gleiche Unternehmenskultur haben und so ein «Kulturmatch» stattfand, wie Urs Widmer sagt. Insbesondere gefiel ihm die Kommunikation auf Augenhöhe. Um die Partnerschaft aufrechtzuerhalten und die Abstimmung sicherzustellen, werden regelmässig Telefonkonferenzen und Sitzungen durchgeführt. Für die mittel- und langfristige Gestaltung der Zusammenarbeit gibt es pro Quartal ein Meeting zwischen dem CEO von GIA und dem CIO von HUBER+SUHNER.

Welches sind aus Sicht von GIA die entscheidenen Vorteile des SAP-Basis-Outsourcings? Stefan Lerch: «Mit diesem verfügt HUBER+SUHNER über eine hochverfügbare Systemarchitektur; die Gesamtperformance des Systems ist nach der Migration höher als zuvor. Dazu kommt ein zuverlässiger 7×24-Betrieb mit proaktivem Monitoring, um mögliche Ereignisse vorherzusehen (Predictive Maintenance), und ein professionelles Servicemanagement mit umfassendem Reporting für eine aktive Steuerung des Betriebs.» GIA war darauf bedacht, dass die Benutzer bei HUBER+SUHNER so wenig wie möglich tangiert wurden und es nur zu kurzen Wartungsfenstern kam. Ein weiteres Plus war die Erfüllung der im Service-Level-Agreement (SLA) geforderten Kriterien wie möglichst minimale Ausfallzeiten und kein Datenverlust im Falle eines Systemausfalls. «Ebenso stellen wir jederzeit die Gesamtfunktion der SAP-Systemlandschaft mit zahlreichen Schnittstellen zu Umsystemen sicher», so Stefan Lerch. «Ein grosses Plus war die Basisbetreuung, die dieselben Personen übernahmen wie bis anhin. So blieb viel Know-how erhalten. Zusätzlich war der Umgang mit GIA unkompliziert und zielgerichtet. Durch die Virtualisierung der Server erreichten wir eine höhere Flexibilität, konnten kurzfristig neue Systeme aufbauen und gestalteten deren Ressourcensteuerung wesentlich einfacher und dynamischer.» Reto Huber, Leiter SAP bei HUBER+SUHNER AG

Ausgehend von einer Analyse des Ist-Zustandes und der neuen Anforderungen wurde ein Entwurf erarbeitet unter der Prämisse: «Die IT soll einfach, zuverlässig und kostengünstig sein.» Der zuständige IT-Consultant der Avectris legte das Augenmerk zusätzlich auf ein praxiserprobtes und pragmatisches Vorgehen, welches dem Kunden als Resultat konkrete, umsetzbare Massnahmenvorschläge unterbreiten kann.

Es galt, den Bestand aufzunehmen, Formulare zu analysieren, Verknüpfungen und Schnittstellen unter die Lupe zu nehmen. Logicare führte diese Analysen des Klinikinformationssystems Phoenix durch und erstellte eine detaillierte Dokumentation. Daraus leitete Logicare Empfehlungen zur Weiterentwicklung des KIS ab und setzte die ersten konzeptionellen Ansätze in der Praxis um. Mit der Bestandesaufnahme und den Empfehlungen war der ursprüngliche Auftrag abgeschlossen. Aufgrund der Erfahrungen aus diesem ersten Teilprojekt hat UKBB Logicare mit der Umsetzung der weiteren Expansion von Phoenix beauftragt. Nun galt es, auch Bereichen, in denen bisher nichts elektronisch dokumentiert wurde, Zugang zu Phoenix zu verschaffen.

Mit einem ISO/IEC 27001-zertifizierten ISMS hat sich Swissphone Wireless für einen international führenden Standard für Informationssicherheit entschieden. Sie bietet dem Unternehmen klare Leitlinien für die risikobasierte Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung ihrer Informationssicherheit. Die Zertifizierung ist nicht nur sinnvoll, um gezielte Angriffe abzuwehren. Eine stabiles ISMS schützt ein Unternehmen auch vor ungewollten Unterbrechungen, die möglicherweise den gesamten Geschäftsbetrieb lahmlegen. Das Thema Informationssicherheit wird fest im Unternehmensalltag und über alle Hierarchieebenen hinweg verankert.

Bei Swissphone Wireless hat das Projektteam in einem ersten Schritt die Informationssicherheitsziele festgelegt, basierend auf den Geschäftszielen. Anschliessend wurde die aktuelle IST-Situation erfasst: Alle sicherheitsrelevanten Assets wie Unternehmenswerte und Ressourcen wurden in einem Werteportfolio erfasst sowie die Sicherheitsrisiken für diese Assets identifiziert und bewertet. Anschliessend wurden die Rollen und Zuständigkeiten festgelegt und die notwendigen Massnahmen geplant und umgesetzt. Da die Unternehmensstruktur eine Konzerngesellschaft mit Business Units umfasst, mussten diese Strukturen berücksichtigt werden. Das daraus entstandene massgeschneiderte Sicherheitskonzept wurde in einem umfangreichen Prozess durch einen externen und unabhängigen Auditor zertifiziert.